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浅谈婚姻登记档案的数字化管理

作者:未知

  摘 要:近几年,随着科技的进步,数字化技术的应用越来越广泛。根据我国婚姻法规定,婚姻登记机关主要工作内容为结婚和离婚当事人申请并登记,那么婚姻登记档案管理就是记录和整理结婚、离婚当事人的详细内容,另外婚姻登记档案另一个作用就是后期利用。婚姻登记机关不仅是婚姻登记档案的建立机关,还是婚姻登记档案的监督管理机关,所以当下婚姻登记机关不仅要做好相关工作,不断改善工作方法,提高档案管理的重要性并认真落实好相关工作。本文首先介绍婚姻登记档案的特点,然后分析了我国婚姻登记档案存在的问题,最后针对性提出婚姻档案管理相关措施。
  关键词:婚姻登记档案 数字化管理
  一、婚姻登记档案存在的问题
  (一)档案资料保存不当
  首先,婚姻登记档案不见了。在婚姻登记机构制度和机制改革之前,所有相关工作都由社区或乡镇直接负责。人员流动大,管理工作很不稳定。此后,经过改革,县级以下的有关机构全部裁撤。省下的人力成本由县级以上的婚姻登记机关直接负责。在移交过程中,有各种档案资料流失,档案内容不全,档案流失数量特别大。其次,文件材料不符合法律、法规规定的要求。主要是文件的基本要求不符合规定的内容。当事人身份证的复印件比较潦草,身份证的基本信息看不见。这很可能会在后期造成损害。[1]最后,由于档案文件数量巨大,因此在保存时常常需要占据大量的空间,给原本就空间不足的婚姻登记处带来较大的影响。因此在缺少固定存放档案地点的情况下,婚姻档案出现丢失的现象屡见不鲜。
  (二)数字化管理工作缺乏全面的覆盖性
  目前,婚姻登记信息已基本连接全省。因此,注册方也可以在全省范围内进行信息审查。此外,需要与相关工作部门合作,开展婚姻登记档案数字化建设,确保信息共享和管理更加稳定。
  (三)历史档案可利用率低
  随着我国社会经济的不断发展,各种制度不断完善,法律法规逐步完善,社会进步的同时也出现了许多现象,如上学、买房、户籍等。而这些活动必须利用婚姻登记档案的资料,可见婚姻登记档案的使用率非常高,但在婚姻登记改革之前,婚姻登记档案存在各种问题,文件信息不完整,文件丢失等。例如,双方的名字分为大名字和谐音,双方的信息材料都是伪造的。在这种情况下,它影响到档案信息的提供。[2]
  二、提升婚姻登记档案数字化管理水平的措施
  (一)提升婚姻登记档案数字化管理的认识
  在时代发展的背景下,每年登记结婚和离婚的数量都在增加,这使得工作档案中的信息变得复杂,因为查阅婚姻档案的人数在增加。因此,这将给婚姻登记档案的数字化管理带来一些挑战,要求领导和工作人员正确认识信息管理的重要作用。同时也要求有关领导或部门更加重视婚姻登记的管理,正确认识数字管理技術在这项工作中的积极作用,最终在工作中充分贯彻公众导向和资源共享的基本原则。通过这种方式,婚姻登记档案的信息管理水平和工作效率得到全面提高,数字化工作的成果得到公众的有效服务。[3]
  (二)提升婚姻登记档案数字化管理工作的安全性
  为了实现婚姻登记档案安全的有效提升,需要在实际工作中注意计算机的硬件设备,从而为提高计算机设备的防御能力提供有效的帮助。同时,我们还需要增加防病毒、防入侵技术的有效应用,以这种方式提高网络安全。相关工作人员也应保持工作警惕,并在安全意识的背景下定期更新或维护该系统。一旦发现问题,就应该及时有效地解决。
  (三)进行现代化信息管理
  随着信息技术的不断发展,人们越来越重视信息管理,婚姻登记档案的电子信息管理,不仅提高了档案的效率和质量,同时也满足了社会对婚姻登记档案的需求。因此档案管理人员要意识到现代化信息建设在管理工作中的重要性,通过传统纸质档案向现代化电子档案的转变,使工作效率与工作压力得到缓解,同时现代化的婚姻档案管理还能够从根本上防止各种欺诈骗婚等违法行为,维护人民群众的切身利益。
  (四)提高档案管理人员的专业素养
  档案管理人员是保障档案管理工作能够顺利开展的直接影响要素,因此婚姻登记机关需要加强对档案管理人员的培训工作,通过定期开展相关的档案管理培训,帮助管理人员对自身落后的管理观念进行创新,并意识到现代化信息管理在婚姻档案管理工作中的重要性,积极学习各种先进设备的操作技能,以保证信息化档案管理工作的有效落实,从而在提高自身管理能力与专业素养的同时,能够有效使用信息化技术开展管理工作。另外,婚姻登记机关也可以建立相应的奖惩制度,对档案管理工作成绩突出的工作人员给予一定的奖励,对工作态度消极的管理人员给予一定的惩罚,使档案管理工作能够有效的落实与开展。
  三、结语
  总而言之,我国当前的社会发展水平使婚姻档案的管理变得更加重要。因此,在新的社会背景下,数字技术的有效应用也将对这项工作的发展产生重大的积极影响。希望文中所提出的问题能为今后的婚姻登记档案管理问题提出合理的解决办法,实现社会发展水平的有效提高。
  参考文献
  [1]范晓丽.关于婚姻登记档案数字化管理的思考[J].办公室业务,2016,15(08):84,86.
  [2]高善环.加强婚姻登记档案管理之我见[J].山东档案,2017,2(01):54—55.
  [3]盛春波.浅谈婚姻登记档案的数字化管理[J].黑龙江档案,2018,6(02):90.
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