我国数字档案馆共建共享服务机制研究

作者:未知

  【摘要】随着计算机技术不断普及以及电子政务进程的不断推进,数字档案馆的建设提上档案馆的工作进程。文章介绍了我国数字档案馆档案共建共享服务机制,阐述了共建共享服务机制创建的必要性及存在的问题,最后提出了五点完善数字档案馆服务机制的建议。
  【关键词】数字档案馆;档案信息服务;服务模式;机制
  随着计算机技术与远程通信技术的不断发展,信息技术成为社会发展与进步的动力,它不仅影响社会经济活动的发展,也支配着人们的日常生活,使人类社会发生着革命性变迁,从 传统档案馆向数字档案馆的转变正是这种变迁在档案领域内的突出表现。数字档案馆借助于计算机网络而生存与发展,它有着其特定的服务模式与机制。
  一、数字档案馆共建共享服务机制建立的必要性
  一方面,我国地域广大,人口众多,产生的信息非同小可,少数几个数字档案馆根本无法满足需求也无法概括全部;另一方面,我国建设综合性数字档案馆的主要目的是为了辅助综合性档案馆,方便其为社会服务,并推进我国档案部门的现代化和数字化建设,以辅助我国的电子政务建设。我国的综合性数字档案馆大多以各地方性综合档案馆馆网的方式存在,使我国的数字档案馆建设既分散又发展缓慢,因此我国的数字档案馆服务需采取共享共建的机制。
  二、我国数字档案馆创建共享共建服务机制存在的问题
  (一)服务范围过于狭小,不利于数字档案馆的进一步发展。数字档案馆的共建共享服务机制,是建立在数字档案馆依托于综合性档案馆并主要为我国的政府信息公开的基础之上。因此,其主要服务对象是面向政府各级机关而并非面向所有社会公众,至少目前为止是这样。从而使得各数字档案馆将重心放在了如何替政府部门服务之上,而忽略了其他服务方式。从而导致其服务范围狭小,甚至有很多人不知道数字档案馆的存在。
  (二)建设和服务分散,不利于资源的共享及用户的利用。我国的数字档案馆,大多由该地所在的有关档案部门建设,因此,其内容和服务对象也只能覆盖当地,无力覆盖全国,从而导致用户在查找信息资源时要多方搜索,有的甚至还找不到。这样,不仅不利于各地信息资源的共享和传递,也对用户利用档案信息造成不便。
  (三)没有统一的规范,系统不能兼容。随着电子政务的推进,地方各级档案馆开始了档案数字化建设,建立数字档案馆,但是由于没有统一的建设标准,各数字档案馆建设所使用的系统有所不同,数据库资源难以共享,不利于信息资源的共享。
  三、在当前服务机制下如何完善数字档案馆的服务模式
  (一)加强信息资源建设。计算机技术在我国普及的时间还不是很久,数字档案馆服务的完善需要先进的信息技术,我们应该充分引入先进的计算机服务方式,加强数字档案馆的信息共享能力和信息处理能力,使用户能够查找到系统而详细的信息。增强數字档案馆的服务功能,全面开展面向公众的服务,并开展特色服务以吸引利用者。
  (二)加强各档案馆之间的合作。在当前体制下,数字档案馆服务面临的最大的挑战就是,资源分散,覆盖面不广。因此,加强各馆际之间的联系和合作非常重要。因为,在当今社会用户已不再满足于零散的原始信息的利用,而是渴望有人来提供系统的经过加工的知识。我国现阶段的数字档案馆提供的分散及原始的信息已不能满足用户的需求,因此,要加强各档案馆之间的合作,甚至是建立一个覆盖全国范围的联合数字档案馆,来满足用户的需求。
  (三)统筹规划。建设数字档案馆必须由档案工作的主管部门会同国家信息产业主管部门共同研究,建立集中统一的领导管理体制,做好宏观规划和政策引导,具体制订建设数字档案馆的近、远期规划,协调各级档案馆之间、各部门之间的分工与合作,联合攻关,解决数字档案馆建设中的各种理论和技术问题。
  (四)建立健全相关法律规范。数字档案馆是一个新鲜的事物,其本身及发展过程中必然会存在各种问题,比如,数字档案馆的系统安全如何保障、如何准确把握档案文件是否涉密、数字档案馆用户的权利有哪些等。这一系列问题应该如何解决呢?首先我们要根据发现的问题,寻找解决措施,不断完善和健全现有的法律体系,使数字档案馆的工作做到“有法可依”。目前,世界各国均已制订了一系列的法律、法规以保证档案信息的安全,但这些法律法规都存在着漏洞,需要不断完善。另一方面,就是要不断提高人们的档案法律意识,做到档案工作“有法必依”,对档案信息泄密行为进行法律责任追究。
  (五)引进相关的人才。数字档案馆的完善需要以下几个方面的人才:1.管理人才。在数字档案馆构建和运行过程中必然会不断遇到各种矛盾及问题,这需要优秀的管理人才来解决矛盾,协调各种问题。2.专业档案管理工作人员。数字档案馆建设必然需要专业档案管理人员,同时对人员的素质更高的要求,他们不仅仅要具备档案管理方面的基础知识,还要求了解和掌握信息技术,同时要具备信息获取及自我学习的能力。3.法律人才。数字档案馆构建与运作中必然涉及保密、隐私、知识产权、合同、网络安全等法律问题及相关事务,法律人才对妥善解决这些问题起着至关重要的作用。
  【参考文献】
  [1]谢凌奕,丁媚.数字档案馆模式构建分析[J].北京档案,2002(3).
  [2]许嫚.数字化城建档案馆发展前瞻[J].城建档案,2002.
  [3]宋涌.我国数字档案馆建设研究[D].天津大学,2008.
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