电力档案管理工作中常见的问题及措施

作者:未知

  摘要:现阶段,我国电力事业已经进入了快速平稳发展的新时期,电力工程项目数量、规模不断增多。档案管理是电力企业管理中关键的环节,在信息技术发展带动下,企业档案管理工作也取得了一定的进步,但仍然存在一定的问题,影响档案管理整体的质量。鉴于此,本文主要分析探讨了电力档案管理方面的问题,以供参阅。
  关键词:电力企业;档案管理;问题;措施
  电力档案是电力产业历史发展的真实记录,是电力产业中极为重要的一部分,电力档案管理工作的质量直接影响着电力企业在市场中的核心竞争力。因此为了紧随时代的发展节奏,适应现代经济社会的新形势,将档案的重要作用充分发挥出来,使电力企业健康稳定的发展,务必要充分了解掌握管理工作中常见的问题及应对措施。
  1电力企业做好档案管理的重要性
  第一,档案能够有效地反映出电力企业发展的轨迹,是企业向前发展的重要依据。如果无法做好档案管理工作,导致档案丢失、档案数据失真等,都可能对企业档案质量造成影响,失去档案的作用。通过规范化的档案管理工作,有助于促进企业全面改革工作的进行,为电力企业效益提升提供保障。第二,企业档案中包括财会信息档案,能够有效地反映出企业运营全过程,包括收入、盈利、亏损等,能够对企业经济状况进行,便于企业领导层及时做出决策调整,保证各项投资的合理性。
  2电力企业档案管理中现存的问题
  首先,在档案保护意识方面非常薄弱,大部分的小型电力单位只注重工作上的经济效益,并不重视工程技术问题,将技术研发抛到脑后,利益放在第一位。还有很多城市对电力工程档案还没有设立相关的部门管理,工程无论多少,都应该养成记录记载的好习惯,所以总会出现后期的丢失文件、损坏文件等现象,而且并不能找出原因。档案的缺失会影响后期的操作、后期规划、后期实施等,并不能及时的提供专业资料同时也会影响进度,所以会造成很大的损失。其次,档案管理制度是其工作顺利开展的保证,但,从目前的工程建设情况来看,很多工程项目都没有相对完备的档案管理制度,而且有些单位虽然有档案管理的制度,却不能严格执行,出现了诸如档案收集不全、整理不及时、借阅不规范、档案丢失等问题,严重影响了档案的真实性、完整性以及利用价值。其次,现如今的档案管理人员素质很差,并没有做好自己的分内工作,甚至睁一只眼闭一只眼,现如今,我国电力工程档案管理的大部分人员存在许多的结构不合理性等问题。
  3电力档案管理应对措施
  3.1提高电力企业对档案管理工作的重视度
  电力档案是电力工程建设和竣工验收的必备条件和真实记录,是投入使用后管理、运行、检修、改建和扩建的重要依据,是企业经营情况的反映,意义重大。因此要在电力系统工作中必须打破这种“重经营、轻档案”的思维模式,将档案管理与绩效考核成绩挂钩,以强制增强员工档案管理意识,有效提升各种资料、案卷的归档率与归档及时性。
  3.2强化信息化管理手段的运用
  现今,随着信息化时代的来临,大多数企业已经实现了档案管理信息化,但由于选择的档案管理系统各不相同,档案管理人员对于管理系统的要求各不相同。因此,造成档案管理系统的基本功能缺失,大多数只能实现基本的目录查询,借阅、查看仍以纸质档案为主。这就要求我们定期对档案系统的设计进行更新维护,在实际应用中找到不足,逐步改善系统的相关功能,使电力企业的档案应用工作更为顺利。同时,电力企业也应该注意信息技术的安全问题,定期对电力档案进行管理,避免因病毒的产生而造成档案信息丢失,所有信息档案应该做好备份工作。
  3.3创新档案管理技术
  新时期下,科学技术的更新速度不断加快。要想在管理档案资料的同时创新管理技术,就必须充分利用各行业的创新资源,并积极、主动的和其他传媒业取得联系,引进先进化的创新方式,以此创新相对落后的管理技术。并且,档案资料管理期间所使用的网络、技术等,也应进行一定创新,关键技术要满足创新需求,建立规范、系统的档案馆、数据库等。在创新电力企业的档案资料管理工作时,应最大限度的引进就先进性的管理理论、研究成果,从而实现计算机化的管理目标。
  3.4加大软硬件设备的投入
  电力档案是对电力产业历史发展的真实记录,是电力企业资产的凭证,是电力企业珍贵的无形资产。近年来,虽然电力档案信息化程度已经在不断加强,但是为了相较于是科技发展的节奏还是比较滞后的,因此还要加快档案信息化进程。在针对加快档案管理工作信息化进程的问题上:①要挣脱传统管理模式的桎梏,依托信息化平台,加强电子档案的应用于管理。在实际工作中,应结合企业自身情况,加强计算机软硬件的建设,及时更新设备,选择使用具有较强实力及丰富经验的计算机软件开发企业开发的电力档案管信息系统软件,加快档案信息的开发利用使电力档案管理的数字化得到廣泛应用。②根据企业现有档案库房情况进行更新改造,构建一个宽敞、明亮的库房,严格按照相关规范要求做好库房的防火、防潮、防盗工作,选取标准的档案柜,确保档案安全。在现代化发展背景下,还应为档案管理工作配备先进的计算机设备,如:电脑、打印机、数码相机/摄像机、刻录机等等,以实现对各种形式的电子档案的管理,构建完善的信息库,供电力企业相关人员检索、翻阅。
  3.5提升档案管理人员业务素质
  对于电力企业档案管理而言,管理人员的工作质量、工作效率和工作态度直接与档案工作质量和企业经营状况紧密相联,因此要加强档案管理人员的业务素质与服务意识。要吸纳招聘理论基础扎实、专业技能熟练的人才,同时培训在岗员工,及时更新知识结构以加强其专业知识和技术,培养成复合型人才。而档案工作不仅是一项业务性工作还是一项服务性工作。因此管理人员除了要有专业的知识与技术,还要明确自身职责,增强工作责任感,保证档案的完整性、保密性、真实性和安全性。此外在培训过程中,应充分考虑档案工作人员中的专职、兼职情况,根据岗位需求制定合适的培训内容,还要对培训进行分层,以分岗位、按专题培训为主,第一层次为上级对下级供电企业专职档案人员的培训;第二层次是下级供电企业内部对兼职档案人员的培训。
  4结束语
  当今社会,电力档案管理工作的好坏可以充分证明电力单位是否可以拥有一个良好的发展前景。因此,对电力档案管理工作要高标准、严要求,这样对电力单位有百利而无一害。电力单位应加强档案信息化管理,提高档案利用率,注重档案的日常应用及收集整理工作。
  参考文献:
  [1]顾宇欧.电力档案管理工作中常见的问题及措施[J].建筑工程技术与设计.2018(14).
  [2]邓婷.电力档案管理工作中常见的问题及措施研究[J].卷宗.2018(25).
  [3]赵琼.电力档案管理工作中常见的问题及措施[J].办公室业务.2018(20).
  (作者单位:河北天唯投资集团有限公司)
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