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中专学校档案工作的规范化与标准化管理分析

作者:未知

  
  【摘要】在中专学校档案管理过程中,实现规范化的操作流程,是提高学校内部管理工作效率的重要保障,实现规范化档案管理是中专学校实行现代化管理的重要组成部分。在中专学校档案管理开展过程中,对档案内容进行规范化管理,同时结合学校发展特点,来制定针对化管理制度,突出中专学校的档案管理特点,在实现档案管理规范化时,对管理中容易出现问题的地方重点关注,确保档案管理高效化开展。
  【关键词】中专学校;档案管理;规范化;标准化
  随着教育教学改革的不断深入,很多中专学校的专业类别有了大幅度调整,招生专业和人数变化较大,学校的档案管理方面出现了很多新问题,给档案的有效管理利用造成了很大的障碍,因此在中专学校管理中加强档案管理改革,实现规范化与标准化管理,势在必行。
  一、档案管理规范化标准化具备的特点
  (一)管理工作综合能力要求。中专学校档案管理工作人员要具备较高的综合能力,如较强的政治素养和信息化操作技能。同时要有扎实的档案管理基础理论知识,能够灵活处理档案管理过程中的突发事件;具备相关学科的知识学习研究能力,能够解决档案管理中涉及的相关学科问题。有较强的责任心,认真完成档案建立、保存、修改、查询、调用等工作,注重创新工作方式。热情周到为学校师生提供档案管理服务。
  (二)实现档案管理灵活调取和细致化管理。近年来,很多中专学校的发展规模越来越大,这就使档案数量逐年增多。为了实现管理中方便化查阅和档案管理细致化目标,应倡导管理模式改革,弱化纸质档案功能,实现无纸化办公,建立以信息技术为支撑的信息化档案管理模式,开展信息化档案管理,通过网络和软件实现档案管理的详细分类和集中管理。同时通过系统化管理体系构建,使档案管理在使用和查阅中更加快捷方便。
  二、加强档案管理规范化标准化的措施
  (一)加强公文标准化工作的开展。在中专学校档案管理中,要实现高质量的档案管理,应该重视公文的制作与管理,在档案中管理的文件,其前身就是公文,在公文制作中质量和水平的高低会直接影响到档案管理的质量,如果不加以监管还会对后续档案的完善和发展带来影响。所以,实现档案管理规范化标准化,应该从档案管理工作的开展源头抓起,集中抓好公文的规范化和标准化流程,在档案管理文件中通过对文件质量的控制,加强管理中文件产生的价值。通过对公文实施专业化规范化的管理规定,为中专学校档案管理的高质量打下坚实的基础。
  (二)坚持档案管理立卷原则。在档案管理工作开展中应该不断对档案管理立卷归档原则进行强化。在档案管理效率低下问题分析中,发现档案管理中出现了许多没有规律和立卷顺序的组合,且档案立卷方面出现很多重复性问题,对档案管理效率的提升产生很大的影响,档案管理的无序化问题也会导致档案管理标准化无法有效实现。贯彻“以我为主”的档案管理原则,方能确保档案在管理中实现价值和应用水平的最大化,确保档案调取更加便利,同时使档案管理记录的内容更加完整丰富,确保中专学校档案管理目标能够有效实现。
  (三)提升档案案卷质量。在中专学校档案管理工作规范化开展过程中,不断提高管理质量是确保管理工作开展效益发挥的重要保障。应该重视对档案案卷的细节加工和处理,通过标准化的管理操作程序,对档案案卷进行统一装订,同时在档案管理分类中选择合适的立卷方法,加强分类管理。在档案管理工作实际开展中,管理工作人员应该针对不同类型和形式的档案文件进行仔细的检查和筛选,通过对档案文件进行集中和整理,通过管理接收部门对文件进行统一的储存,确保相关的档案管理资料能够详细准确记录应有的信息,确保档案资料载体和内容的安全。在档案管理资料移交过程中,应该认真进行检查,确保移交中出现的问题能够及时解决。
  三、结语
  中专学校档案管理涉及学校管理中多方面的内容,学校应该加强对于规范化现代化档案管理工作的认识,统一档案管理思想认识,使学校教师能够充分认识到档案管理的重要性,在档案管理工作开展中,能够有效配合工作的开展,使档案管理工作不断朝著规范化现代化的方向发展。
  【参考文献】
  [1]陈丽冰.浅谈如何推行中学档案工作的规范化标准化[J].中国高新区,2018(02):114.
  [2]陈洪亮.中职学校档案工作的规范化、标准化管理策略思考[J].办公室业务,2017(13):121.
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