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新时期人事档案管理规范化探究

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  【摘要】受到当前社会经济发展的影响,人才流动极为频繁,为了确保人事档案具有更高的完整性,必须对其进行有效创新。本文首先分析人事档案管理的规范化价值,然后以此为基础,具体探究档案管理工作中的现存问题和管理策略,希望能够有效创新人事档案管理工作,进一步推进企业建设。
  【关键词】新时期;人事档案;管理工作
  在新时期发展过程中,经济体制得到了很大程度的发展,传统的人事档案管理工作已经很难满足现代社会发展需求,必须对其进行有效改进,通过进一步创新人事档案管理工作,能够确保对相关工作人员进行更为有效的管理。为了对相关工作有更为明确的认知,特此展开本次研究。
  一、规范人事档案管理的价值
  通过进行人事档案管理体系的合理构建,不仅能够使相关单位在进行具体工作过程中有更为全面的建设资料,同时也在一定程度内强化建设高素质人才队伍。首先,各个单位的人事档案中对每一名员工的社会关系、职务、职称、学习经历等各方面信息进行了详细记录,为员工社保办理、绩效考核和专业技能培训提供必要的前提条件,同时通过深入分析档案资料,可以确保单位日常工作开展的有序性,从而进一步促进企业发展。其次,在进行人事管理过程中,构建一支人员能力更为突出,人员结构更为合理的专业团队是其工作开展的终极目标,通过进行人事档案的插入,可以使调查人员更为有效地分析员工履历,从而对员工晋升提供更为全面的数据资料,避免在队伍建设过程中缺乏方向。
  二、档案管理工作的现存问题
  (一)工作重视程度不足。在目前企业建设过程中,普遍不够重视人事档案管理工作,大多数管理人员认为人事档案的存在可有可无。由于人事档案不能直接创造经济收益,因此大多数企业只是将其作为简单的保管工作,导致人事档案工作不受重视。但是就管理工作而言,人事档案管理是针对员工实施的管理活动,有效记录每一名员工的工作绩效和个人经历,在一定程度内见证了员工的成长。一般而言,该项工作具有一定的服务性,存在很大的任务量,但是缺乏利用率。大多数企业在进行具体工作时不能对其进行有效重视,无法高度落实档案管理工作。
  (二)管理制度缺乏。在目前人事档案管理工作发展过程中,大多数企业缺乏完善的管理制度,导致在进行具体操作过程中,缺乏必要的管理程序和工作制度,导致档案管理工作出现了一定程度的混乱,从而使档案转接工作出现脱节现象,甚至遗失档案材料,进而限制档案的利用率。与此同时,保密工作也存在一定程度的不足,没有严格基于相关要求进行保密、登记和借阅,甚至出现部分工作人员利用职务之便对档案信息进行恶意篡改,对相关工作的有效开展造成极为不利的影响。
  (三)管理手段落后。在办公自动化技术不断推广过程中,大多数企业在进行档案管理工作时也普遍实现了信息技术和计算机应用,但是在进行具体应用过程中,还需要不断提升技术应用程度。在目前具体应用过程中,大多数企业只是利用计算机简单输入和处理档案信息,没有实现档案管理系统的有效开发,在一定程度内限制了人事资源管理工作的进一步发展。
  (四)队伍建设不足。社会经济的不断发展,对相关工作人员专业技能和综合素质提出了更高的要求,但是就目前具体企业建设而言,大多数企业为了实现人力成本的节约,相关工作人员专业性能存在一定程度的不足,很大一部分档案管理人员存在身兼多职,没有经历过专业系统的培训工作,缺乏系统的档案基础知识,导致出现人事档案数据不准确,更新不及时,以及档案内容不完整的情况,对档案管理工作的进一步开展造成不利影响。
  三、规范管理策略
