浅析中小企业会计电算化环境下的内部控制

作者:未知

  【摘 要】会计电算化是一种把计算机信息技术运用到会计实务工作中的应用,简单地说,它通过会计软件实现了会计信息的收集、整理、分析、输出、决策。在经济贸易全球化的今天,会计电算化对企业的重要性不言而喻,它改变了企业会计核算方式,提高会计数据处理效率,降低企业成本,无数人体会到了它在信息处理方面的快捷性和精准性。近年来,会计电算化高速发展的同时,也暴露出中小企业内部控制尚存在不少问题,如何有效利用会计电算化加强中小企业的内部控制越来越引起人们的关注。
  【关键词】会计电算化;内部控制;中小企业
  一、会计电算化对中小企业内部控制的影响
  (一)改变内部控制对象及范围
  在会计电算化环境下,企业会计内部控制的对象是人与计算机之间的联系,由计算机代替人工完成前期繁琐重复的基础工作,数据处理的方式变成了一个人机结合的过程,大大节省了企业的人力、物力成本。企业内部控制的内容也更加复杂化,内部控制节点从单一变成双向,即人与计算机的双面控制,牵涉到了人员分工、职能分离、计算机的维护、会计档案保存等;与传统手工会计模式相比,电算化系统所控制的范围趋于宽泛,比如新增了信息录入控制、电脑授权控制、防止病毒控制等,会计信息已经实现了全过程无纸化,相关会计信息由传统的纸质化报表、会计账簿转变为储存在硬盘里,这样既方便保存又节约成本,使信息传送工作更加便捷,方便中小企业内部控制的追根究底。
  (二)改变内部控制重心及形式
  企业会计内部控制的首要目标是合理处理相关的经济业务,便于管理者能够及时掌握企业的经营状况,并制定合适的发展方针。由于电算化系统的特点为数据自动处理,这就要求财务人员的工作重点是对数据输入环节严格把关,所以企业内部控制的重心转变为从末端向前端转移。凭证库包含了一切数据,只要原始凭证信息输入,计算机就会自动进行过账、转账和编表处理,中间环节在机内自动操作,在一定范围内减少了传统工作形式下账账不符、账证不符等情况的发生,本质上已经更改了企业内部控制的形式及重心。另一方面,计算机的工作质量远远高于人工,这有效规避了人工内部控制的主观性引起的一系列问题,为中小企业的内部控制奠定了良好的基础。
  二、中小企业会计电算化环境下内部控制的现存问题
  (一)未充分利用与开发会计电算化
  我国应用会计电算化系统相比发达国家起步较晚,以前我国一直通过传统手工来记账、算账,管理者和员工也都已习惯了这种工作方式。因此,有些中小企业的会计电算化使用深度还不够,如费用报销、发放工资、报表编制等,仅仅停留在做账、财务核算上,还没有全面应用到其他财务分析管理活动中;也就是说,财务软件目前只是实现了它的会计基础作用,管理预测和经营分析功能尚未得到充分利用与开发。部分中小企业的领导人员对电算化的了解比较有限,在他们看来,会计电算化仅仅是将电脑数据运算功能应用于会计核算工作中,进而减轻财务人员的工作强度,却没有真正理解到会计电算化工作的真实内涵。事实上,不同的企业都会有符合自身管理要求和内部控制的模式,如果能够建立一套完整的会计电算化信息系统,科学合理地反映出企業发展状况,使现有的会计信息能准确、有效地为企业经营管理提供服务,这对企业制定精准合理的经营战略具有宝贵的参考价值。
  (二)缺乏合格的会计电算化专业人才
  会计电算化体系具有人机协调一致的工作特点,人是决定性的因素;但是很多中小企业内部严重缺乏既精通会计电算化又熟悉企业自身经营特点的复合型人才,这无疑成为了企业走向高效电算化道路的一块绊脚石。有些财务人员年龄老化,计算机知识十分薄弱,会计电算化熟悉程度不足,只能对日常的会计核算、记账、报账进行处理,对财务软件更多的高端功能掌握得不够熟练,不能灵活运用软件处理会计数据,进行财务信息的加工和分析,无法将工作经验有效发挥,难以凸显会计电算化的优势效应。另外,少数员工对电算化学习的热情不够、不积极,进而导致会计人员水平与时代发展呈现滞后效应,尽管财务软件里包含许多研发成熟的功能,可是却不能被充分利用,那么内部控制的措施就会没有依附的土壤,更加无法得到落实。
