新形势下如何做好流动人员人事档案管理

作者:未知

  【摘要】随着市场经济的不断深化,我国经济结构和社会结构发生了重大转变,人才流动更加频繁。但是,我国人事档案管理制度与时代发展相脱节,顺应不了当前形势下社会发展的要求。基于此,研究新形势下流动人员人事档案管理具有非常重要的现实意义。本文首先阐述了流动人员人事档案特点,分析流动人口人事档案管理存在的问题,最后提出强化流动人员人事档案管理工作的对策,希望对人事档案管理水平的提升有积极作用。
  【关键词】新形势;流动人员;人事档案;管理
  进入21世纪以来,我国经济建设取得了极大的成就,人才之间的竞争更加激烈,流动人员的人事档案管理问题成为众多行业关注的重点。从实际情况来看,当前流动人员人事档案管理还存在着一系列问题,需要相关单位的工作人员采取有效的控制措施,从而提升流动人员人事档案管理效果,促进我国人才资源的健康发展。
  一、流动人员人事档案特点
  从特点上看,流动人员人事档案管理主要有以下几个方面:首先,社会性。针对传统人事档案管理部门而言,流动人员人事档案管理机构——公共就业和人才服务机构具有较强的社会性,它所管理和服务的对象也具有社会性,为社会上的流动人员服务。其次,广泛性。流动人员人事档案是流动人员在空间位移过程中形成的记述和反映个人经历、德才表现等以备查考的各种个人信息材料的集合。人事档案是人在社会实践中不断产生的,流动人员频繁流动使得其人事档案不断地得到充实和丰富,内容更加广泛。
  二、流动人口人事档案管理存在的问题
  (一)管理方法落后。很多单位在流动人口人事档案管理方面相对落后,在进行档案的收集、整理、存储和检索上仍采用传统的管理方法。材料的收集靠行政命令,材料整理不正规,材料的检索基本靠手工完成;不少材料还是靠手工填写、拆卷、组卷,在进行档案资料查阅时以手工操作为主;此外,档案原件反复调用,加上保管条件不善,造成纸张变质、字迹褪色,同时管理效率较低,影响档案信息的安全性和准确性。一些单位虽然配置了计算机等管理设备,但软件落后,只能调用简要信息,不能全面反映实际情况。
  (二)转递程序紊乱。正常情况下,流动人员人事档案不允许本人携带或者以邮寄的方式来传输,但一些单位将流动人员档案交由本人自带,部分流动人员不得不通过各种途径把档案转回单位,转递过程中对流动人员人事档案增加了不安全因素;部分流动人员因忙于找工作未及时将档案转回,造成档案毁损、遗失;还有一些单位在档案转递时不按照规定填写相关内容,造成档案保管时存在不同程度的问题。私自携带档案的人员可能违规拆封档案,造成档案材料失真的情况屡见不鲜。
  (三)管理人员不足。档案需要配备相应比例的专职干部,但实际上不少单位档案人员配比不合理,很多工作人员一兼多职,在工作时敷衍了事。流动人员人事档案管理只限于装好袋子、锁好柜子。加之材料收集范围和归档材料数量大,利用频率大幅提高,工作任务重,导致部分流动人员在人事调动之际,收集的相关档案材料尚未及时归入个人档案,档案的参考价值大为降低。
  三、强化流动人员人事档案管理工作的对策
  (一)更新理念,完善制度。档案部门要加强学习,充分认识流动人员人事档案管理的重要性,转变思想观念,注重流动人员人事档案管理制度的完善。同时加强档案管理重要性的宣传,让更多的人认识到流动人员人事档案管理的作用,实现流动人员法制观念的提升。不仅如此,调动档案管理工作者的积极性和创造性,促进流动人员人事档案管理的发展;建立流动人员人事档案管理专人负责制度,坚持谁出问题谁负责,完备归档手续,明确鉴别内容和归档的要求,保障流动人员人事档案的安全性。规范查阅制度、借阅制度,确保档案管理工作有条不紊地进行。
  (二)加大资金投入。做好流动人员人事档案管理离不开资金的大力支持,单位管理人员要将档案管理纳入到单位经费预算;档案部门要加强自身建设,配备相关现代化设施,以便档案管理实现动态化管理和维护,改变档案管理不适应形势和时代要求的不利局面;档案部门要根据单位实际开发研制档案管理软件,建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,充分利用互联网技术和信息化技术,促进档案管理的现代化和科学化发展。
  (三)加强在库档案的信息化、科学化管理。在信息化技术发展的今天,各人才服务中介机构已将流动人员档案按照单位代理、个人代理、来档年份等类别,编入档案号和柜组号,并按照档案花名册的内容加以补充后进行详细登记。建成人事代理档案信息库。使流动人员的梢案管理实现信息化。由此,流动人员能即时查询档案的在档情况,流动人员的档案管理工作从“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来,改变传统的封闭型管理模式,实现档案管理的开放式发展。主动面向知识经济主战场,顺应时代发展潮流,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
  总而言之,做好流动人员人事档案管理工作具有非常重要的现实意义。在新的发展形势下,人才流动更加复杂化,工作人员应根据流动人员的新特点,不断调整管理方式,在确保档案资料安全性、真实性的前提下,提升档案资源利用的整体效果,最大限度发挥档案原始参考凭证的效果,为单位在人才选拔、个人评价、职位晋升、待遇认定等工作提供有力的参考依据,实现档案管理服务社会的目的。
  【参考文献】
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  [3]李波.当前流动人员人事档案管理工作存在的問题及改进建议[J].科技资讯,2016.
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