医院办公室档案信息化管理策略研究

作者:未知

  【摘要】医院经营管理工作是促进医院发展的重要途径,随着医院经营理念的不断创新,医院的经营管理任务也越来越繁重。在医院经营管理过程中会产生很多档案信息,本文对当前医院办公室档案信息管理的常见问题和对策进行分析,并且提出医院档案信息化管理策略,旨在提高医院经营管理水平。
  【关键词】医院档案管理;信息化管理;对策
  医院办公室档案管理是医院办公室的重要工作之一,是对医院办公室发展过程中产生的各种信息资源进行收集、整理、存储,并且对各种档案信息进行利用的过程。在医院办公室档案管理过程中,管理制度是否健全、档案管理方法是否先进,都会对档案管理水平造成极大影响。随着计算机信息技术在社会中的应用变得越来越广泛,医院的管理模式也发生了很大改变,对信息化技术的应用越来越多。医院办公室档案信息化管理过程中,必须要完善管理制度,对信息化档案的格式、存储方式等进行统一,从而确保档案管理水平的不断提升,为医院经营管理工作提供支持与帮助。
  一、医院办公室档案管理工作的重要性
  近年来,我国医院的发展不断改革转型,医院经营管理成为医院转型发展过程中的重要内容之一,医院产生的档案信息也越来越多。尤其是医院的办公室,作为日常业务的管理部门,档案资料丰富。医院办公室要对档案管理的环节、内容等进行了解,在档案管理过程中,必须要注重档案的收集、整理、汇总、存储、利用等过程,真正发挥出档案的价值。有的档案管理人员没有充分意识到档案管理工作的意义,认为档案管理就是简单地将各种档案信息收集起来,殊不知,档案资源只有在被利用的过程中才会彰显出其价值,所以在现代化档案管理过程中,必须要重视档案资源的利用,契合时代发展趋势,加强对信息化技术的应用,不断提高档案管理水平的重要途径。当前医院的办公室档案管理方法还比较陈旧,极大地影响了办公室档案管理水平。
  二、医院办公室檔案管理存在的问题
  (一)档案管理理念比较陈旧。档案管理工作在我国经济社会发展过程中具有十分重要的地位,任何一个行业都必须要重视档案管理工作,对档案资源进行充分利用,促进本单位发展。但是当前有的医院在发展过程中,开展档案管理依旧习惯采用人工管理方式,各种档案资源主要以纸质化形式出现,没有及时对各种档案资源进行归档,导致档案信息杂乱。
  (二)设施设备条件不足。信息化管理是档案管理发展趋势,当前信息化技术的应用越来越广泛,在档案管理过程中,一些传统的管理方法已经逐渐被淘汰,但是信息化管理必须要具备一定的硬件和软件基础,即要配置计算机设备,搭建档案管理信息系统。但是当前在医院档案管理过程中还存在明显的不足,尤其是硬件设备的配备上存在不足,导致档案管理水平较低。
  (三)档案管理安全性问题。在档案管理过程中,信息化管理是一个必然的趋势,但是信息化管理必须要借助信息技术、计算机系统、互联网,信息泄露是一个十分严重的问题。由于医院办公室档案关系很多重要部门以及医院的经营情况,所以档案信息化管理过程中的安全问题也至关重要,在管理过程中必须要加强对各种信息安全漏洞的控制。
  三、医院办公室档案信息化管理的策略
  (一)加强对信息化管理的认识。在医院办公室档案管理过程中,应该不断树立现代信息服务理念,提高医院办公室档案管理水平。从医院的角度来讲,医院的领导人员必须要对档案管理信息化发展加以重视,而且在全院范围内形成一种共识,为档案管理工作创新奠定坚实的基础。其次要加强对档案管理信息化发展的支持,例如要拨出更多资金用于档案管理信息化建设,招聘专业化档案管理人员、配备设备等,为档案管理创新奠定基础。
  (二)完善软硬件设施,提高档案管理信息化水平。在医院办公室档案管理过程中,各种基础条件的完善,是档案管理实现现代化发展的重要基础。档案信息化管理的关键有两个,一个是硬件基础良好,一个是软件配备完善。首先要加强对各种硬件设备的配备,尤其是计算机设备、数据存储设备、服务器建设等,这些硬件设施设备不可或缺,以便为档案信息化管理提供良好的硬件基础。其次要加强软件系统建设。在档案管理过程中,信息化管理离不开软件信息系统的开发,不同的单位有不同的档案信息,因此在档案信息化管理过程中,要根据医院的实际情况设计专门的档案信息化管理系统,对系统进行分类,从而便于档案管理人员根据具体的要求对档案进行分类,将其存储到不同的栏目中。
  (三)加强档案安全管理。当前计算机都是由软件和硬件两个部分组成的,每一个环节都存在风险,电脑病毒、黑客攻击等因素是导致医院办公室档案信息丢失和泄露的主要原因。医院办公室档案对医院的发展有十分重要的意义,针对信息化发展过程中的安全问题,必须要加强对档案安全的重视,积极加强档案管理系统的安全防护,加强防病毒软件、防黑客攻击技术等,同时要对档案管理人员进行教育,提高他们对档案管理工作的重视,减少不规范的操作以及上网行为,在开展档案收集、录入等工作的时候要严格遵守相关的规定,减少各种误操作行为,提高档案管理安全水平。
  综上所述,随着我国医院发展水平的不断提升,医院办公室工作中档案管理的任务越来越繁重,办公室的档案管理责任也越来越大。加强档案管理成为医院发展过程中的重点任务,面对当前医院办公室档案管理存在的问题,要加强信息化技术的应用,采用信息化管理手段,提高档案资源的安全防护水平,促进培训工作的顺利开展。
  【参考文献】
  [1]底涛.医院档案信息化管理研究[J].信息与电脑(理论版),2015(1).
  [2]李思瑶.医院档案信息化管理研究[J].黑龙江档案,2015(4).
  [3]谈玉平.基于信息化视角的医院档案管理研究[J].办公室业务,2016(5).
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