“互联网+”模式下高校财务报销存在的问题及对策研究

作者:未知

  【摘 要】 本文分析了高校财务报账难的根源,有针对性地提出了高校财务报销的优化对策:即加大宣传培训力度,促进“互联网+”报销模式效益最大化;聘用财务助理,配置财务初审员,让“专业的人做专业的事”;构建系统内沟通和智能模块;推行网上签批功能等。以提升财务报销效率及师生报账满意度,更好地服务高校。
  【关键词】 互联网+;高校;财务报销
  高校作为一个人员密集、部门众多、活动频繁的组织,其业务的繁杂性、重复性使高校财务部门面临的工作压力与日俱增。财务报销工作是高校财务管理工作中最基础的工作,其业务种类复杂、手续繁琐、涉及面广、政策性强。随着互联网络信息技术飞速发展,网上预约报销模式全面提升了财务工作的效率和服务质量,全面监管了财务工作情况,使高校财务管理工作水平得到了提升。但高校在推广网上预约报销系统的过程中,报账难的问题仍存在,这就需要高校财务工作者在实践中不断地创新,充分发挥网上预约报销系统的优势,逐步解决高校报账难的问题。
  一、“互联网+”模式下高校财务报账难的根源
  网上预约报销系统的应用,突破了传统线下报销模式的约束,优化了报账环节和核算环节,为财务工作者构建一个全新的环境,但这一全新的财务报销模式在应用中也存在一些问题,主要分为以下几点:
  1、财务的专业性较强,报账人员较难全面掌握
  高校为了顺利开展财务工作,会结合自身实际情况制定相关的财务报销制度及规范。报账人员可通过熟悉财务报账制度及规范解决常见的报销问题。但对于报账人员而言,存在以下几个问题:
  (1)财务的专业性较强,报账人员大多是高校师生,其承担的科研、教学及学习任务较重,基本没有时间主动从财务网站、报账大厅学习或者更新各类财务报账规范及制度,多数情况则是通过不断的返单、退单来熟悉报账流程和细则;
  (2)高校财务报销工作手续繁杂,高校师生平日忙于教学科研工作,在发票要过期或报销经费要被收回时才产生紧迫感,将积攒已久的发票集中报销。加之报账师生对报销政策、细则了解不全面,在短时间内填写大量的报销单非常容易出错,报销单的合格率势必随之下降;
  (3)开学初、学期末及年末财务部门工作量较大,大量的报销行为带来的报销单也会给财务工作者带来巨大的工作压力,一定程度上也会影响到财务报销的服务质量和效率。笔者单位每年的报账高峰期主要集中在3月、6月、9月、12月,年末结账前最为突出。
  2、报账人员与财务工作者之间信息沟通不畅
  近年来,随着高校的快速发展和外部经济环境的变化,国家相关部门陆续出台的新法规、新制度,财务部门原有的报账制度和规范已不能满足高校发展需要, 或多或少都有更新或重新修订的情况。对此,依靠财务工作者的口头宣传和解释已经无法满足报账人员在报账过程中对相关信息的了解需求。经办人、经费负责人、财务部门及业务部门之间缺乏及时、高效的信息沟通渠道,致使报账人员掌握的报销信息不足。
  在应用网上预约报销系统和自助投单机后,报账人员和财务工作者不再直接沟通。财务工作者在审查报销单据的过程中,当报销单手续不全或需更换原始凭证时,财务工作者无法当面同报销经办人进行沟通,需电话或短信联系经办人等待其来报销大厅处理,会导致报账周期的增加。特别在报销工作量较大的时期,财务审核报销岗需要花费大量的时间与报账人员进行沟通,由此带来的高居不下的返单率使得服务满意度和效率降低。
  3、报销业务流程复杂,信息化水平较低
  现阶段,西安理工大学的网上预约报销系统包含了日常报销、差旅费报销以及借款三个模块,这三项暂不支持网上签批功能。报账人员在填写网上报销预约单、准备相关票据及支撑材料后,还需要寻找经费负责人、主管部门领导等进行审查和签字,而签批环节往往会消耗报账人员大量的时间。
  另一方面,网上预约报销系统由经费负责人或经办人在系统自行判定经济业务类型录入,精确度不高,且目前系统针对经费预算控制、经费使用范围、经济业务类型判定、电子发票验证、公务卡卡号维护以及报销业务所需附的支撑材料等众多事项并没有设置相关的提醒或控制,导致报账人员录入的单据经常出现问题,主要包括:
  (1)经济业务分类与实际业务分类不符;
  (2)多笔业务混合录入,不能做到一事一报;
  (3)同一业务使用多个经费支出,未系统合并提交预约;
  (4)系统未控制经费本预算超支,多笔业务由于预算超支需要更换或补充经费本;
  (5)电子发票未系统验证;
  (6)差旅费补助金额录入不准确等。
  4、报账经办人员不固定,信息不对称
  当前,大多高校并没有规定财务报销必须由固定的人员经办,每位师生员工都可能成为财务报账的经办人员,人员数量多、流动性大,这就导致了财务报账的经办人员对财务知识及报账细则的了解不够系统全面,这也给财务工作人员对报销业务的宣传、解释及指导带来较大的困难。