  (一)强化档案管理意识。人事档案管理工作具有一定的服务性质,基于此,在日常工作过程中,需要确保相关工作人员具有更高的服务理念。作为档案管理工作人员,需要对自身工作态度进行有效保障,确保在进行日常管理工作时能够及时整理和有效收集相关档案资料。同时,档案管理人员在进行人事鉴别表收集过程中,必须基于具体事实展开工作,确保档案资料具有更高的真实性。在时代不断发展的过程中,信息化是现在档案管理工作发展的必然方向,因此相关工作人员在进行具体工作过程中必须逐步实施信息化发展。在此过程中,管理人员需要对现代信息化技术手段进行有效应用,确保档案资源具有更高的运营效率,同时也在一定程度内保证人事档案的保密性和安全性。
  (二)健全管理制度。在进行档案管理工作的过程中,受到工作性质的影响,在进行具体工作过程中,必须进行其规章制度的合理完善,给相关工作的有序开展奠定坚实的基础,确保有序可循,促使人事档案管理工作逐步实现标准化、制度化、规范化和科学化。在进行实际工作过程中,企业管理层需要确保自身具有更高的档案管理意识,能够进一步认识到企业发展过程中人事档案管理工作存在的重要价值。进行档案管理的科学化构建,并以此为基础进一步拓展管理内容,基于员工入职顺序排列和整理人事档案,确保人事档案具有更高的条理性,实现工作人员专业技能的有效提升。在此过程中,企业首先需要基于国家制度进行档案管理制度的合理构建,实现档案管理质量的有效提升。其次,管理人员在进行具体工作过程中必须确保严格遵循保密制度,避免泄露相关信息。同时,在轉移人事档案过程中,必须严格基于程序规定进行具体操作,确保人事档案转移的及时性和规范性。最后,需要进行培训制度的合理构建,确保档案管理人员具有更高的业务能力,保证相关操作的规范性。进行管理监督制度的有效建立,逐步实现档案评估体系的市场化,使人才竞争机制的形成具有更高公开性、公正性和公平性。
  (三)提升信息化管理。在社会经济的不断发展过程中,我国逐步迈入了信息化时代,同时信息化也成为人事档案管理工作发展的必然方向,在实施人事档案管理过程中,只有确保与时俱进才可以最大限度地满足社会经济发展需求。基于此,在开展档案管理工作时,必须不断推进其信息化进程,确保相关工作人员在进行人事档案管理过程中能够有效应用信息技术,确保对物力、人力和财力分配的均匀性,同时还需要在一定程度内引进先进技术,通过合理应用扫描仪计算机等现代化技术,能够在计算机内录入人事档案资料,同时应用数字化技术使其转化成为电子数据,不仅能够对员工信息准确性、真实性和时效性进行有效保障,也可以在一定程度内实现原始档案网络化管理,确保相关档案具有更高的利用效率,最大限度地满足现代技术发展需求。除此之外,还需要设置专人操作引进设备,对相关工作人员进行技术培训,使其具有更高的专业素质,能够熟练掌握先进设备,确保相关工作完成的高效性。
  (四)改进队伍建设。在现代经济的影响下,传统思想观念已经很难满足人事档案管理工作的具体需求,相关工作人员的专业素养也必须进行有效提升。作为档案管理工作的主体力量,工作人员很大程度上决定了档案管理工作进行的有效性,基于此,必须确保工作人员具有更高的专业素质,进一步改进队伍建设。在进行具体工作过程中,首先需要改变人员招聘工作,认真筛选每一位工作人员的专业素质和个人能力,进一步引进高素质人才,确保人才配置的合理性,使其最大限度地满足社会发展需求。其次,需要对相关工作人员进行定期培训,确保其不断提升综合素质和个人能力,顺应时代发展的需求。最后,需要进一步引导相关工作人员学习时事政治和法律法规,确保具有更高的政治素养。
  四、结束语
  总而言之,通过强化档案管理意识,健全管理制度,提升信息化管理,改进队伍建设,能够确保人事档案管理工作最大限度地满足现代社会发展需求,为企业的进一步发展创造良好的条件,在一定程度内推进国家经济建设,使其在未来国际竞争中占据优势。
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