档案馆信息化建设存在的问题与对策

作者:未知

  【摘要】根据我国档案规划工作基本情况来看,信息档案的建设问题越来越受到广泛的关注。然而目前档案信息化建设仅仅涉及民生档案、政务公开等领域,企业和事业单位的档案信息化建设并没有完善。本文主要针对档案信息化管理的现状,对当前阶段档案管理中存在的问题进行探索和分析,预测未来档案信息化发展的形势,并且根据当前档案馆信息化建设存在的问题提出相应的解决对策。
  【关键词】档案信息化;问题;对策
  一、档案馆信息化建设的现状
  档案馆信息化建设是在国家档案管理部门的领导和管理下统一进行的,档案馆的信息化建设已经采取了一系列现代信息技术,同时档案馆的信息资源管理大致达到了数字化水平。在目前的阶段,虽然很大一部分单位已经开始实施档案管理信息化,但档案馆的信息化管理水平并不完善,还存在着一系列问题亟待解决。根据对档案馆信息化建设的调查和研究表明,档案馆信息化建设主要存在以下几方面问题。
  二、档案信息化建设存在的问题
  (一)档案信息化建设发展不平衡。首先档案信息化建设在不断发展的过程中,因为资金短缺、设备投入不足、重视度不够多等种种原因,导致档案馆信息化的管理模式还处于十分传统的阶段,管理手段不是特别先进,信息化程度还不够高,造成档案的信息化建设及管理进程十分缓慢、停滞不前。
  (二)档案信息的制度不完备。档案馆的很多档案室缺乏存储档案的专业磁介质器械,而数字档案很大程度上都要依靠设备发挥作用,所以设备的落后和缺失给档案管理信息化造成了很大的阻碍。并且档案馆是应用局域网维持运行的,员工要依靠自己的权限读取文件,没有固定明确的文件保存路径,因而,存储文件杂乱无章,毫无规律可言,为以后的文件查阅工作带来了很大的困扰。
  (三)领导对档案馆信息化建设漠视。档案馆信息化并不会直接创造丰厚的经济收益,它的效益一般是长期的、潜在的。因此上级领导及主管部门往往认为对档案馆实施信息化建设只会消耗资本,并不会带来实际性的经济效益,只注重短期利益而忽视了长远的潜在效益,所以对于档案馆的信息化建设并不积极,不重视档案馆的信息化建设工作。
  (四)信息安全较差。信息化、网络化给人们的生活带来了极大的便利,也从根本上改变了人们的生活方式,但当我们享受着便捷服务的同时也存在很大的安全问题。近些年,计算机病毒和黑客威胁愈演愈烈,每年都会给网络安全问题带来巨大的威胁。抛开外部安全风险的攻击,计算机内部的防御系统假如不完善,也会引发档案与电子文件不相容的问题,给数据库造成一定冲击,更严重的还会导致整个公务系统瘫痪。
  (五)资源共享不能满足要求。档案馆的信息化建设必须是公开的、面向大众的,如果想满足公众对其不同层次的需要,就要做到档案信息资源的开放共享。但在档案信息开发过程中,很多工作人员思想落后,具有很大的局限性,远远落后于时代潮流,他们不能全面客观科学地面对档案信息化建设。甚至一些人简单地把档案信息化等同于档案数字化,他们没有认识到档案数字化仅有提高档案查询效率的作用,而不能实现信息的开放和共享,因此很难及时提供档案的信息查询服务。
  三、档案信息化建设对策
  (一)强化监管,实施制度化管理。档案馆的上层核心部门对档案管理部门的工作严格把关,依照《档案法》条例规定,确保档案馆管理工作依法进行。主管部门要加强档案规范查处意识,对档案馆信息化建设中存在的一切不合理不合法行为进行严肃处理。在执法监督过程中,要增强检查强度,避免以权谋私问题的出现,严格遵从档案法规,以确保档案馆内部档案管理制度化、规范化。
  (二)加强档案管理软硬件设备。与档案信息化管理相匹配的软硬件基础设备是实现档案管理信息化的组织前提和根本保障,主要涉及网络环境、硬件环境及系统软件模块。挑选应用系统时,第一要衡量的就是系统是否具备开放性和包容性特征,与此同时也不能忽视应用系统的扩展性。作为软件存储平台,就是要给档案数据和软件的安全保驾护航,同时还要把握现实条件,随机应对,确保各部分功能都灵活便捷,以更好地实现档案馆的信息化建设。
  (三)建立高素质的企业档案群体。培养一支业务能力极强的档案队伍是档案馆信息化建设的重中之重。首先,要提高档案管理群体的政治觉悟。其次,要不断提高档案管理人员的综合素质。最后,档案管理者还要具备专业的档案管理知识和技能。档案管理者一定要根据信息化管理中面临的现实状况,不断完善档案信息化建设和管理水平,提供及时、有效的服务。
  档案馆信息化建设是实现其高质量高效率服务的必不可少的一部分。所以,利用科学的举措加快推进档案馆信息化和现代化建设是十分必要的。
  【參考文献】
  [1]孟世恩,王颖,何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究,2004(5):29-32.
  [2]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育,2010,8(12):200-201.
  [3]刘斌.信息化时代的档案安全问题[J].河南社会科学,2008(6):160-161.
  [4]黄华,李艳梅.关于信息化背景下档案管理技术创新问题的探讨[J].黑龙江档案,2012(3):56.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14872296.htm

服务推荐