职业院校档案编研工作的思考

作者:未知

  摘 要:档案编研工作是职业院校档案工作的重点项目,更是对信息资源保存的方法之一。开展职业院校的档案编研工作,不但可以深挖有价值的档案内容,还能提高职业院校对档案监管的水平。在我国,多数职业院校档案编研工作不被重视,使用率与信息资源不成正比,有高校的档案资源封存在学校的库房之中,无人问津,只有重视档案编研工作才能大力开展院校的相关工作内容,职业院校更应重视档案编研工作。
  关键词:职业院校 档案利用 档案编研
  档案编研工作的内容,就是对现有的档案进行编辑与研究,职业院校的档案编研工作又是档案管理的重要组成内容,编研工作的完善需要大量的专业知识内容,这项工作不仅彰显档案自身所具有的社会文化地位,也让更多的人认识到档案编研是隶属于档案业务建设的重要一部分,在现代化信息技术发展的今天,档案编研工作也从传统的档案编研中走出,向信息管理与服务等方向变换,它的出现可以为更多人服务,拓展工作的思路,加大对档案信息资源的开发已经成为档案事业发展不可缺少的必要条件。
  一、职业院校档案编研工作概述
  职业院校档案编研工作是指以学校的档案内容为基础,不断用文字、图形、视频等形式对现有的档案内容加以存储,便于档案的二次利用,为查阅档案的人提供更优质的、更高效的服务。编研工作的成果可以划分三个层次,即一次文献、二次文献、三次文献,无论是哪种层级的文献,其编研内容都具有特殊的指引力和参考价值。编研工作按照选题内容划分,有综合型及专业型两种。按照体裁内容划分,有摘要、索引、介绍、调研内容等[1]。可以说,职业院校的档案编研工作,不但能提升校园档案管理的服务质量,还能凸显档案自身的重要价值,是高校档案工作的重要组成部分。
  二、职业院校档案编研工作的作用分析
  (一)优化档案管理工作,提升工作效率
  职业院校的档案工作管理内容,是根据领导及业务需求,按照不同的类别将档案编纂成系统性的资料内容。在这个编研的过程中,编研者需要对所有档案内容进行深入挖掘,细致整理与修改,将最具价值的档案内容进行留底封存。通过编研工作,不但可以调动编研人员的工作效率,还能对所需的档案内容填充的更加完善与准确。职业院校档案还可以根据自身的创新服務方式,增添不同的档案借阅办法,强调档案管理在校园中的积极作用,为更多有需要的人提供资源上的服务。
  (二)对档案资源二次利用,推动档案发展
  历史悠久的职业院校中都会保存很多具有跨时代意义的文献巨作,这些巨作的编研,不但能为当代人重现历史原貌,还能将文献中的经验与教训提供给不同的人[2]。编研工作者就是要将这些有价值,有推广意义的资料整合出来,让不同的人了解文献内容,了解历史,更能从文献中收获更多经验,为己所用。档案编研工作,可以说是将档案内容进行二次利用,让很多封存已久的档案在此活起来,挖掘其新的价值,帮助更多有需要的人进行信息资源的交流,通过档案编研加深职业院校与社会间的沟通,推动职业院校档案管理编研工作的发展。
  (三)提升档案管理的服务决策
  通常职业院校的档案管理工作在学校各职责部门中最不受重视,只把档案管理部门作为收发档案、提供资料内容的简单职责部门,认为该部门可有可无。所以,提升档案管理在高校中的作用,一定要发挥自身的特殊性,档案管理部门更要利用自身的职能,不断深挖档案信息,提交与时代相符的档案资源,为学校发展提供更强的理论支持,摆脱资料库等浅显说辞的称呼,通过自身的服务能力更改他人对本职能的误解。
  (四)强化档案管理,完善保管档案内容
