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档案规范化管理工作的研究探讨

作者:未知

  摘 要:随着社会主义市场经济体制的建立和发展,蓬勃发展的企业成为中国社会主义市场经济的重要构成要素。目前我国身处经济新常态,我国经济结构不断优化,企业档案也呈现出快速增长之势,与此同时,企业档案管理呈现一些问题,这些问题一般比较集中。企业若要实现可持续发展,就必须认识到档案管理问题的根源,不断完善档案管理工作。本文立足于当今社会经济背景,依据国家有关规定,结合现代档案管理学的相关知识,就档案管理工作的规范化进行探讨,希望能够为企业档案管理部门提供理论参考。
  关键词:档案管理;企业;对策;规范化
  一、企业档案管理概述
  (一)企业档案管理规范化应当坚持的原则
  档案管理主要是对档案信息进行管理,其中包括档案价值鉴定、档案统计、档案编辑和研究、档案编目、档案的提供利用等,它能准确反映出企事业单位的成长历程[1]。档案管理工作应坚持以下几点原则:档案安全原则、档案完整原则、档案易于利用原则。为有效遵循这些原则,管理人员必须具备一定的专业素养,以确保档案的安全完整。
  (二)企业档案管理规范化的必要性
  企业档案是企业在发展过程中的印记以及发展历程,其不仅是企业的发展历史记载,同时也是企业解决企业问题以及应市场挑战的参考依据,对其企业发展战略以及决策的制定具有着重要的作用[2]。对于企业的管理水平来说,企业的档案管理工作是评判其现代化管理水平的依据,企业的档案管理内容,需要企业生产、运营以及后勤等资料信息进行全面的记录,主要包括对企业财政的收入支出财务档案、工作人员的基本信息、人员的流动清單以及相关产品的研究资料研发档案等内容,其每一部分的档案内容虽然都有所不同,针对的管理对象也不同,但是它们都和企业的运营与发展有着密不可分的关系,因此,企业就需要高度重视档案管理工作,对其进行规范化的管理,从而来提高档案的管理水平。
  二、企业档案管理工作存在的问题
  (一)档案管理认识不到位
  部分企业管理者只注重短期利益与现实利益,对档案利用取得的效益知之甚少,认为企业中的档案管理可有可无。在现实中常有这样的情况:说档案资料的重要,企业管理者都认同,但要把档案工作作为企业内的一项管理工作和其它工作一起来管理,却难以摆上议事日程。只有当企业领导者切实见到档案为企业带来的效益,才会主动更新原有的对档案管理的认知。积极投入资金改善档案管理的企业环境。在企业发展中档案所起的作用,及对档案管理工作重要性的认识,需要经过一个由不认识到认识,由肤浅到深刻的过程,并在企业领导层中对档案管理工作重要性认识达成共识,并下力量抓好这项工作。
  (二)档案管理制度不健全
  未对档案实行统一规范管理的企业通常有两种现象反映:一类是规模不大的企业或企业是家庭成员负责主要机构的管理机制,这类企业的档案普遍缺乏统一的标准,集中在一小部分人手中,档案的作用很难发挥出来;第二类是已经形成一定规模的企业,但在管理方法上脱离了企业的实际需求,分散无序的档案状态影响了档案工作的有效展开[3]。混乱的管理方式,对企业发展产生了负面影响:一是限制了企业发展的规模。大多数企业由小规模逐渐做大,随着企业不断发展,无论是从人员上还是技术开发层面都需要进一步的数据资源管理。如果企业领导者和管理层不重视档案资源的管理,对档案工作各个环节缺少科学规范的指导和有力的内部监督,这些因素往往是造成企业信息资源实效甚至流失的根本原因。二是容易导致档案资源的泄密。企业与员工虽然存在劳动合同的制约联系,但是企业尤其是中小型企业在人员流动量上是及大的。企业的档案如果由个人或相关部门分散保管,增加了监督工作的难度。企业档案管理工作规范化的路径分析
  三、企业档案管理工作规范化的对策
  (一)加强档案组织管理
  第一,提升对档案管理工作的重视程度。企业可以把档案工作纳入企业督办事项,作为年度目标考核的重要内容,每月通报工作进展情况,压实工作责任和任务担子。
  第二,企业可以对档案工作领导机构人员及职责重新调整,成立由主要领导挂帅、分管领导主抓、办公室主任负责的档案规范化管理领导小组,统筹安排和组织协调开展档案工作规范化建设。
  第三,为完成档案工作年度等级评定任务及中长期规划目标,企业可以设立档案工作专门管理机构,成立档案办公室,独立开展工作,负责制定和完善公司档案管理制度,规范档案管理流程;组织开展日常的档案收集、整理等业务工作,完成上级下达、公司交办的档案工作年度任务和中长期规划目标;负责公司档案室标准化、信息化、数字化建设,完成档案工作规范化等级评定实施方案中确定的阶段目标和工作任务;对基层部门的档案工作进行检查验收和考核评定,指导和帮助各部门完善档案基础管理,提高公司档案的利用率;组织开展档案宣传和业务培训,提升公司档案管理整体水平。
