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新技术在财务共享中的应用探讨

作者:未知

  摘 要:随着经济全球化的发展,许多大公司在世界各地建立了属于自己的子公司,这些子公司虽然方便了公司的业务拓展,但是却增加了企业财务管理的负担。而财务共享服务可以将企业下层的财务信息进行集中,方便管理人员掌握整个集团的经营状况,对企业的管理的作用至关重要。在互联网技术不断发展的大环境下,各种新技术比如移动互联网、云计算、大数据等正逐步渗透到各行各业,推动着企业运营方法的革新,同样也推动着我国财务共享服务的新发展。
  关键词:新技术;财务共享;应用
  一、财务共享服务概述
  (1)财务共享的内涵和特征
  财务共享服务是集团总部对各分子公司进行内部管理的一种新型方法,此方法将原本分散在内部各组织部门的业务或资源集中在一个或多个相对独立的实体——共享中心,进行专业化管理,该实体组织以签订服务协议的方式为集团内部和外部客户提供有偿服务,从而降低集团的运营成本、提高其工作效率。
  (2)财务共享服务的框架
  财务共享服务框架主要由战略定位、业务流程、组织与人员、信息系统、运营管理、变革与风险管理六个模块构成,战略定位统领整个框架,变革与风险管理贯穿整个项目的实施过程。
  二、新技术在财务共享中的应用
  (1)移动互联网技术在财务共享中的应用
  目前财务共享服務行业中对移动互联网技术的利用主要体现为以下五种形式:
  第一种是移动审批,即将费控系统中的审批环节迁移到移动 APP 应用或者移动设备的浏览器等移动端口进行处理,使管理层对业务的审批打破地域的限制;
  第二种是移动商旅及报账,即将商旅系统和报账系统与移动设备进行有效集成,把机票、酒店等事务通过移动端进行事前的申请、审批等商旅事务的管理,以及事后的表单填写等报账事务;
  第三种是移动决策支持,即将使用频率较高的报表和指标通过移动设备的显示出来,为管理层提供移动决策支持;
  第四种是移动客户服务是指在各类客户已实现普遍移动化的前提下,建立企业号、服务号等移动交流平台,使财务共享向客户提供移动服务支持;
  第五种是移动运营管理是指将财务共享的内部运营管理模块移植到移动客户端,面向员工提供移动化的培训和学习服务,员工也可以通过移动客户端进行工作绩效查看、考勤和任务调配等常规事务的申请、处理,加强运营管理的灵活性,从而管理效率得到了提高。
  (2)云计算技术在财务共享中的应用
  云计算是基于互联网和虚拟技术的计算模式,它将大规模的性能一般且价格廉价的计算节点进行高效组合,然后形成一种可以执行大规模并行处理环境。其应用主要体现在使
  用云计算的财务软件和基于云计算的 IT 架构两个方面。使用云计算财务软件,通过租赁方式可以免去财务软件的开发与维护,同时由于云计算性能比传统计算模式更加优良,所以使用云计算的软件可以增强财务共享服务平台的运行性能,而基于云计算的 IT 架构将会降低建设财务共享中心的成本,并推动其商业化进程。
  (3)大数据技术在财务共享中的应用
  大数据是先进的数据分析技术,它通过对数据进行全面感知、挖掘、存储、计算以及分析预测为企业提供有价值的信息,帮助企业运用实时数据和有价值的信息提高决策质量。大数据技术在财务共享的应用主要体现在对该平台所采集的大量数据的分析上。将财务共享与大数据技术平台结合,财务共享将提升为数据管理中心,运用大数据对收集的数据可以进行绩效分析、成本盈利分析、预算分析及财务预测分析等分析活动。
  三、新技术在财务共享中应用成效分析
  (1)实现会计业务的集中处理
  财务共享的应用使得企业建立了统一的会计科目体系,利用统一的平台、作业标准对记账、支付、报表等会计业务进行集中处理,各局集团针对财务共享编写了统一的操作手册,推行统一的审批流程与标准,实现财务控制标准的统一,有效解决了因制度规范理解偏差、执行制度不一等带来的各种问题。另外,由于实现了会计业务标准化集中处理,还提高了企业工作效率,并有效减少基层财务人员数量,也提升了会计服务质量。
  (2)实现资金集中管理和使用效率提升
