档案馆查阅工作的新型模式

作者:未知

  【摘要】近年来,随着档案馆馆藏功能、结构、服务范围的变化,使得传统的查阅方式不再满足要求,因此加强对新型查档模式的探究非常重要。基于此,本文结合自身经验和同行做法,从以下几点探讨了档案馆查阅的新型模式,以供参考。
  【关键词】档案馆;查阅;模式
  档案管理是一门完善、严谨的科学,档案查阅作为管理工作的重中之重,其质量直接影响着社会信誉和未来发展。现如今,传统的档案查阅模式受到来自各方面的挑战,需要准确把握社会和公众对档案工作的要求,建好和用好民生档案,深入分析全新的档案查阅方法和模式,提高服务质量和工作效率。
  一、做好导查工作
  所谓的导查多指档案馆人员借助自身所掌握的馆藏知识,引导档案使用者查阅所需信息。一般来讲,导查对象包括这样几个类型:第一次来档案馆查阅档案的人员;未全面掌握档案查阅线索的人员;按照以往方法查阅目录后未查到所需信息的人员;所查内容需要跨越多个全宗才能查到所需信息的人员;查阅相关目录后,都未找到所需信息的人员。常用的导查方法为:主动询问,包括档案查阅的目的,现下已掌握的线索,比如档案内容的单位、时间、事件等;主动介绍,包括档案馆现有的档案查阅工具、档案查找方法、注意事项等;主动告知,主动告知档案查阅人员档案名称、存放位置等;主动引导,当档案查阅人员无法顺利找寻档案信息时,引导人员需要主动帮助找寻。
  二、做好代查工作
  所谓的代查多指档案馆人员代替使用者查找档案线索或信息,是现代社会为满足档案使用者不同层面、不同类型需求的行为,属于有偿服务。当前常用的代查模式主要包括这样几种形式:(1)现场代查。又分为主动现场代查和被动现场代查,其中主动现场代查是档案使用人员受行为上的限制,需要档案馆人员帮助代查,常指需要社会关爱的特殊人员,比如残疾人、老人等;被动现场代查则指档案使用者在查找信息时遇到障碍,要求档案馆人员协助查找。(2)协议代查。企业、乡镇、籍贯等单位为考证历史、编撰史书等查阅资料时,为节约成本,提高工作效率,常和档案馆签订协议,需要查找档案信息时只需列好清单即可,其流程为档案馆接收受理,告知相关事项、收费、送达资料时间等。(3)委托代查。这里所说的委托代查可分为网络委托、口头委托、信函委托等,只要档案馆人员承诺帮助查找,就能和档案使用者建立合作关系。
  三、做好排查工作
  所谓的排查多指在档案使用者不能顺利找到档案信息时,接待人员不能盲目地告知该资料不存在,而是认真分析其位置,从而为使用者提供档案线索。档案排查的方法有很多,主要表现为:(1)分析档案使用者所需档案间的关系,比如档案馆人员的归档请示和收发文,各档案信息间的关系,办理程序等。(2)对档案使用者所需档案所在机构的历史进行梳理,如以往和现在的隶属关系,内部机构的分立、合并等。(3)掌握不同档案馆的管理范围和区别。通过上述方法的使用,能帮助档案使用者找到那些已被判死刑的档案。对于档案馆的工作人员而言,要想保证排查工作的顺利进行,除要熟知档案馆的馆藏信息、有着高度的工作责任心外,还要认真对待每位查档人员,耐心、尽职地做好自身工作。
  四、做好协查工作
  所谓的协查多指将国家档案馆作为主体,协助其他专业的档案馆和档案室,形成共同的档案查阅系统,实现档案资源共享。在实际的协查工作中,常遇到以下几种情况:一是在多数人眼中,政府的档案馆是能够找到全部档案的场所,一旦需要找寻史料,就会想到档案馆,然而由于他们不够了解檔案馆的分工和功能,常出现档案使用者“走错路”的现象。二是其他档案馆门槛高,常需要领导审批,开介绍信才能查找档案信息。而且,部分接待员多认为档案查阅不是自己的工作,常出现推诿档案使用者的现象,导致其多走“冤枉路”。三是某些档案室所开具的证明,个别部门是不买账的,甚至有时只拿钱不办事。为有效解决上述问题,需要集中存放馆藏目录,使档案使用者在短时间内掌握馆藏内容,为他们提供有价值的线索。同时,还要明确档案馆的主体地位,统一安排和调度档案使用者;制定统一的查档制度,并统一收费标准;根据档案使用者的要求,待综合档案馆经过官方核实后,可在原有的档案证明上盖档案证明专用章。
  五、做好网上查阅工作
  随着信息时代的到来,档案馆工作信息化得以实现,在档案馆实行网上的全文查阅,当前已在多数档案馆实现。但是档案的特殊性决定其网上查阅的局限性,这里所说的网上查阅只是狭义上的,也就是依据档案馆的馆藏信息,有步骤、有计划性地在网站上公布档案目录,档案使用者参照在网上看到的目录,能在最短的时间检索到所需内容,这种情况下,不但能预防走冤枉路现象的出现,还能提高工作效率。
  综上所述,随着社会的发展,档案使用者需求的变化,档案馆查阅工作模式和方式必须与时俱进,不断创新,只有这样才能更好地挖掘和使用馆藏信息,提高使用者的满意率,充分发挥档案馆信息的经济效益、社会效益,推动档案管理工作发展。
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