档案规范化管理用于提升办公室工作效率的探讨

作者:未知

  【摘要】随着我国经济的飞速发展,档案的管理面临新的挑战。在我国的档案管理中,档案的规范化管理显得尤为重要,对档案进行规范化管理不仅能提高办公室工作的效率,还能使办公室的工作得到认可。本文分析了档案规范化管理的现状,办公室档案规范化管理的意义,提高办公室档案规范化管理效率的措施。
  【关键词】档案规范化;管理;提升工作效率
  办公室档案的管理是一项极为繁琐的工作,无论是在政府机关,还是在事业单位、企业的工作开展中,都发挥着不可替代的作用,要想达到提升办公室的工作效率这一目的,对档案必须实行规范化管理,结合现代化的管理模式,对档案管理不断地创新发展,只有档案管理工作顺利地进行,才能促使别的工作顺利发展,所以企业发展的好坏取决于企业档案是否实行规范化管理。
  一、档案规范化管理的现状
  现在众多的企业对办公室档案管理不够重视,只看重业务的提升。没有专职的档案管理人员,有的档案管理人员甚至身兼数职,没有专门管理档案所需的设备。由于企业的档案管理制度不够完善,导致办公室档案管理水平有缺陷,也没有实施有效的档案管理方案,从而导致管理档案人员缺乏相应的法律知识,还有的企业根本没有专门的办公室档案管理部门,从何而谈档案的规范化管理。由于档案的种类众多,也不方便管理,再加上档案管理人员不专业,最基本的档案管理水平与素质都没有,档案管理工作就没法开展下去。
  二、办公室档案规范化管理的意义
  (一)适应时代的发展。办公室档案管理工作是企业信息产业的主要部分,规范化的管理能提供便捷的档案查询和调取途径,结合现代化信息的发展方向,办公室的档案管理显得尤为重要。为了更好地服务员工,紧紧跟随社会发展的步伐,应把档案管理工作放在第一位。档案管理记录的都是真实的原始数据,办公室档案实施规范化管理,旨在更好地为人民服务。
  (二)促进档案事业发展。由于档案管理的特殊性,实施规范化管理,才能更好地推进办公室档案管理工作的开展。档案是根据时间和历史的发展演变而来的,为了避免档案出现丢失、损坏、泄露等现象,在档案管理工作中需要对档案进行有序高效整合、分类归档,档案管理工作效率的提升主要取决于档案管理工作是否持续良好发展,管理人员的自身素质是否有所提高等。
  (三)有利于档案事业与社会经济协调发展。社会经济的不断发展与档案规范化管理是分不开的,档案的规范化管理与我们的生活密不可分,档案记录的都是我们生活中发生的真实事件。档案实行规范化管理,既提高了办公室工作效率,又促进了档案事业的发展,推动了社会的进步与发展。
  (四)有利于提高管理水平。办公室的档案是对与企业有经济业务来往的人事的记录,它也是企业正常运行的重要因素,办公室档案存留了企业发展的历史,因此对档案实施规范化管理既优化了档案管理流程,又可以促进企业的经济发展,与社会其他部门合作时也可以依靠档案与对方交流。可见对档案进行规范化管理不仅能提高办公室的工作效率,还能准确科学地对档案实施管理。
  三、提高办公室档案规范化管理的措施
  (一)深化档案管理意识,将档案规范化管理提上议事日程。企业领导对档案管理工作要加强重视,提高认识,要大力支持办公室档案管理工作的开展,实施困难时要帮助渡过难关,为档案管理工作的建设做坚强后盾,办公室档案管理工作发展的好坏取决于领导干部对其重视程度,因此要根据档案管理的特点,开展对档案管理的宣传,培养领导的档案管理意识,为档案的规范化建立打下基础。
  (二)提高档案管理人员的素质。档案管理人员的自身素质,直接影响到档案管理的质量。对档案管理人员的素质进行提升,可以提高档案管理规范化开展的效率,同样档案实施管理规范化,管理人员的自身综合素质就会有所提高。对于管理人员来说,档案规范化管理不仅使得专业素质与技术得到提升,同时自身的思想道德理念也有所提高,由于档案种类繁多,也就意味着管理人员的责任更大,档案管理这项工作配备专职档案管理人员是十分必要的。
  (三)对档案管理程序进行规范。制定有序的立卷、归档以及调档工作流程,平常的管理工作中严格按照流程执行,确保每个流程都有专人负责,确保档案的真实性与准确性。另一方面简化档案管理的程序,在管理质量与管理效率都有保障的前提下简化办公室的管理程序,这样能把多余的精力放到档案管理的问题上。
  (四)理论与实践相结合。企业应当多组织档案管理人员在一起探讨,查找管理的不足,总结经验,经常邀请专业档案管理人员进行论坛讲座与研讨会,让档案管理人员对当前国内外的档案管理信息有所了解,结合现代化信息技术,让管理人员多学习网络通信技术,以及数字化技术、多媒体技术等,通过与现代化的技术相结合,对档案管理进行信息化管理,这样就能提高档案管理的效率,进一步确保了办公室档案管理工作的与时俱進。                            (下转第192页)
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  (五)对档案进行信息化建设。现代化信息技术在当今社会已经应用的很广泛,计算机的应用随处可见,这就使得传统的档案管理工作很难适应现代化的发展。对档案进行数字化管理是现在社会普遍存在的现象,它不仅可以实现普通档案资源的分享,同时也避免了纸质档案长时间翻阅带来的损坏,很好地保护了档案资源。所以对档案实施现代化的管理,不仅可以提高档案系统的实际应用功效,也利于档案的规范化管理,同时档案的开放程度以及利用程度的功能也得到了较好的开发。
  (六)强化档案管理意识,完善管理机制。强化档案的管理意识需要从全方位考虑,加大基础设施建设,为档案实现更好的分类。增加档案架,引进档案管理软件,购买性能较好的电脑、扫描仪器,对档案进行电脑管制,这样更利于办公室档案的调用,完善管理制度,保证档案的真实性时效性。大多数企业档案管理机制时间过久从未修改,在实际的工作中发挥作用不大,可以引进市场上先进的档案管理体制,使得档案管理实现责任制,更利于档案的规范化管理。
  (七)对档案实施科学管理。办公室对档案进行科学管理也能促进档案管理的规范化。为了档案管理的规范化,对其实施科学管理,立足服务社会,按照单位的实际发展需求,引进信息化管理。优化档案管理的运行机制,提高档案管理规范化科学化的水平,在实际工作中不断摸索档案管理机制,对其进行完善强化,为进一步实施档案管理的规范化管理打下基础。
  四、结语
  综上所述,每个单位都离不了档案管理工作,档案管理规范化程度的高低不仅对办公室的工作效率有影响,也会影响到企业工作的正常开展。与现代化发展相结合,对档案管理实行信息化,同时办公室档案的管理工作也离不开管理人员素质与档案现代化建设。因此为了提高办公室的档案管理工作效率,需要大家共同努力,相信通过我们素质的提升与现代化的档案管理方式,使得企业能更好更快发展,为社会企业的正常运行保驾护航。
  【参考文献】
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  [2]李娟.对于办公室档案规范化管理的思考[J].办公室业务,2014(6):51.
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