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事业单位档案管理工作优化探讨

作者:未知

  摘要:事业单位在我国的经济社会中处于一种特殊的定位,事业单位是由政府出资支持设立的专门的组织机构,事业单位在我国社会发展中发挥着至关重要的作用,大部分的事业单位都肩负着相应的职能,比如教育、文化、科技等。事业单位职能的发挥不仅仅需要靠日常的运营,还需要单位内部各部门的配合。事业单位内部设置了档案管理部门,其主要职能是对事业单位建立以来的各项发展资料进行收集和整理,并建立成档案加以管理,为事业单位未来的运营和决策提供依据。可是我国大部分事业单位并没有认识到档案管理工作的重要性,档案管理工作经常受到忽视。因此本文就对事业单位的档案管理工作进行分析,以档案馆为例,探究档案管理的优化策略。
  关键词:事业单位;档案管理;优化
  近几年来,我国市场经济体制的发展给事业单位的发展带来了极大的冲击,传统的事业单位管理模式已经无法适应当前的经济社会发展要求,所以我国正在极力推动事业单位改革,对事业单位的发展模式进行创新,以促进事业单位在新时期的发展。在事业单位的管理工作中,档案管理工作往往不被人们重视,我国档案馆主要是进行档案保存和管理的事业单位,其在日常的工作中,对于档案管理的重视程度也不足,只是进行了档案资料的收集和整理,却没有对档案管理工作进行深入研究,导致其职能得不到充分的发挥。所以在新时期,我国档案馆必须要对档案管理工作进行优化,提高档案管理工作的水平,
  一、事业单位档案管理工作存在的问题
  1、管理制度不完善
  档案管理制度不完善是事业单位档案管理工作中的首要问题,我国很多的事业单位都忽视了档案管理工作,将管理的重点集中在对事业单位发展有切实推动作用的工作上,认为档案管理并不重要,所以档案管理制度的制定也就不完善。我国档案馆在档案管理工作中也存在制度不完善的問题,档案馆只是提出了档案管理的基础流程和规范,但是对于更深层次的管理理念和员工管理制度等,却并没有制定相关制度,阻碍了档案管理的有序开展。我国档案馆的档案管理制度中,对于一些档案管理的规范和要求并不清楚,也缺乏相关的制度指导,档案管理部门与事业单位其他部门之间的沟通也不到位,合作存在着很多问题,还缺乏相应的员工管理制度,使得档案管理人员在工作的过程中经常会出现违规操作或不负责的行为,这都导致了事业单位档案管理工作水平低下。
  2、管理手段落后
  目前我国事业单位改革正在逐步开展,在该背景下,事业单位的管理工作也面临着创新,出现了很多新的管理方法和管理理念。可是档案馆作为我国档案管理的主要机构,其档案管理的手段也相对落后,档案馆内部的档案仍然以纸质档案的资料进行收集和管理,没有将信息技术和计算机技术广泛应用于其中,也没有建立电子档案备份,这些纸质档案在管理的过程中很容易受到损坏或出现丢失,使用也十分不便。另外,管理手段的落后也使技术人员的档案信息收集、整理和利用效率都十分低下,信息的来源不足,工作中经常会出现失误,工作效率低,这不利于事业单位在新时期的发展。
  3、管理人员素质有待提高
  档案管理人员的素质会直接影响档案管理工作的正常开展,我国很多档案馆内部的工作人员,本身并不具备档案管理的相关专业素质,对于档案管理的规范、流程以及要求并不熟悉,也无法熟练运用各种技术和系统进行档案的收集和管理,导致档案管理水平低下。另外,一些事业单位虽然聘请了专业的人员进行档案管理,可是这些工作人员素质却并不过关,在工作的过程中,不能随着科技发展和管理创新,积极进行档案管理工作的创新,墨守成规,缺乏创新意识,信息技术和信息化平台的应用水平也不高,这导致了档案管理工作的水平始终得不到提高。
  二、事业单位档案管理优化的策略
  1、完善档案管理制度
  完善的档案管理制度是档案管理工作有序开展的重要保障,只有保证了档案管理制度的规范性和完善性,才能够对档案管理工作进行有效的约束和管理,保证档案管理工作各项流程的有序开展,提高档案管理的质量和效率。因此档案馆在进行档案管理工作优化时,首先必须要对档案管理制度进行优化和完善,档案馆要根据新时期工作的要求和发展趋势,结合档案馆当前的工作情况,对档案管理的制度进行完善,要使档案管理工作能够符合新时期经济社会发展的需要,要便于档案的应用。另外,完善的档案管理制度也必须要对工作人员进行约束,档案管理制度中需要对工作人员的职能和要求进行明确,对工作人员提出各项规范,对档案管理的流程进行规范,同时制定出相应的激励和监督机制,对工作人员进行监督和激励,以此来提高其工作效率和质量。
  2、创新档案管理方法
  我国信息技术和计算机技术的发展使我国迈入了信息化社会,在该背景下,我国的档案管理工作也面临着新的挑战,信息技术与档案管理工作的融合已经成为了一种必然趋势,所以我国档案馆在进行档案管理工作,是需要对管理方式和方法进行创新,加强信息技术在管理工作中的应用,利用先进的信息技术和信息系统进行档案资料的收集、整理和应用,这样能够最大程度提高档案管理工作的效率,减少失误的出现,提高档案管理工作的信息化水平,也能够为档案资料后期的应用提供更多的便利。
  3、提高管理人员素质
  在信息化背景下,档案馆的档案管理工作也必须进行信息化改进,所以各种信息技术的应用就是必不可少的,而这也要求管理人员必须要具备相应的信息技术应用水平,要能够熟练应用各种信息技术和先进的信息系统开展档案管理工作,改变传统的档案管理理念和工作方法。所以档案馆需要对管理人员进行培训,通过培训的方式提高其业务能力和信息化水平,促进档案管理工作在信息化时代的发展。
  结束语:综上所述,档案馆是我国开展档案管理工作的主要事业单位,档案管理也是档案馆日常的工作内容,所以档案管理水平会直接影响到档案馆的日常工作和其职能的发挥,我国传统的档案馆在档案管理工作中还存在着很多漏洞,档案管理工作的信息化水平不高,其工作水平也比较低。这就要求档案馆必须对档案管理工作进行优化,使档案管理工作能够与当前的经济社会发展形势相适应,加强先进技术在档案管理工作中的有效应用。
  参考文献:
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  [2]郭燕萍.事业单位档案管理工作的优化路径探讨[J].智库时代,2019(11):66+92.
  [3]张佩佩.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].才智,2018(27):205.
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