关于物业公司财务管理的一些思考

作者:未知

  摘 要:随着我国经济的快速发展,房地产行业迅速崛起,与之紧密相关的物业行业也得到全面发展和广泛覆盖。截至2017年底,全国31个省市自治区物业管理面积约为164.5亿平方米。2012-2017年连续三年全国房屋竣工量高达10亿平方米左右,增量房、存量房以及老旧住宅区为物业管理行业提供了巨大的市场空间。另一方面受管理规模所限,很多物业公司属于中小企业,整体盈利水平低,多元化发展受限。物业管理行业在新时期面临一系列历史性的机遇和挑战。物业公司需要处理各方关系,服务内容涉及各个领域,又因为物业在我国属于朝阳产业,竞争比较激烈,行业集中度低,所以其财务管理工作存在诸多问题。 本文针对物业行业现状和特点,从会计基础、核算方法、财务制度、财务信息化建设、财务管理意识、财务监督等方面列举了物业公司财务工作存在的主要问题,并针对这些存在的问题从规范基础工作、完善核算体系和加强成本分析、探索物业管理新模式、加强财务管理理念灌输和财务培训、加强财务指导和监督五个方面提出建议。
  关键词:物业公司;财务管理;问题;建议
  物业管理行业在新时期面临一系列历史性的机遇和挑战,物业管理市场前景广阔,但是因为物业在我国属于朝阳产业,发展时间较短,目前基本处于粗放型发展状态。物业公司提供的服务又具有特殊性,需要处理各方关系,服务内容又涉及多个领域,服务24小时不间断,与客户比邻而居且关系密切,相应的物业公司财务管理也具有其特殊性。因此,加强公司财务管理对促进物业公司的未来发展上具有重要意义。
  一、物业公司现状及特点
  截至2017年底,全国31个省市自治区物业管理面积约为164.5亿平方米。2012-2017年连续三年全国房屋竣工量高达10亿平方米左右,增量房、存量房以及老旧住宅区为物业管理行业提供了巨大的市场空间 。
  随着互联网、移动互联网、大数据等高新技术与行业的深度融合,物业服务企业逐步打破地域界限走向全国化,“互联网+物业”模式得到追捧,优秀物业服务企业受到资本市场的密切关注。一大批在新三板挂牌的优秀物业企业成功上市,像彩生活、中海物业、中奥到家等。另一方面,受管理规模所限,很多物业公司属于中小企业,整体盈利水平低,多元化发展受限,物业管理行业集中度逐年提高,行业市场竞争日趋激烈,物业公司两级分化态势凸显。
  物业公司在日常工作中,需要与多方沟通,包括业主、开发商、消防、城管、自来水公司、电力公司、燃气公司等,具有其他服务业不具备的复杂性;提供的服务也从园区卫生、绿化、保安保洁、停车管理、用水用电设备设施、消防设备设施、电梯等等均有涉及,行业覆盖面非常广,与人们日常生活息息相关;提供的物业服务24小时不间断,没有节假日,难度和强度都非常高。
  二、物业公司财务管理存在的问题
  物业公司财务管理主要控制点包括:现金收费的管控,会计核算体系的细化和完善,管理流程的梳理和税务筹划。但是,目前物业公司对主要控制点的管理还不是很完善,财务管理工作仍存在一些问题。
  (1)会计基础薄弱
  很多物业公司因为早期管理不规范,经营收入支出核算不够明细,导致历史数据不准确;早期有些业务执行时没有签订合同,一旦经办人员离职或换岗,就严重影响到业务连贯性和核算数据准确性;有些物业公司早期隶属房地产开发企业,作为一个非独立核算部门,几天甚至是半个月的收费合计为一笔分录,需要查找历史数据或者做分析时就会无能为力。
  (2)会计核算方法落后,成本管理粗糙
  目前国内TOP10中的物业公司大部分都是房地产开发企业背景,这些物业公司长期以来受到房地产开发公司理念影响,重视开发企业的需求多过自身发展需求,会计核算工作的建设不足,致使物业管理的成本核算不能满足其自身财务管理需要。
  一旦出现人工成本或物料价格上涨,物业公司就束手无策,一般就是采用控制员工工资,降低服务标准,引发了服务标准降低和弃管小区等社会问题。在实现规模效益,通过与供应商或服务商谈判,降低采购成本等方面做的不够。
  (3)財务制度不够完善
