大数据信息技术在档案管理中的应用研究

作者:未知

  摘要:大数据信息技术作为先进的技术,其将信息收集、信息筛选和信息管理相结合到了一起,成为了一种优秀的信息筛选和分类管理技术,将其与档案管理工作相结合后,便可大幅提升工作效率和质量。本文介绍了大数据的基本概念,对其在档案管理中应用的重要性做出介绍,并说明大数据信息技术在档案管理过程中的应用方法,旨在提升档案管理工作的质量和效率,并帮助其进行现代化技术改造。
  关键词:大数据;信息技术;档案管理
  随着信息技术的不断发展,我国逐渐进入到了大数据信息时代。信息技术给人们带来了无尽的便利,同时,也创造出了大量的需要进行收容和管理的有效档案。传统的档案管理技术无法收容数量庞大且十分有价值的档案信息,为了改变这一现象,将大数据信息技术与档案管理技术相结合,能够有效地提升档案管理的质量。因此,如何运用有效的手段来进行以大数据信息技术为主要方式的档案管理,是当前档案管理部门需要了解的问题。
  一、大数据信息技术的基本概念
  随着互联网技术的不断发展,网络中所蕴藏的数据量随着网络用户数量的提升而呈现病毒式的爆发性增长。对这些数据进行挖掘和整理,并从其中得出有用的信息,对于档案管理工作而言具有十分重要的作用。大数据实际上是所有网络用户行动之后留下的轨迹和资料,其中包含了大量的个人好恶、需求等等具有重要价值的信息。而大数据信息技术就是将这些信息进行整合并筛选,最终得出想要的信息的一种技术。传统的信息管理技术根本无法将这些每秒更替次数超过兆亿级的数据进行处理,因此,将大数据信息技术应用到对大数据的管理过程中,并通过对这些数据进行整合和共享,便能够将其变成具有丰富价值的信息资源[1]。
  二、档案管理中的大数据信息技术应用方法
  (一)构建云端档案储存平台
  若想要将大数据技术合理运用到档案管理过程中,就需要构建一个大容量的档案储存平台,保证其储存空间足够对需要的数据进行筛选和管理,这是展开大数据信息管理技术的先决条件。信息经过云端存储,并以数据的方式通过大数据信息筛选系统的筛选,剔除不必要的数据,留下重要的数据。这些数据可以是文字、图片,还可以是声音文件或是视频文件。云端平台的构建,不仅弥补了纸质档案的档案类型少,资料利用率低的缺点,同时还实现了档案的远程调用。与国家终端档案系统相连接,可以实现档案的双重存储,以保证信息的完整性。
  (二)强化数据分析服务质量
  数据分析是大数据信息管理过程中,对收集到的数据进行分析和管理的过程。为了发掘数据中隐藏的有价值的资料,为此要强化数据分析能力。要想强化数据分析服务的质量,需要增强数据分析的效果,强化档案管理平台的计算能力,并将云端档案储存平台中搭载的大数据筛选插件的筛选能力提升上一个新的档次,以在提升数据获取能力的同时提升档案管理工作的精度。若是想要大幅提升数据分析能力,则可以利用多个分析服务并行的方式大幅提升系统的解析能力,以提升档案发掘和整理的速度[2]。
  (三)优化档案管理更替技术
  随着档案数量的提升和更新,必然有一部分档案需要进行删除或是更替。而在大数据管理的前提之下,档案的更替速度更是提升了好几个档次。为了保证檔案的有效性,及时剔除过时或者已无价值的档案,为此要优化档案更替技术,在进行档案梳理时,可以根据档案的等级划分为数个重要级:初级档案——经常进行更新的档案,这些档案的有效时间较短,且较为不重要,因此可以直接利用新档案将其覆盖;中级档案——这些档案具有一定程度的重要性,但是会随着时间的推移对其进行定期的修改,这些档案需要经常性地进行读取,因此需要存放在随时都能读取的位置上;高级档案——这些档案具有一定程度的保密性,需要对其进行加密保存,并需要一定的权限才能查看和修改;机密方案——这些档案不允许修改,不允许阅读,不允许传播,只有在保密期结束后才能公开,这种将档案以密级进行分类并更替的方式能够有效地优化档案的更替。
  (四)挖掘高质量档案信息
  提升档案挖掘的深度,对于提高档案质量有着十分突出的作用。利用关键字等方式,有针对性地深入挖掘档案中的信息,并不断通过关键词检索的方式缩小搜索范围,使得档案管理和挖掘的精度更高。
  (五)提升档案检索能力
  大数据信息服务为了给用户提供更好的使用体验,可以提升档案检索能力。作为大数据信息服务的优势之一,其档案检索能力相比于纸质档案而言虽然具有十分巨大的提升,但是要将这个优势发挥到极致还需要对其进行一定程度的优化。运用高效的搜索手段来提升对档案的检索能力时,大数据技术管理人员可以利用可视化分析技术来列出数据的图表和走势图,并根据其离散情况设置智能推送服务的推送频率和同类关键词的推荐,并利用这种智能推送服务来提升档案检索的效率,以加深信息检索的精准度。
  三、结束语
  大数据时代,社会在不断发展的趋势下,大数据信息技术的使用范围也越来越广泛。随着大数据信息技术的日渐成熟,将其应用到档案管理过程中,具有十分重要的战略意义。只有牢牢抓住大数据管理的重点分析技术,才能保证档案管理工作的质量和效率。大数据技术的应用,必然会改变档案管理工作方式,并使大数据信息技术与档案管理过程进一步融合。
  参考文献:
  [1]许扬.大数据信息技术在档案管理中的运用[J].信息记录材料,2019,20(02):149-150.
  [2]朱琦.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].科技资讯,2018,16(02):8-9.
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