  财务共享设立专门的岗位对资金进行统一管理运作和调控监督,实现了资金的集中管理支付和资金支付的全过程监督,减少了下属单位违规占用和使用资金的机会。此外,各项目接受的商业汇票在集团内统一调配,增加了当期货币资金的集聚,集团总部可以对资金进行合理调剂,实现资金的内部循环,提高闲置资金的利用率,从而降低整体筹资费用。
  (3)创新内控管理制度和降低差旅费
  借助财务共享服务平台,将原来相对分散和独立的项目业务集中到统一平台进行各环节的在线审批,审批结果更加公正客观,减少人为感情因素影响。所有项目的业务支出必须通过财务共享的审查,加强了内控和降低了财务风险。财务共享的影像系统使采集了会计凭证和财务资料的影像,审计人员可以远程查阅审计这些资料,减少了上级单位到下级单位进行审计的差旅费用,提高了审计人员的工作效率。
  (4)在加速财务信息化建设
  财务信息化是企业实现财务转型的必经之路。首先,利用云计算、大数据等先进的互联网信息技术研发了新的财务信息系统,实现财务和非财务信息的传输与共享,有效解决了信息孤岛问题。其次,借助云平台建立了自身的财务数据中心,将国内各机房内的信息系统进行高度整合,形成一个巨大的数据资源池,为未来财务共享的大集中奠定基础。最后,引入了影像系统、电子档案管理系统,实现了信息资料的实施共享和查询。提高了公司整体的财务信息化程度,加速了财务信息化建设的进程。
  四、新技术在财务共享中应用优化策略
  (1)定期检测财务系统
  为防范内外部系统间的互斥风险,集团可与软件开发公司签订系统维护协议,定期对信息系统进行故障检测,并对信息系统进行专业管理,降低系统的运行风险。此外,在接入外部系统或应用软件时要系统进行严格的匹配度测试,降低因系统互斥造成的系统运行风险。最后,要积极运用先进的技术对现存系统进行优化升级,以满足不断增长的业务处理需求。   (2)配备专业技术人员
  为了优化企业对于财务共享服务的应用,专业技术人员的配备必不可少。企业可以通过协调人力资源部门增加对信息化专业技术人员的引进,完善人员配备结构。或运用灵活的人员聘用方法,比如从外部吸收非编制型财务工作人员。另外,通过对在职员工进行全方位的、多维度的专业培训,让员工可以学习到财务共享各模块的知识,使其职业技能得到不断的提升的同时增加其对企业的归属感。业务人员与财务人员的交流也要重视,只有双方对整个流程较为了解,才能降低业务处理的错误率,提升工作效率。
  (3)增加其服务职能
  我们可以从内外两个角度考虑增加财务共享的服务职能。对于各分支机构、业务部门等内部客户,财务共享可以在目前已经较成熟运用的会计核算职能的基础上,结合各系统的优化升级,逐步进行合同管理、数据分析、财务预警分析等职能。对于外部客户,随着财务共享的不断成熟,其服务职能增加有两个发展方向:一是利用自身的剩余效能,参与专业化的市场竞争,承接其他公司的会计核算类的基础财务处理业务,发展成独立的利润中心;二是充分利用所拥有的财务共享服务专业建设团队和形成的经验知识,成立咨询团队。
  (4)加強数据安全
  云计算因其自身特性,在数据安全上存在的瑕疵往往是供应商和用户需要面对的问题。数据安全问题不仅来自系统漏洞等系统问题,更多的是人为因素。该问题的解决需要各方的共同努力:政府监管部门需要完善关于云计算信息安全方面监管制度,严格执行云计算服务的运营准入制度,严厉惩罚恶意攻击信息犯罪者;云计算服务提供商应该不断优化云计算的运行环境和提高工作人员的风险防范意识;企业自身也应该做好数据安全保护措施,比如在保存数据信息时做好加密工作。
  五、结语
  我国现有企业的财务共享服务正处于发展的重要节点,信息技术的发展将推动财务共享服务的又一次变革。随着以移动互联网、云计算、大数据为代表的互联网新技术在财务共享服务中心的成熟运用,如今的财务共享服务将进一步优化升级,使其变得更加灵活和智能,能自动完成许多简单的会计核算业务,利用新技术,我们可以在财务分析方面有所突破,根据收集的信息,实现系统对过去业务的分析,对业务的未来发展趋势做出一定预测。
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