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事业单位档案管理数字化建设研究

作者:未知

  摘要:随着我国事业单位体制机制改革的深入,在进一步优化其社会服务职能的同时,也对各事业单位的内部管理工作提出了更高的要求。档案馆作为基础公益性事业单位,其中留存的档案信息涉及到地区发展的方方面面,涵盖各组织、各部门的发展历程,同时档案馆提供对档案信息的调取和查阅服务,为其他组织的各项决策提供借鉴和参考。在信息化背景下,要进一步提升档案馆档案管理工作的效率,就必须要提升档案管理工作的智能化水平。档案馆在进行档案管理数字化建设的过程中,需要解决当前档案管理工作中存在的问题,在此基础上研究分析数字化建设的有效途径。
  关键词:事业单位;档案管理;数字化建设
  随着我国社会经济的发展,政府管理建设过程中产生的规划信息、内部资料、文件决策更加复杂,因此要充分发挥档案馆对档案的整理和保存作用,对这些信息数据进行高效的处理。档案馆如果仍然沿用以往的管理方式很容易降低档案管理的有效性,也使得档案管理的流程更加复杂,要实现档案管理方式突破,就必须探索档案管理数字化建设,实现对原始档案信息的数字化处理,同时做好新档案信息的收集与分类,从而提升事业单位档案管理的水平。
  一、分析事业单位档案管理工作中存在的共性问题
  1、檔案管理数字化程度不高
  当前许多档案馆在进行档案整理与保存时存在着数字化程度不高的问题。主要就表现在许多档案馆仍然沿用传统的档案管理形式,也就是将档案信息以纸质档案的形式进行保存,没有引进数字化管理系统,无法做到对档案信息的数字性存储。纸质档案的保存和管理要求都比较高,为避免档案在长期的存放过程中发生霉变或损毁,不仅要控制好档案馆内的温度、湿度,还要做好防虫防火等工作,很难保证事业单位档案的安全性。
  2、档案管理工作效率低下
  当前档案馆的档案管理工作还存在着效率低下的问题,其主要原因就在于档案馆在执行档案管理工作时,有一套复杂的管理流程,其他相关组织或部门的人员无法实行快速及时的档案信息调取与查阅,也就大大降低了各类档案信息的利用率。除此之外由于档案馆的工作冗杂,在对事业单位等各类信息进行收集、分类和排序的过程中往往还是依赖人工操作,也无法保证档案信息的准确性和真实性,无法为事业单位的决策提供科学的依据。
  3、档案信息管理存在滞后性
  档案馆的档案管理工作还存在着信息滞后的问题。由于档案馆尚未实现档案管理的数字化建设,也就不能利用信息化系统和相应的数字平台实现对各单位信息的及时补充、查询、上传等工作,主要还是依靠工作人员直接去到档案馆进行交涉,这种人工传递的方法难免会造成一定的疏漏,档案馆也无法保证够做到及时有效的进行档案信息的更正与补充。
  4、缺乏专业的档案管理人员
   造成当前档案馆档案管理工作效率不高的主要原因就在于缺乏专业的档案管理人员。档案馆作为事业单位,在国家进行事业单位职能机构改革的基础上,每个部门各组织人员都进行了一定的精简,但是许多档案馆往往忽视了档案管理的人员优化配置,本质上还不能认识到档案管理工作的重要性,经常是安排一些离退休职工进行档案管理工作,严重降低了档案馆档案管理质量和水平。
  二、事业单位档案管理数字化建设的有效途径
  1、创建档案管理数字化平台
  档案管理是档案馆工作的核心,要提升档案管理工作效率和水平首先就是要加大资金投入,创建相应的档案管理数字化平台,在硬件上给予一定的支持。档案管理数字化建设必须要具有全面性和系统性,针对陈旧的档案资料信息,可以通过购进扫描仪、影像仪等的设备对过往的档案信息进行数字化处理,生成相应的电子档案以作备份与查询使用,这样就极大的节省了档案馆内的空间,实现了档案资料的云存储。而针对新生成的档案信息,就可以直接在数字化管理平台上进行及时的录入与整理,还可实现快速的分类,简便了后续的查询环节。
  2、完善档案管理信息化流程
  当前我国注重事业单位的高效运行,档案馆也不例外,因此这就要求档案馆在执行档案管理工作时一定要注意简化工作流程,充分的运用信息管理系统为用户提供便利。档案馆通过引进档案管理信息系统,可以改变过去复杂的档案调取查阅流程,各组织各单位和独立的用户在完成信息注册与身份认证之后,又可以进入到档案馆的信息系统,实现在线的档案信息查询,去了中间不必要的人工环节,大大提升了档案管理工作效率。但同时由于不同的档案有不同的密级要求,对于绝密、加密等级的档案仍然要执行严格的审核流程,从而保障档案信息的安全性。
  3、实现各类档案信息的实时收集
  进行档案管理数字化建设,极大的改善了档案馆以往档案管理工作的滞后性问题,通过利用数字化平台可以实现各类档案信息的实时收集,省去了人工传递环节,通过互联网络用户可以实现及时的上传,档案管理人员只需要这些信息进行甄别之后就可以按照相应的等级和分类直接插入到所在的档案目录中,并做好保存与备份,即可完成档案管理工作。
  4、组建综合素质较高的管理团队
  要进一步提升档案馆这一事业单位的档案管理工作水平,还必须要组建一支综合素质较高的专业档案管理团队。首先,档案馆必须要完善机构设置和人员配置,按照不同的档案管理要求进行岗位的细化,可以实行轮岗制或责任制,增强档案管理人员工作责任心。另外档案馆还要引进具备专业档案管理能力和优秀信息素养的综合类人才,为档案管理工作效率的提升奠定人才基础。
  结语:
  本文以档案馆为例分析了当前事业单位档案管理中存在的共性问题,表明进行档案管理数字化建设的重要性,通过创建档案管理信息系统和数字平台能够提供硬件支持,通过优化人员配置可以为档案管理工作提供内在动力,最终实现档案管理工作水平和效率的提升。
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