企业集团开展全面预算管理信息化建设思考

作者:未知

  摘要:全面预算管理是利用预算对企业各部门、各单位的财务及非财务资源进行分配、考核、控制,以便全面有效提高企业管理水平和经营效率的管理思想和方法。本文结合企业集团全面预算管理现状和存在的问题分析,就如何利用现代信息技术开展全面预算管理信息化的思考提出个人粗浅的认识。
  关键词:全面预算管理;信息技术;信息化
  中图分类号:F272文献识别码:A文章编号:2096-3157(2019)11-0058-02
  近年来,我国的大型企业集团普遍建立起了全面预算管理的工作体系,预算在企业各管理环节优化资源配置、实现战略落地、提升管理水平、持续改善经营、加强风险管控等方面的作用日趋显著。同时,伴随信息技术在企业各项管理领域深化应用,如何将先进的信息化管理手段与全面预算管理这样先进的管理理论相结合,更充分发挥全面预算管理体系的战略规划与引领作用,也成为企业广泛关注的焦点。
  一、企业集团全面预算管理现状及问题分析
  经过多年的全面预算管理探索实践,我国的大部分企业集团在推行全面预算管理过程中不断通过完善和持续的提升,企业内部已逐步建立健全了预算管理组织体系和制度体系,规范了预算管理编制、报送和审核流程,全面预算管理在优化资源配置、提升管理水平等方面越来越发挥着重要作用。
  但是,由于缺乏信息系统的支撑,全面预算管理工作存在预算编制周期过长、调整难度大、执行失控、分析和考核不客观等诸多问题,在很大程度上影响了预算管理的价值发挥。
  造成编制周期过长,管理成本高的原因有两个。一是由于目前的企业集团大多存在企业层级和成员单位较多的特点,在逐级的几上几下编报过程中反复沟通耗费的资源和时间都很多。二是按照国资委要求,大多数企业集团都是借助久其报表并利用EXCEL工具进行手工编制全面预算,导致预算编制费时、费力,业务部门参与度低。
  另外,由于缺乏有效地预算动态控制手段,EXCEL报表和久其报表很难与业务系统实现信息集成,多数单位仅依靠财务人员在报账时人工检查核对预算,即便是可以人工查询执行数据和预算额度,控制也是很困难的。同样的原因,预算调整、预算分析、预算考核也无法自动化、流程化,严重影响预算管理的效果。
  二、开展全面预算管理信息化建设的必要性
  1.国资委的管理要求
  国资委在2011年下发《关于进一步深化中央企业全面预算管理工作的通知》,对各中央企业推动预算信息系统建设提出明确要求,要利用信息技术手段,规范预算业务流程,提高预算管理效用。并进一步明确了全面预算管理信息化的建设内容要包括经营预算、投融资预算、资金预算、薪酬预算、财务预算等业务预算;要固化预算管理流程,实现预算编制、预算审批、预算调整、预算执行监控、预算考核评价等事前、事中、事后全过程管理;要与财务核算、资金管理、物资管理、生产管理、人力资源等系统实现数据和信息的互联互通。
  2.企业集团的必然选择
  造成企业集团全面预算管理发挥目标预测、资源配置、决策支持、经营控制、分析和评价作用的困局可能有诸多原因,但缺乏信息化的全面预算管理工具,以及全面预算管理系统不能与各业务系统有效集成是其中最大的问题。
  企业集团需要通过预算管理信息化来提高预算编制效率,将预算管理人员从手工编制预算的繁重工作中解放出来,使预算人员能够将更多精力的投入到预算执行控制与分析上来;另外,企业集团还需要通过实施预算管理信息系统,使预算管理信息系统与各业务系统有效集成,引入预算预警机制,强化预算执行监控力度,有效落实预算目标。
  三、全面预算管理信息化建设的思路
  国内的企业集团更多的是跨行业、多层级、多地点、产研一体化的大型综合经济体,由于历史原因,各级、各类企业的信息化基础、预算管理基础和人才基础都有所不同。因此,开展全面预算管理信息化项目建设时既要考虑不同业务板块的需要,又要考虑不同基础企业的需要,在满足通用性的基础上还要考虑适度满足个性化需求。
  1.建设原则
  (1)纵向到底、横向到边。所谓“纵向到底”是指满足从企业集团总部到基层预算组织的各层级预算管理要求;所谓“横向到边”是指全面预算管理涵盖科研、生产、贸易、流通、服务等各种业务板块,以及同级组织的所有业务部门。
  (2)统一平台、兼顾差异。企业集团各业务板块、各级预算组织在统一的全面预算管理信息平台上实现从预算目标确定、预算编制、预算执行控制、預算调整、预算分析和预算考核,并透过预算指标类型、维度、控制规则的自定义,以及可融合的业务系统,实现各业务板块、各级组织的差异化需求。
  2.建设内容
  (1)全面预算编制的信息化。全面预算编制的信息化是建立在预算管理模型基础之上的,按照业务内容,可分为经营预算、投资预算和财务预算。