  (三)电算化信息系统缺乏安全性、可靠性
  企业对于财务软件上的数据是要求绝对保密的,这些信息和企业的生存发展息息相关。目前市场上财务软件繁多,少许企业由于经验不足,财力、精力有限,并不能寻找到非常适合自身情况使用的电算化系统,经常会碰到令人头疼的问题。比如缺乏操作日志记录功能,这会让个别职业道德不良的会计人员有机可乘,以多重身份登录系统,非法修改、盗用涉密数据,威胁企业财产安全;因为电算化系统的信息数据存储在计算机硬盘之中,倘若承载数据的硬盘发生损坏而没有备份,那么对于企业而言,财务数据丢失无疑是一次灾难性的打击;计算机网络是开放、不断升级的,大批会计信息要通过网络通信传输,所以系统经常会面临着被病毒侵袭、黑客攻击的威胁。会计信息一旦被非法窃取或者篡改,就会加剧会计信息失真的风险,很大程度上降低了会计数据的安全性、可靠性,严重影响整个企业内部控制的工作效果。
  三、加强中小企业会计电算化内部控制的具体措施
  (一)建章立制,完善中小企业会计电算化的基础工作
  相关主管部门要制定完善的规章制度,督促财务部门严格予以执行,操作人员的权限应该根据级别加以划分,操作权限控制一般要采用设置口令来执行,操作规章要明确职责、操作程序以及注意事项,并形成一部电算化系统文件,主要内容有建立计算机管理规章和会计管理制度,明确岗位责任制,落实机房管理规章。会计工作人员不可违反制度规定,不能逾越自身职责,必须按照规定的操作流程予以执行和控制,会计人员记录操作日志、处理会计业务,姓名和操作内容要详细的记录和存档,一旦发现问题,可明确问责。此外,还要定期调查内部管理制度的执行情况,为中小企业的内部控制保驾护航。
  (二)加强会计电算化复合型人才培养
  因为会计电算化是一门融合计算机技术、会计学知识为一体的综合型应用,所以对电算化从业人员的综合能力要求非常高,财务人员不仅应掌握并精通财务专业知识和技能,还必须要能熟练地掌握计算机操作。为了推进会计电算化的进程,中小企业务必要对财会人员进行继续教育、定期培训,以此提高财务人员的业务素质能力、职业道德,树立正确的思想认识,使会计电算化的内部控制作用得到有效发挥。为了推动会计电算化的健康发展、降低风险,中小企业必须重视对财务人员的岗位培训,强化复合型人才的培养力度,积极研究、探讨,使培训实之有效,以适应新形势下的会计电算化管理工作。
  (三)强化系统与网络的安全控制
  强化系统与网络的安全控制是中小企业维持稳定、可持续发展的必然选择,具体强化措施包括:第一,对企业中的电脑设置操作权限、操作密码、身份识别,使操作人员只能对规定的经济业务进行管理,防止工作人员违规操作;第二,严格机房管理,注意机房的防火、防潮、防磁等,加强对系统的维护,并且将系统设置为自动在其他硬盘进行数据备份,把完整有效的数据进行转存,确保数据不会遗失;第三,注意对软件进行升级或补漏,定期开展病毒检测,使用安全可靠地“防火墙”,并安装杀毒软件,防范外部网络带来的安全隐患。
  四、结束语
  经济越发展,会计越重要。在市场经济体制不断发展完善的当下,电算化系统的出现是社会的需要,也是新时代的要求。中小企业要根据自身情况建立合理的内部控制体系,完善并规范公司的会计制度,紧跟时代发展趋势,更好地适应新环境;有效地把会计电算化和内部控制进行有机结合,以电算化促进中小企业内部控制的加强,以期促进公司经济效益增长。
  【参考文献】
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