浅谈档案管理中的电子档案管理

作者:未知

  【摘 要】一般情况下,档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入,电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。
  【关键词】档案管理;电子档案;电子档案管理
  一、电子档案的基本要求
  (一)完整性。电子档案与其他文书档案一样,由于组织机构不同,制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行业不同,规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同:由于专业技术水平不同,有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域,内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件,经常处于滚动状态,如不及时整理归档,可能会使信息资料失散,造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉,工作人员结构复杂,管理形式多样,也会导致电子档案的不完整,针对以上情况,我们必须提高认识,端正态度,采取有效措施,确保电子档案的完整性。
  (二)原始性。电子档案不同于纸质档案材料,电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真,尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中,它既是原始的,又是复制的,它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案,特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
  (三)真实性。电子档案可被原样复制,亦可在复印中变质,而且被修改后不会留下痕迹,所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真,这不是电子文件本身的缺陷,而是在形成电子档案的过程中,采取的方式、方法、软件、格式不同,因此,信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
  (四)安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改,容易被“黑客”击伤,可被随意篡改信息,这些都会直接损害电子档案的安全性,而且磁盘、磁带的支持体,也易产生静电,直接影响信息再现,出现不安全问题,吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而,必须保证电子档案的安全性。
  二、电子档案信息资源开发利用
  (一)使用权限的审核。首先,要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定,并依此向利用系统注册登录。在利用中,由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围,并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能,应能拒绝响应并给予警告提示。其次,在电子档案存储载体的使用上,要根据电子档案内容的密级和开放程度,来确定其使用控制程度,在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。
  (二)利用中的安全措施。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理。一般情况下,对于内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动进行相关记录,作为对利用工作查证的依据。五是系统应有较强容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
  (三)拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式,但必然带来利用时间与利用地点的分散,如果管理不好,将会造成档案信息无原则的散失。因而,必须采取有效的措施和方法,对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外,对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续,提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认,并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝,应做信息内容的消除处理。
  三、电子档案管理的优势
  下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势:
  第一,由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的,这便大大地提高了人们的工作效率。现如今,信息化技术高速发展,利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了档案管理工作的效率。
  第二,电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下,纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好,并且,必须靠手工去进行归档和贮存,这便存在着损坏纸质档案的风险,更加容易造成档案的缺失。
  第三,电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机,计算机并没有感情色彩,只会遵照被设计的保密程序而运行,但是保存紙质档案的媒介是人类,人为因素很容易致使档案泄露。
  第四,电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的,因此,必然会有很多人为因素在其中,而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的,这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率,从而保障了电子档案的时效价值。
  综上所述,电子档案管理取代传统的档案管理是必然的,虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便,但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此,做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素,我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术,做好电子档案管理工作,发挥电子档案管理优势的最大化,来提升信息时代的电子档案管理工作效率。
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