  档案管理部门主要的任务:内容的收集与整理、价值的挖掘与鉴定、对现有档案进行编辑存档,更好得为他人所用。档案管理工作内容是庞大的,所以一定要有专人负责监管档案归档是否正确,组卷内容是否合理,检索内容是否齐全,保管内容是否安全等,如在检查中发现问题,可及时改正并补充相关的问题,从而强化档案的管理工作,保证档案归档时的完整度,职业院校的档案编研工作,不但可以帮助档案建立自身内容体系的完整度,还能加强校方对现有的档案管理制度完备,完善职业院校对档案保管的制度。
  三、职业院校档案编研的现状
  (一)认识不到位导致重视程度不够
  许多职业院校的领导对档案管理工作内容不重视,而造成对档案编研工作投入的人力物力资源减少。档案管理人员对档案编研的认识也不够到位,以至于大多数的工作内容只是整理收集档案,没有将精力投入到对档案的编辑与研究之中,更达不到整理规划的要求,上行下效,不重视这份职能工作势必会影响工作质量,使档案编研的整体工作水平下降。
  (二)编研工作发展不均衡,水平亟待提高
  上述内容中提到过编研的成果,但在我国大多数职业院校中,编研成果只是应付编制而应生的材料内容,载体与形式都过于单一。所以,编研成果中,浅层次的编制较多,深层次的编制没有几个,体裁多集中在取材便捷、编制容易的内容上,档案编研人员懒得动脑去花时间、费功夫完善这些编研成果,使整体的档案编研水平下降。
  (三)编研水平不高,工作人员专业素质有待提高
  目前高职院校编研工作水平不高,缺乏针对性与时效性[3]。档案编研成果大多为大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等查考型材料成果。选题面窄,实用性不强,过于简单化,难以充分发挥编研成果的参考作用和决策依据作用。高职院校的档案馆科班出身的档案专业人员屈指可数,大多是学校从其他部门抽调到档案馆来从事档案管理工作,很难适应现代信息社会对档案工作的需求。
  (四)编研成果重编轻研,无法全面发展
  在职业院校档案编研的内容当中,反映党政工作内容体裁的编研成果较多,反映自身教学、科研等体裁的编研成果较少。编研选题的重点全放在编研人员的喜好之上,基于编研人员知识本身,认识层面而产生的编研成果,无法满足学校科研内容的发展。档案编研如果不根据教职工的日常工作需求、日常科研需求等去编纂深挖档案资源,这样会无法满足教职工的工作需求,也不能深化档案管理的部门职责。   (五)无法充分利用现代信息技术,编研内容缺乏创新
  大多数的职业院校档案管理人员都是年龄较大的人,习惯用传统的手工办法对档案进行编辑整理,这样的管理方法,不但不能将编研成果长期保存,也会因为人员的变动,而无法将后续内容做出妥善的交接。职业院校应该运用档案管理系统,对编研的内容进行记录,利用电子工具将工作内容进行妥善保管。这样编研的内容可在电子目录中清晰记录,他们查询观看一目了然,从而实现档案信息资源共享,有效完成职业院校档案编研工作。
  四、职业院校档案编研工作策略
  (一)落实档案人员编制,吸纳档案专业人员
  职业院校应重视档案编研这一职位,吸纳专业的档案编辑与研究人员,他们不但熟悉工作内容,还能利用教师的需求与现有的档案内容相结合,为教育提供专业的材料支撑及编研成果,真正为教职员工提供科研素材的选题内容,提升学校的社会公信力[4]。所以,职业院校要完善对这类人才的选拔,才能更好完成档案编研工作。
  (二)充分挖掘档案编研人员的集体作用
  毋庸置疑,档案编研工作耗时耗力,需要大量的参考与研究工作,不但需要有足够的耐力去完成工作内容,还需要创新的勇气,去改写现有档案编制的诸多问题。所以,职业院校应重视这项工作的落实,将更适合此项工作的人安排到档案编研的工作岗位中,发挥团体的能力,从不同的角度剖析档案内容,提炼出最独到的内容,将档案管理部门的职责最大化。
  (三)科学选题凸显特色