  ①实现预算目标确定的信息化。目前,企业在预算目标确定过程中存在的主要问题是预算目标的确定过程管理流程不规范,预算目标定义散落在各种文件、报告或EXCEL的电子报表中。通过全面预算管理信息化系统,规范和精细化预算目标管理。在系统中固化目标确定逻辑,并对各类预算目标进行标准化管理,例如,企业依据上年实际数据及增长率如何推导出预算目标的过程通过设定标准计算和建立数据模型进行固化展现,以确定企业年度项目费用情况。
  ②实现预算编制过程的信息化。公司预算编制的过程实际是将企业年度预算目标具体量化并分解到各个预算单位。全面预算信息化系统要支持几上几下的编报流程,系统能够自动从业务系统获得数据、自动根据业务规则建立表内和表间勾稽关系、根据自定义汇总方式汇总、根据自定义合并抵减规则合并、根据业务流程自动下发和上报、根据指标批注理解和调整指标,并支持不同层级企业依据上级机构下发的指标体系细化指标等通过全面预算管理信息系统。   (2)全面预算控制的信息化。企业集团要利用信息化手段对全面预算进行管理,不仅仅体现在预算的编制中,更重要的是对预算进行控制和管理。全面预算控制信息化系统应当能够根据定义的预算控制规则、控制方式、控制流程在业务执行过程中自动预警、自动控制、自动报告,以使真正实现信息流、资金流和业务流程的集成统一。
  ①实现分层、分级的预算执行监控。全面预算信息化系统应当能够明确预算执行控制主体,支持将预算控制责任主体进行层层分级,将全面预算的编制、控制落实到最小责任部门,甚至落实到企业基层员工。各层预算控制责任主体可以依托信息化平台对预算执行情况进行实时监督和控制,如职能部门审核监控可以对预算执行部门的各种经济行为实施事前、事中审核,确保预算执行在预算内正常运行;而高层审批监控,实现对预算外行为进行审批控制。
  ②实现预算过程预警。全面预算信息化系统应当对重点关注预算指标能够支持设置预警值,当达到预警条件,信息化平台自动通过门户首页、OA、邮件、移动APP等方式发送预警提醒。依托全面预算信息系统,企业集团各层级单位可以根据各自关注重点分别进行预算预警设置。
  ③实现业务、财务一体化的控制模式。全面预算是基于业务的预算,所以全面预算的执行控制也必须基于业务。全面预算信息化系统应当与企业业务系统进行有效集成,实现对各项生产经营业务活动的预算执行情况审批,避免超预算情况出现,实现了预算事前控制。系统通过预算系统与业务系统集成,进行数据交互,包括从业务系统传递预算执行数至预算管理系统和预算管理系统将预算数和预算控制方案传递至业务系统,进行预算控制。
  四、全面预算管理信息化建设的建议
  在企业集团开展的全面预算信息化建设过程中应将第二部分即实现业务过程控制作为项目建设的重点与核心。
  全面预算系统的作用发挥很大程度取决于预算系统是否能和各相关信息系统实现一体化集成。要支撑一体化集成,统一信息平台是一个重要措施,同构系统的集成优势远远高于异构系统。在同构系统下,由于全面预算信息系统与企业财务业务一体化应用系统在同一应用平台上,预算指标能够与核算系统、业务系统实现真正意义的无缝衔接。在此种情况下,更多的工作是需要軟件厂商改造各业务系统,针对各项预算控制指标,结合企业实际业务流程,将预算控制流嵌入各业务系统中,从而实现预算过程控制。企业集团在开展全面预算系统建设初期应首先考虑统一信息平台条件下的一体化设计,后期再逐步考虑异构系统条件下的信息集成。
  在具体的系统设计上,应当考虑建立全面预算控制平台,在平台中设定标准的全面预算项目字段,平台上方与预算编报系统集成,由编报系统向平台提供已定稿的各类预算指标。平台下发与各业务系统集成,在实际业务发生时,各业务系统首先到平台中抓取相应的预算数据,进行过程预算比对与控制,业务完成后将预算执行情况反馈预算平台。编报系统再由平台提取预算执行数据进行预算执行情况分析,从而完成整个预算过程控制。
  另外,在开展全面预算信息化建设前,还应完善统一企业核算财务、业务财务方面的信息系统,包括财务核算系统、会计集中核算系统、应收应付系统、购销存、固定资产、工资、成本信息化系统、费用报销系统、报表管理平台和ERP系统。
  参考文献:
  [1]国资委:关于进一步深化中央企业全面预算管理工作的通知(国资发评价〔2011〕167号),2011.
  [2]姜丽.基于SAP系统的全面预算管理应用研究[D].天津:天津大学,2012.
  [3]席向前.企业如何通过加强全面预算管理来提升效益[J].企业导报,2013.
  [4]中国兵器工业集团有限责任公司.全面预算管理信息化建设专题调研报告,2018.
  作者简介:
  李伟,供职于西北工业集团有限责任公司,高级会计师。
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