面向社会服务的高校档案管理工作探新

作者:未知

  摘要:信息时代的到来,为高校档案管理工作带来了全新的机遇,也带来了前所未有的挑战。日和调整工作方法,转变工作思路,为档案工作带来优质资源,促进档案工作提升质量,更好的服务社会,实现良性循环发展,是当前众多高校档案工作者所关注的重要课题。本文从高校档案工作的社会化路径以及方法等角度出发,探究有效的解决策略,为研发档案馆产品服务提供参考借鉴。
  关键词:高校档案馆;社会化服务;文化产品;资源获取
  高校档案管理工作是一项系统复杂的精细工作,具有较强的程序化特征,长期不变的工作方式容易形成思维定式,形成僵化单一的工作思路和做法。随着信息时代的来临,高校档案工作所具有的传统信息优势逐步弱化,单纯的信息存储与查阅功能已经开始受到多元化的信息媒介的挑战。丰富自身存在的价值,改变被动的生存地位,突破“象牙塔”的时空局限,积极为面向社会开放,为公众提供优质的信息服务,成为高校档案馆必须面对和解决的问题。
  一、高校档案工作思路创新与实践
  档案管理工作不应当只是一种单调的程序化工作,也不可能只有这一种选择,档案管理可以是丰富多元,充满创意的工作形式。这需要工作思路的转变,需要工作方法的创新。将档案管理工作与社会服务有机融合,不断提升档案工作的价值,充分提升管理工作的效率,可以从几个维度入手,逐步探索,积极实践。
  (一)档案工作主动进行社会宣传
  面向社会获取优质档案资源,针对社会提供有效服务,都需要高校积极宣传自己的档案工作特色和价值,在此基础上,能够逐步实现社会化发展的目标。当前,部分高校的档案管理工作面临的重要问题之一就是缺乏资金,资金短缺直接影响各种工作的开展,所谓“巧妇难为无米之炊”,说的就是这个道理。还有一个问题就是优质档案资源不足,客观上导致档案馆没有可以面向社会可以提供的优质服务。从“获取”与“产出”两个维度思考问题,都需要高校档案管理人员做好广告,获取优质信息,满足社会需求,实现良性发展。宣传广告可以通过多种形式来完成。
  首先,利用网络进行各种宣传活动。网络平台的便捷性毋庸置疑,档案馆应当有意识的利用网络平台开展各种宣传活动,包括学校官网、各类视频平台以及网络传媒作品和慕课等形式,将高校档案的信息资源和管理优势介绍给潜在的服务对象,从而提升自己的业务影响力,实现“走出去”和“请进来”的双重发展目标。
  其次,通过学生进行多元广告设计。高校的学生具有娴熟的网络技术和丰富的广告创意,并且拥有充足的时间和浓厚的兴趣,档案馆可以积极尝试发动学生参与档案业务的宣传活动,包括鼓励学生通过“动漫作品”“创意广告”“主题视频”“社会实践”等多种形式,将高校的档案信息服务与信息需求进行宣传和介绍。
  再次,借助企业实现信息多级传递。高校档案馆的信息价值量非常高,可以尝试与企业进行横向的课题合作与信息服务活动。良好的合作关系是高校档案馆进行自身宣传的天然载体,利用良好的服务质量作为社会化服务的口碑宣传,顺势而为,事半功倍。
  (二)档案工作主动进行创新变革
  社会化服务是指高校的档案管理工作可以将自身拥有的信息转化为有效的商业产品,产生现实的经济效益和文化效益。
  1.提供信息咨询服务
  高校的档案信息中包含了丰富的科技信息,从某种角度分析,高校档案馆就是一个信息“富矿”,将这些优质的“信息矿产”转换为商业产品,具有广阔的发展前景。如何将科技信息转化为商业产品需要通过各种管理与审核工作,但是这并不意味着完全失去了可能性。在今后的工作中,高校档案馆应当深入探究这种可能性,为后续工作拓展思路和空间。
  2.提供文化艺术服务
  几乎每一所高校都具有较为丰富的文化内涵,而这些文化内涵本身就是一种有价值的商品。档案馆作为文化内涵的主要表现和持有者,可以尝试将其转化为商品,实现社会化服务的目标。比如,档案馆可以将带有学校特色或者档案馆独有的文化信息作为销售概念,制作包括“纪念章”“文化书签”“主题笔记本”以及其他种类的文化纪念品和创意作品。将馆藏的传统典籍、文人字画、历史图片等具有文化价值的信息转化到各种产品之中,则实现了社会化服务的目的。而则只是社会化服务的一种手段或路径而已。