  我国大部分物业公司财务制度不健全,缺乏有效的控制和管理。一般表现有两种,一是公司制定了很多管理制度和条例,但是没有落地执行;或者是制定年代久远,财务制度已经不能适合现今公司现状。另一种是管理过程都是依照惯例执行,发现一个问题就解决一个问题,甚或是口头约定某些财务事项,没能制定一套全面的财务管理制度。
  缺少一套完整的财务管理制度,会导致资金滥用、资产流失、财务监督无从着力,最终会导致财务信息失真,管理混乱,公司领导无法获得真实财务经营状况,在做出经营决策和制定发展战略时做出错误的判断,进而影响物业公司发展。
  (4)信息化建设有待加强
  随着物业行业覆盖率和专业化水平的提高,财务管理和会计核算将越来越细化,信息化建设达不到使用需求,财务人员仍需要承担一部分手工记帐、对帐的工作,大部分时间和精力耗费在重复性劳动上。另外,不同的部门之间也在重复劳动。物业公司在收费时一般都使用收费软件,收费人员在收到钱款时录入一遍数据,当这部分业务传递到财务部门时,财务人员仍需要录入一遍数据。如果能做到收费软件与财务软件对接,从收费软件导入数据直接生成会计凭证,将大大减少工作量,并一定程度上减少人工成本,就目前市场上的收费软件和财务软件都具备相应的接口,技术层面可行性无障碍。
  (5)管理层财务意识淡薄
  目前很多物业公司作为房地产开发产业的延续,物业经营有时候是作为房地产开发的一个名片或品牌推广,并不重视自身经营和物业领域的拓展,相应的物业的财务管理工作也做的中规中矩。物业公司领导人员通常只关注收费率和满意度,在统筹协调经营生产时,经常会把财务部门归类为后勤保障部门。财务部门在公司决策和制定经营战略过程中也没有发挥应有作用。   (6)财务监督不到位,内部控制体系缺乏
  物业公司面对的是数量众多的业主,每个项目设有一个或多个收费点,日常工作中涉及到很多现金收支。比如物业费收取、装修押金收支、停车费收取等等,这些费用一般都是收费员或业务员收取然后交到财务部门。财务部门往往因为收费员或业务员隶属其他部门而监管缺乏力度,未能及时发现并防范这类资金风险。
  三、完善物业公司财务管理的建议
  (1)规范财务基础工作
  第一,明确财务工作内容。财务工作内容主要包括资金管理、会计核算、税务管理、预算管理、财务决算、财务监督等。
  第二,建立健全相应财务制度。物业公司根据国家现行给有关法律、法规及财会制度,结合自身具体情况建立一套完整的财务制度,一般包括:1、明确岗位职责类,划分财务不同岗位管理职权范围和岗位职责,比如《财务管理架构及岗位职责》。2、财产物资类,明确货币资金收支和清查盘点,固定资产、无形资产的取得、核算、毁损、报废、折旧、盘盈盘亏等,低值易耗品、包装物等使用、维护、维修制度等,比如《货币资金管理制度》、《固定资产管理办法》。3、业务程序类,包括财务核算,包括会计科目设置和记账方法;税费的计算缴纳;利润的结转和分配;货币资金、银行存款的使用和记录审批手续;各类资产和负债的产生、入账、核对、保管、处置等;成本费用、收入的计算和分摊;费用开支审批程序;预算的编制程序等方面的制度,比如《预算管理制度》、《物业费用入账制度》、《税费管理制度》、《成本费用管理制度》、《利润及分配管理制度》等。4、特殊事项类,根据物业行业特点,制定针对性的财务管理制度,比如《收费员管理制度》、《空置房管理办法》、《前期物业费管理办法》、《临停收费管理办法》、《财务风险及防范制度》等。
  第三,制定符合行业特点的财务部岗位架构(举例)。通常情况下,财务部门根据公司的组织架构设置相应的财务管理模式。在总部设置核算会计、税务会计、总部出纳岗;在设置分公司情况下,配备分公司会计主管和分公司出纳;在管理多个物业项目情况下,每个项目配备项目会计主管和项目出纳;同时可以根据项目小区规模和地理位置等因素综合考虑,一名项目会计主管或者一名项目出纳可以负责2-3个项目的管理。
  第四,标准化业务流程。物业公司财务相关业务流程主要包括:财务预算管理流程、物业费用入账流程、费用支付与报销管理流程、利润核算管理流程、缴纳税费管理流程等。在业务流程标准化过程中,要密切联系实际业务和公司发展阶段特点,避免脱离实际,制定了流程无法落地执行的尴尬局面。