  第四,推动档案管理走向专业化。企业应当为档案办公室配备专职管理和业务人员,同时在各部门安排专职或兼职档案工作承办人,在公司档案办公室备案,负责本部门日常的档案收集、整理、预组卷和移交归档等工作。
  第五,企业可以成立档案鉴定领导组和工作机构,按要求开展档案鉴定和统计工作,定期对档案进行鉴定,对各业务部门应交未交、确有价值的档案,按照有关规定及时进行收集鉴定、登记造册和整理归档。
  第六,企业可以定期组织召开专题会议,听取档案工作进展情况汇报,对存在的差距和不足深入分析,对档案规范化管理工作进行具体的安排部署。
  (二)加强档案管理制度建设
  第一,企业可以进一步建立健全各类规章制度,制定《档案管理员岗位职责》、《保密工作制度》、《档案查阅利用制度》、《档案接收制度》、《档案保管制度》、《档案整理制度》、《档案登记制度》、《档案资料征集制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案检查工作制度》、《档案管理工作程序》、《档案管理目标任务奖惩办法》等一系列制度,确保档案管理工作向制度化、规范化方向推进。   第二,企业应当以齐全完整、管理规范、检索便利、利用高效、创造价值为指导,制定《档案工作五年规划》;以服务企业生产经营为宗旨,以适应档案信息化建设和企业对档案信息的需求为出发点,以档案信息资源建设为核心,以創新档案开发利用方式为重点,制定《档案信息化建设五年规划》;以业务上水平、管理上等级、工作上台阶为目标,制定档案工作规范化管理建设方案,明确规范化建设的四个实施阶段,把公司档案管理工作推上规范化的管理轨道。
  第三,加强对档案工作法律法规的学习,坚持组织档案人员学习《档案法》、《实施办法》和集团公司有关企业档案工作规定,增强从业人员对档案工作的认识。
  第四,聘请档案工作的专家到公司指导,讲授档案管理基本知识、重要意义和实施办法,邀请档案管理较突出的兄弟单位业务人员到公司交流介绍先进经验,提高档案管理人员的工作能力。
  (三)加强基础设施建设
  第一,扩大档案专用库房,保证档案资料的安全存放。第二,加大基础设施建设领域的资金投入力度,为档案室增加加湿器、去湿机、图书消毒柜等一批专用设施设备,安装温湿度表、报警器等器械,定做专用防盗门。第三,在档案办公工具上,添置一批打印、装订等专用工具,确保档案装具全部符合规范要求。第四,立足于企业现有档案管理环境,制作一批制度牌板,建立荣誉展览室,为档案的管理、利用提供良好的硬件基础。第五,加强信息化基础设施建设,引进扫描仪、数码相机、打印机、复印机以及档案管理系统。
  (四)加强对档案的管理利用和开发利用
  第一,企业可以编制规范的总目录、全引目录、分类目录、资料目录等多种检索工具,便于档案的查找和利用。第二,严格按规章办理借阅手续,建立档案利用登记簿。第三,积极开展档案编研,编制公司大事记、组织沿革、经营业绩年报、部门管理制度、党政工作报告、部门职责汇编、科研成果、组织沿革等编研。第四,严格按照分类方案进行分类组卷,对全部档案进行分类编号,确保各类材料移交手续配备、归类准确、合理规范。第五,推行各部门业务档案资料由兼职档案员预先组卷,各类档案在接收时严格把关,认真逐卷审查,对不完善的待完善后再上交。
  四、结束语
  我国市场经济的宏观环境随着国际经济趋势的变化而不断改制,做好企业档案管理是一种社会责任,是促进经济发展的新动力,是对丰富国家档案资源的需要。企业作为我国市场经济的主体部分,其档案是研究企业经济的重要材料,反映我国社会主义经济的发展进程。随着企业档案得到越来越多的关注,针对企业特点的档案管理制度将会逐渐完善。企业管理者对企业档案的意识也越来越高,企业档案也开展的愈加具有规范性,更注重标准化。
  参考文献
  [1]刘艳芳.企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路[J].企业改革与管理,2018(22):8+29.
  [2]王巍.如何推进企业档案工作规范化和标准化[J].城建档案,2018(10):75-79.
  [3]王梦媛.新形势下档案管理之思考[J].天津职业院校联合学报,2018,20(07):95-97+113.
  (作者单位:阳煤集团寿阳开元矿业有限责任公司)
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