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探讨文书档案管理中存在的问题及对策

作者:未知

  摘 要:文书档案管理工作直接影响企业运行质量,但现阶段的文书档案管理存在不科学的问题,降低了管理有效性,本文通过员工专业素养不高、衔接机制不完善两个方面对文书档案管理中存在的问题进行了讨论,并从应用现代化信息技术、提高档案管理人员综合素养、优化工作程序三个方面对优化文书档案管理问题的策略进行了总结。
  关键词:文书档案管理;衔接机制;现代化信息技术
  一、 引言
  受到现代化发展的影响,各个行业的工作形式都发生了转变,现阶段企业档案管理工作中存在一定的问题,降低了管理质量,为了改善这一现状,需要有针对性的构建优化策略,达到提高文书档案管理规范性、标准性的目的,为工作信息查询整理提供理论依据。另外,在进行文书档案管理中,管理人员可以定期组织开展培训工作,提升档案管理有效性。
  二、 文书档案管理中存在的问题
  (一) 员工专业素养不高
  现阶段的文书档案管理中,存在员工专业素养不高的问题,在对这一内容进行分析时,可以从以下两个角度进行分析,第一,现阶段部分文书档案部门应用的招聘方法不合理,没有构建科学的招聘门槛,现阶段的文书档案管理部门中存在员工综合素养参差不齐的问题,对文书档案管理工作发展有一定的影响。第二,随着信息技术的不断发展,文书档案管理方法在不断优化,但部分管理人员没有定期开展培训工作中,员工对文书档案管理方法不够了解,在工作中容易出现失误问题,降低了档案管理工作的整体质量。另外,由于部分员工对工作的重视程度不高,没有使用规范化的工作方法进行文书档案管理,降低了管理质量,与相关管理标准存在较大的差异。
  (二) 衔接机制不完善
  文书档案管理工作中存在衔接机制不完善的问题,第一,由于文书档案管理工作需要合格部分相互配合,但部分企业应用的文书档案管理模式不连贯,各个部分工作具有独立性,难以提高文书档案管理质量。第二,在进行文书档案管理时,需要员工相互配合,但部分管理人员没有构建完善的交流平台,文书档案管理工作没有得到合理衔接,在实际进行文书档案整理时,容易出现较多问题,降低了文书档案管理工作的有效性,对企业制定管理制度有一定的影响。
  三、 优化文书档案管理问题的策略
  (一) 应用现代化信息技术
  为了能够优化文书档案管理中存在的问题,需要合理应用现代化信息技术,第一,文书档案管理工作具有工作量大、整理复杂的问题,应用传统方法进行文书档案整理需要消耗大量的时间,并且在工作中容易出现归档整理失误的问题,为了改善这一现状,需要树立现代化文书档案管理理念,构建计算机档案管理方法,例如:企业可以聘请信息技术专家,按照文书档案管理模式构建信息技术平台,达到提高工作效率、质量的目的,发挥出文书档案管理的实际意义。第二,由于网络环境中存在安全隐患,进而为了进一步提高档案信息的安全性,需要安排专业的技术人员维护数据库,及时发现并处理数据库中的漏洞。另外,为了提高现代化信息技术的应用有效性,需要定期进行优化调整,保障档案数据库能够满足市场发展需求,提高文书档案的安全性与完整性。
  (二) 提高档案管理人员综合素养
  优化文书档案管理问题时,需要提高档案管理人员的综合素养,在对这一内容进行分析时,可以从以下两个角度进行分析,第一,由于文书档案管理人员综合素养直接影响工作质量、效率,但部分企业的工作人员参差不齐,难以推动文书档案管理工作運行发展,为了改善这一现状,需要管理人员提高招聘工作把控力度,例如:管理人员可以先构建招聘标准,在进行面试工作时,对应聘者的综合能力进行分析,并与招聘标准进行比对,提高文书档案管理的有效性。第二,由于现阶段文书档案管理方法在不断地优化,为了使员工了解相关档案管理方法,需要定期开展综合素养培训工作,例如:企业可以聘请文书档案管理专家,为员工个讲解数据库的应用方法、档案管理策略等内容,达到提高文书档案管理人员综合素养的目的。但在这一过程中,存在部分档案管理人员重视程度不高的问题,为了改善这一现状,需要定期进行综合素养考察,达到督促员工提高档案管理学习重视程度的目的,并推动文书档案管理工作运行发展。
  (三) 优化工作程序
  在优化文书档案管理工作中,需要优化工作程序,第一,由于文书档案管理工作在运行发展中,需要员工之间相互配合,进而在规范文书档案管理程序时,为了提高构建科学性,可以先对文书档案管理中存在的问题进行分析,之后进行优化调整,进一步提高档案管理的规范性,保障文书档案管理工作能够稳定运行。第二,在构建工作程序时,需要对细节部分进行调整,达到规范统一的目的。例如:管理人员可以分析其他企业应用的文书档案管理方法中的合理性,了解其中存在的优势,自身文书档案管理工作结合到一起,保障文书档案管理工作能够稳定运行。
  四、 结论
  综上所述,在优化文书档案管理工作时,为了能够进一步提高优化有效性,需要先对文书档案管理工作中的问题进行分析,之后有针对性的构建管理方法,提高档案管理的规范性。另外,管理人员还需要定期开展员工培训工作,使文书档案管理人员提高综合能力,发挥出档案管理的实际意义,并提高整体工作效率,优化档案管理质量,为企业发展提供理论依据。
  参考文献:
  [1]杨媛媛,王力.某省机关事业单位文书档案管理工作中存在的问题及对策建议[J].甘肃科技,2018,34(20):107-108.
  [2]余洁萍.试论企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].经贸实践,2018(13):245.
  作者简介:
  付丽君,北京市,中铁资源集团有限公司。
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