  基于以上4点原因,由于财务工作本身的复杂性,以及目前高校财务报销中普遍存在的经办人不固定以及沟通方式落后導致的信息不对称,再加上信息化水平过低无法适应目前报账体系的现状,导致了高校“报账难”问题难以解决。
  二、高校财务报销的优化对策
  针对以上问题分析,结合笔者自身工作经验,提出以下几点对策用以应对高校“报账难”问题:
  1、加大宣传培训力度,促进“互联网+”报销模式效益最大化
  高校应针对经费使用人员和网上预约报销系统操作人员,做好相关规章制度、操作流程特别是基于“互联网+”模式新报销方式的宣传和培训工作。对此可以采用多种宣传和培训的方式,除了现有的日常报销小常识、财务制度汇编、报账通则等文字版指南之外,还可以采用图片的形式,如介绍日常报销业务时附一张日常报销单的图片,并在需要备注或提醒的位置进行文字说明或标注,也可以通过把常见的报销业务流程做成视频资料进行宣传,通过观看视频资料可以使报销业务更加直观明了,使报账人员对相关制度流程了解得更加清楚,提升报账人员提交单据的完整性与正确性,从而降低返单率,提高报账效率。   2、聘用財务助理,配置财务初审员,让“专业的人做专业的事”
  高校可设立专项基金,为各部门、各学院及课题组配备专职财务助理,财务工作者定期对其进行财务知识及报销业务培训,包括整理原始单据、单据审批权限、财务报销具体流程以及经费使用范围等,使其在短时间内全面了解相关的政策法规,熟悉报销业务流程,从而提高财务报销的效率。同时,专职财务助理可以在预算编制、结题审计、经费查询及支出管理等方面对报账人员进行业务指导,从而减轻报账人员和财务人员负担。
  此外,可通过配置财务初审员搭建起财务人员和报账人员沟通的桥梁。结合笔者单位实际,建议可以在自助投单机及报账大厅配置财务初审员。类似于银行大堂经理,财务初审员主要职责是收集报销单据并进行初审,对于明显有问题的单据应当面退还给报账人员,并指导其如何办理此类报销业务。通过财务初审员初审过的单据,后面审核时通过率会大幅提高,直接降低了返单率和退单率,提高了报销效率。财务初审岗在职责履行中,可以解答报账人员在报销中遇到的疑问,协助政策答疑、文件解读,协调解决财务人员与报账人员之间的意见分歧。
  3、构建系统内沟通和智能模块
  结合现阶段我国高校网上预约报销系统信息沟通中涌现出的问题,可以在系统运行中构建信息沟通模块。该模块可采用类似于网页版QQ、微信等公众熟知的模式,报账人员和财务工作者可以通过此模块沟通交流。同时设置离线消息提醒功能,用户在上线之后消息可以及时查收。这种多样化的系统沟通平台,有助于提升沟通的效率。
  同时,可以在网上预约报销系统中增设提醒和控制智能模块。报账人员在系统录入相关信息时,当出现经费预算超支、经费使用范围不正确、经济业务类型判定错误、电子发票未系统验证、未进行公务卡卡号维护以及不清楚报销业务所需附的支撑材料时,系统可通过设置相对应的提醒信息或控制措施,从而提升录入信息的规范及准确性。
  4、推行网上签批功能
  通过增设网上签批功能,报账人员在预约报销系统中录入相关信息,上传原始票据和支撑材料的扫描件后,审批人员通过手机或电脑客户端登录系统可查询到需审批的详细信息,并在系统内进行网上签批,此功能的推行将简化报账人员的报账流程,同时便于审批人对相关报账单据的审核。系统中的原始发票和支撑材料扫描件、预约单据等信息可以存储到系统后台的信息系统作为电子档案进行存储,方便文档查阅,这样在为报账人员提供便捷的同时,也有利于财务工作者工作效率的提升。
  基于上述说明,在“互联网+”时代背景下,高校财务以信息化、电子化、自动化为手段,依托便捷的信息与网络技术,加大财务政策的宣传培训力度,设置财务助理、财务初审员岗位及培训机制,构建系统内沟通和智能模块,推行网上签批功能,实现数据传输管理“无纸化”、财务处理“智能化”、 管理过程“透明化”的目标,努力实现让师生员工“少跑一回路,少等一分钟”,进一步推动高校财务精细化、科学化、规范化管理,逐步解决高校“报账难”的问题。
  【参考文献】
  [1] 柳强.佟怡伶.刁春荣.会计信息化背景下高校网上报销的问题及对策[J].时代金融, 2017(4).
  [2] 高建慧,陈少婷.“互联网 + ”时代高校网上报销模式的应用研究[J].会计师,2016(17).
  [3] 贺馨 .高校财务报销流程中的问题与对策探究[J].行政事业资产与财务,2016(10).
  [4] 郭娟.“互联网 + ”时代科研经费管理流程优化[J].会计之友,2018(3).
  [5] 吴迪.高校实行网上预约报销的探索与思考[J].中国集体经济,2017.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-14874609.htm

服务推荐