  (2)完善财务核算体系,加强成本分析
  物业公司特点决定了其涉及领域广,因此应该建立更符合物业公司特点的会计核算体系,丰富核算级次和核算项目。比如以物业管理小区为单位,以各费项为核算明细,大项支出设置三级、四级明细,零星支出设置二级明细。这就要求财务人员深入分析企业经营特点,结合实际,建立一套既对公司各项业务都能覆盖总括,又有侧重点,既能使用便捷又使财务数据具有横向对比性的核算体系,并尽量保证会计核算体系导出的成本信息满足多样化分析的需要,保证核算信息的科学性、实用性,能更好的为物业公司决策制定服务。
  根据物业行业发展历史,我们发现物业公司既是劳动密集型行业又是管理密集型行业,劳动密集型我们就要分析他的人工成本,管理密集型我们就要分析它的管理成本。
  物业行业整体盈利水平不高,很多物业公司利润率在5-10%之间,因此,可以通过深入成本分析来找出症结所在,减低成本并提高公司盈利水平。
  (3)跟上互联网+思维,积极探索物业公司财务管理创新模式
  互联网与传统物业的跨界融合,催生了物业管理行业全新的服务模式。积极借助“互联网+物业”的模式,应用移动互联网、云平台等新技术,整合社区周边餐饮、房屋经纪、物流等商业资源,公司的财务管理也要跟上企业发展需要,积极推进财务管理信息化建设。
  一方面,可以推进全面使用收费软件收费,保证公司应收未收款项清晰,并督促业务部门及时催费,规定使用的所有收据全部由财务部统一印刷、统一分配,底联全部收回存档,保存好收据申领、使用的记录,定期检查已开收据收款情况。
  另一方面,可以开拓物业收费新模式,加强与银行合作,推行微信收费、支付宝收费,减少现金收费;积极尝试物业收费软件和财务软件对接,争取实现数据的自动提取,减少人员重复性劳动、充分利用电子数据的优点。
  同时,还可以在公司开发的手机APP、企业微信、财务软件、ERP等现有办公平台上嵌入财务流程,比如费用报销流程、合同款收付管理流程、人工成本管理流程,实现数据的自动流转,既方便了财务管理、数据分析,也能提高公司整体管理效率。
  (4)提高管理者财务管理意识,加强员工财务培训
  日常注重对管理者进行财务管理和财务风险意识的灌输,提高其重视程度,管理者对财务管理和财务风险的重视程度潜移默化影响着企业每个员工,只有企业从上到下都重视了,相关财务制度才能落地,才能得到贯彻执行,也才能发挥其应有的作用,否则,再完善的规章制度都是空谈。
  针对企业员工层面,可以通过定期举行财务基础知识培训、财务流程培训、财务风险提醒专门座谈会等方式,加强对对其宣传教育,让每个人心中都有根弦。
  (5)加强财务监督
  财务监督是所有公司内部控制的重要手段,物业公司应该构建一套完善财务监督体系。财务监督体系构建时,构建原则包括:不相容岗位分离、重要岗位定期轮岗制度等;同时在公司层面应当考虑到各个部门的相互监督、大额资金支出采用集体决策、避免不同监督体系的矛盾等。
  按照监督主体不同,财务监督可分为外部监督和内部监督两种,内部监督主要是财务部门抽调精干人员对各收费项目的收费管理、票据管理、资金资产使用进行检查,发现问题,及时纠正,改善财务基础信息质量;外部监督是指依靠上级主管部门、会计师事务所等组织的联审互查、年度财务报告审计,对公司财务活动合法、合规、有效性进行监督。按监督范围不同,财务监督可分为全面监督和专题监督,按照执行监督时限不同,还可分为经常性监督、定期性监督、不定期监督。
  物业公司可以结合公司实际情况,制定一套行之有效的财务监督体系,配合相应的奖惩制度,加强实际工作中的执行力度、执行频率、执行效果的宣传,就能充分发挥好财务监督的作用。
  四、结语
  总之,随着物业公司覆盖范围进一步扩大、专业化程度进一步提高以及更多的资本注入,物业行业有着巨大的发展潜力和广阔的发展前景,物业公司财务管理工作与公司各个方面都有紧密联系,真实可靠的财务信息能为公司的发展壮大保驾护航。为满足物业公司的长远发展,物业公司财务管理工作也需要更多思考和创新。
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