  所有的编研工作,其结果就是服务于人,即查询档案的人。所以,在档案编研选题内容时,要注重体裁内容,满足学校的发展而建立选题,还要满足查询档案的实际需求,充分体现档案自身的价值。当然,选题环节也尤为重要,它关系着校方所有档案是否能充分展示,要全面还要凸显特色的选题,将校方现有档案全部加以利用,不但凸显出编研者的专业水准,还能将档案资源与社会相关的资源融合改进,这样编研出的结果才能更好地服务于人。
  (四)加大二层、三层文献的编研工作
  档案编研工作常纠结的问题在于是“重”编还是重“研”,将谁放在首位,其实两者应该是相辅相成,放在同等重要的位置。在档案编研过程中,不但是一个编辑的过程,更是一个二次创作的过程[5]。这需要编研者摒弃旧的思想,不能只重视一层文献的编研工作,更要将工作重心后移,放在二层、三层文献上,这样不但更全面地服务于档案查询者,还是对自身工作能力、创新力的深化过程。以往职业院校低层次的文献内容过多,高层次的文献少之又少,提升高层次的编研工作更是刻不容缓,高层次的文献编研,不但可以提升编研者对资源的高度提纯能力,还能梳理不同层次的档案价值,更系统地表现出文献所含的深刻意义,使编研能力得到大幅度提升。
  (五)改变闭门造车的工作现象
  档案编研人员的工作经常是埋头于档案内容之间,忽略与他人的沟通交流。在重视档案编研工作的同时,编研人员除了要提升自身的业务水平外,还应加强自身与外界的沟通能力,通过沟通交流才能了解校方对档案管理当前的任务所在,通过沟通交流才能了解档案查詢人所有的资源内容,改变闭门造车的工作现象,大胆与他人沟通协作。
  (六)编研成果要走出校门
  编研的结果是为校方、社会提供更优质的服务内容,如果编研成果无人问津、无人引用,就是失去了档案编制的意义[6]。所以校方要对编研成果加以重视,以公开出版或开设座谈交流会等形式将成果更好得公开展示,这才是宣传编制工作成果的最佳办法。
  (七)档案编研工作要与时俱进
  现代化信息技术发展飞速,所有信息资源都以数字化内容呈现,这是社会发展的必然结果。档案编制工作也不例外,所有编制的内容都要以电子形式呈现,最终整合在校方的数据库中,这些内容不是在难为编制工作人员,而是将所有内容统一输入到数据库中,方便他人查询资料,也便于资料的存储与整理。电子档案不受时间与空间的制约,可以随时查看,符合现代人的工作需求,也是实现档案信息化的一种表现形式。档案编研要与时俱进,紧扣学校实际发展需求,逐步完善电子档案的编辑整理工作。所有档案内容也可以制作成主题内容在校园中展示,方便更多人了解使用电子档案,进一步提升了档案管理的服务能力。
  五、结语
  职业院校的档案编制工作,是高校对外展示自身的方式,所以,档案编制工作者要时时以严格的要求约束自身,不断深挖档案信息内容,将更有实际意义、更具创新的编研成果展示出来,才是展示职业院校软实力的关键所在。同时充分利用现有的档案资源结合实际,与时俱进,更好地服务于校方和社会。
  参考文献
  [1]张丽娟.大数据时代档案编研的SWOT分析[J].知识经济,2019(02):87—88.
  [2]韦萍萍.新课改下高中化学课堂导学教学方法的实践探究[J].科教导刊(下旬),2018(12):134—135.
  [3]杨棉月.高校青年档案工作者的任务与挑战——基于五大发展理念研究视角[J].黑龙江档案,2018(06):76—77.
  [4]武文秀.基于大学文化视角的高校档案文化构建新思考[J].黑龙江档案,2018(06):95.
  [5]孟旸.新媒体环境下高校档案编研的创新发展探讨[J].兰台内外,2018(11):71—72.
  [6]祝云飞.顺应时代发展切实发挥行业档案馆服务职能[J].机电兵船档案,2018(06):31—33.
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