  3.提供业务经验服务
  高校档案馆具有相对更为专业的高端人士进行管理,其管理的制度以及运行的方式,对于基层档案管理单位或者弱势单位而言,具有较高的指导意义和实践价值。因此,高校档案馆可以拓展思路,将面向基层单位介绍档案管理经验,传授有效管理方法,作为一种全新的社会化服务方式。
  4.提供专题讲座和科普培训
  专题讲座和科普培训也可以作为高校档案馆进行社会服务的一种新思路。由于高校档案馆本身具有丰富的信息,涵盖多种领域和学科,激活这些“休眠状态”的信息,使其发挥更大的价值,具有较强的可行性。目前,各地的党建工作开展的如火如荼,但是部分机构和单位却不知道如何选取适宜的服务内容和主题,面向社会公众提供优质的服务活动。对于高校档案馆而言,面向其所处的小区、社会开展系列主题讲座以及科普培训活动,具有多重实用价值和积极意义。
  二、高校档案工作资源获取路径创新与实践
  信息资源管理是高校档案工作的核心内容,如何获取更为优质,更为丰富的信息资源,是一项事关成败的重要工作。社会化服务不仅需要面向社会提供各种信息产品,同样也需要通过社会获取各种优质信息资源。拓展信息输入与存储的路径,创新档案管理的工作方法,势在必行。
  (一)学生信息作品
  高校在信息获取方面具有非常明显的人员规模优势,普通高校在校生人数通常都会在一万人以上,这就为信息获取提供了其他单位和机构所不具有的天然优势。档案馆可以通过多种形式,将具有较高价值的各种学生作品存儲到资源库中,成为信息服务的有效产品。比如,高校拥有美术专业、音乐专业以及其他艺术专业的学生,则可以将学生的日常作品以及毕业作品等纳入存档范畴,通过相应的制度与协议,将这些作品提供给社会,作为社会服务的资源。包括许多建筑专业或者工程专业的学生,其毕业设计与作品,还有日常参赛的各种作品都是较为优质的信息资源,档案馆完全可以将其“收入囊中”,建立普通档案馆或者媒体平台所不具有的庞大资源库,在信息质量和数量方面的竞争中处于领先地位。
  (二)教师信息作品
  高校本身是知识信息密集型单位的突出代表,数量众多的高校教师和研究人员积累了“数量多”“质量优”教科研成果,将这些成果转化社会服务的资源,是档案馆必须思考和探索的重要课题。目前,许许多多的企业单位都积极主动的与高校寻求合作,希望通过横向课题等多种形式,获取高校的信息资源与智力支持。档案馆则完全可以考虑与科研处以及其他相关部门的合作,一同为实现“校企合作”的目标而努力。党和政府近年来一直不断强调高校要努力寻求科研成果转化,使其发挥社会效益,彰显智慧产品的功效与价值。档案馆可以主动扮演领头羊的角色,与各种企业和机构建立多元联系,实现服务社会的目标。
  (三)社会信息作品
  高校档案馆信息输入的途径还包括各种社会公益活动。比如,高校档案馆可以利用自己的有利资源,邀请社会名流,艺术名家等,为档案馆提供各种具有文化和教育价值的作品,诸如“书法作品”“山水国画”“诗词歌赋”“工艺作品”“历史文献”等等。这些作品都可以作为档案馆服务社会的公益活动资源。通过这种方式,一方面可以丰富馆藏,让高校的档案馆资源更为多元和立体,另一方面又可以服务社会,可以向幼儿园、附属小学等机构进行免费开放的教育活动,提升服务质量,扩大影响范围,实现全面发展。
  三、结语
  高校档案管理工作是一项系统而复杂的长期工作,需要管理人员积极转变思路,拓展业务范围,将工作的发展路径与社会服务紧密结合。只有建立在旺盛需求的生存环境之中,档案管理工作才具有存在的价值和意义。在今后的工作中,档案管理人员应当将信息输入与输出的管理制度和规则设计作为研究的重要内容,为实现社会服务的可持续发展提供坚实的保障。
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