基于信息化背景的事业单位档案管理科学化研究探讨

作者:未知

  摘 要:信息化背景下,档案管理面临着工作和服务模式创新的要求和挑战,档案管理能否实现科学化、档案信息能否发挥最大价值,直接关系着事业单位档案管理质量的高低,关系着事业单位能否实现健康运行。因此,事业单位应当跟上信息时代发展的步伐,加强档案管理信息化建设,保证档案管理工作科学、规范、有序地开展。本文主要就档案管理科学化的重要意义及其现状进行了简要的分析,并提出了基于信息化背景的档案管理科学化路径。
  关键词:信息化背景;档案管理;科学化;路径
  1 引言
  档案管理是事业单位整体工作中的重要组成部分,进入新时期,事业单位内部业务增多,相应的档案资料的数量和类型也在与日俱增,这给档案管理工作带来了不小的压力。随着我国信息化进程的逐渐加快,档案管理工作也正面临着由传统管理模式向信息化管理转变的新要求和新挑战。只有在与时俱进原则的指导下加强档案管理信息化建设,才能真正提升档案管理工作的质量和效率,才能发挥档案信息在推动事业单位科学决策和正常运转中的重要价值。也正因为如此,在信息化背景下,如何提升档案管理的科学化,成为事业单位应当重点研究的课题。
  2 信息化背景下档案管理科学化的重要意义
  随着我国经济体制的变革,事业单位的发展体制也在不断调整,而档案管理科学化恰恰是这项改革的重要内容之一。档案管理科学化的重要意义主要体现在以下几个方面:
  第一,档案管理科学化是顺应信息时代发展的需求。计算机设备的更新和互联网技术的普及,带来的不仅是人们生活方式的变化,还有档案管理方式的变革,传统档案管理模式已经不能适应时代发展了,实现档案管理科学化和信息化才是当前事业单位发展的新思路。因此,事业单位应当以时代和技术发展为关注点,积极创新,只有这样才能实现档案管理的科学化。
  第二,实现档案管理科学化是事业单位正常有效运行的基本保障。档案资料是事业单位开展业务、提供服务的重要历史见证,真实记录了事业单位过去的工作轨迹。事业单位管理者能够从档案资料中了解本单位发展的情况,并根据实际情况调整计划和制定战略目标;同时档案又是记录干部职工成长轨迹的载体,管理者可以根据档案对人力资源结构进行科学分析,以促进干部职工素质的提升。
  第三,档案管理科学化为事业单位改革发展提供保证。随着事业单位改革的不断深化,政务、财务、人事成为被要求公开的事项,这就要求档案管理实现科学化。社会公众能够从档案信息中看到事业单位发展的情况,一方面有利于民主监督的实现,另一方面又可以为事业单位带来优秀的合作对象,实现良好发展。
  3 当前档案管理的现状分析
  3.1 档案管理制度不完备
  当前,档案管理工作已经成为社会各个领域普遍关注的重点。然而有些事业单位对档案管理工作却缺乏足够的重视,甚至出现档案管理工作流于形式的不良现象,监督机制严重缺位。同时,由于档案管理工作不能为事业单位带来直接的经济利益,领导就错误地认为档案管理工作没必要被当作重要工作来开展,在这种错误思想的影响下,没有针对档案管理制定科学严格的规章制度,致使档案管理工作陷入一片混乱的局面。
  3.2 档案管理资金投入太少
  当前,很多事业单位在档案管理方面的资金投入相对较少,甚至有些领导认为投入过多的资金就是在增加事业单位的运行成本,导致档案管理工作中一直使用陈旧的计算机设备,进而使得档案管理工作效率极大降低,出现死板僵化的局面。在信息化背景下,仍有些档案管理人员使用纸质手写的方式来整理档案,加上纸质档案保存难度高,就很容易造成档案信息遗漏、档案资料破损的问题。
  3.3 档案管理信息化意识缺乏
  信息技术对各行各业来说是一项重要的工具。然而,在事业单位档案管理工作中,有些管理人员跟不上信息时代的步伐,缺乏档案管理信息化意识,错误地认为采用传统的工作方式就可以完成档案管理工作,在档案管理信息化建设中缺乏动力和积极性,仅仅抱着完成上级部门指示任务的应付态度来开展工作,进而导致档案管理工作的效率迟迟得不到有效提升。
  4 基于信息化背景的档案管理科学化路径
  4.1 建立健全档案管理制度
  事业单位应当制定科学规范的档案管理制度,制度内容应当包括档案管理的重要性、基本内容、基本要求和标准、工作流程以及相应的考评措施。只有对档案管理工作做明确详细的规定,才能真正提升领导者及管理人员对档案管理的认识,在明确档案管理职责的基础上做好档案管理工作,进而为实现档案管理科学化奠定基础。同时,事业单位应当用严格的考评制度,督促档案管理人员在日常工作中贯彻档案管理制度,并按照规定的工作内容、标准和方法开展工作,最大限度地避免工作中相互推卸责任的情况发生,切实保证档案管理科学化水平的提升。
  4.2 适当加大档案管理资金投入
  在信息化背景下,要建立专项经费用以引进先进的计算机硬件设备如打印机、扫描仪、计算机等,以及软件设备如电子档案管理系统等,为档案管理科学化提供足够的软硬件支撑。另外,事业单位应当为档案管理建立优质的环境,按照科学化的规范和标准,建立专门的电子档案室,配备专业的档案柜和消防用具,并及时做好硬件设备的维护和软件系统的管理,为档案管理科学化水平的提高打好基础。
  4.3 强化档案信息资源管理工作
  在信息化背景下,档案管理工作人员应当全面分析檔案信息的内容,做好档案信息的收集、分离(分类)、整理工作,并为档案信息编制规范目录,将分散的信息集中起来为事业单位决策提供参考价值,并将纸质档案信息进行数字化处理。在开展档案管理工作的过程中,档案管理人员应当借助信息技术的优势和价值,将纸质档案录入电子档案管理系统,保证档案信息的准确性和完整性。同时,档案管理人员还应当为档案信息资源管理建立专门的网络平台,实现信息资源的共享和整合,进而以科学化的档案管理为社会公 众提供更加优质的信息服务。
  5 结语
  总而言之,档案管理工作应当紧跟信息化进程,科学分析当前档案管理工作中存在的问题,并通过完善制度、加大投入、整合信息等有效路径加快档案管理信息化、科学化进程,进而为事业单位的现代化改革提供动力。
  参考文献
  [1]陈兴龙:关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考,才智,2018(23)。
  [2]李延菲:浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化,卷宗,2017(34)。
  (作者单位:中共浦城县委总值班室)
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