企业档案收集的难点与解决对策

作者:未知

  【摘要】:档案收集是所有档案管理的第一个步骤,没有档案收集就没有后续档案工作的开展。企业档案管理过程中往往存在企业档案收集不齐全完整、档案收集不及时、收集文件载体类型单一等现实难题,作者以自身工作经验,相应的提出了一些解决问题的办法。
  【关键词】:企业档案 档案收集 难点
  档案收集工作就是按照国家、行业相关规定,通过例行的档案收集制度和专门的收集办法,把分散在各个单位、部门和个人手中的档案,以及零散的档案,有计划的分门别类的集中到档案馆,实行集中统一管理。
  一、收集是档案工作的基础
  收集是档案馆取得和积累档案的一种手段,没有档案的收集工作,就不可能有完整的档案,档案工作就成了“无米之炊”。有了档案,档案部门才有进行整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作的基础条件。
  从全部档案业务工作的流程来说,收集工作是档案工作中的第一个环节。收集工作的质量决定和影响着其他环节的质量,收集的档案齐全完整,合乎质量要求,可以为其他环节创造良好的工作条件;如果档案收集不及时,档案材料残缺不全,整理工作就不能顺利进行,就没有完整、系统的档案,会给今后的保管、鉴定、统计、利用等各项工作造成困难。因此,要做好档案业务工作,必须首先做好档案收集工作。
  二、企业档案收集的问题
  收集是档案工作的起点,起着至关重要的作用,然而企业档案的收集却不那么顺利,主要表现在以下几个方面:
  2.1文件材料收集不齐全
  业务部门对本部门应该归档移交的文件材料不清楚,不知道哪些工作记录是有价值应该归档的,哪些记录是可以不归档的;同时档案部门由于工作的局限,无法准确判断文件材料的价值,导致部门的归档清单不完整准确,存在遗漏部分重要应该归档而未归档的记录。
  2.2档案收集不及时
  档案收集工作无法完全按照工作计划执行,业务部门由于归档意识不强,重业务轻档案,不能在工作完结后第一时间完成工作记录的整理,集中保管,导致应归档档案不能及时移交档案馆,存在重要档案遗失,无法收集的风险。
  2.3档案收集载体类型单一
  当前企业档案收集主要是以纸质档案为主,对于其他载体类型的档案收集力度不够,比如奖杯、奖状、锦旗等实物档案,反映主要职能活动和重要工作成果的照片档案,有保存价值的光盘档案等。
  三、解决企业档案收集难的对策
  3.1制定具体的档案收集范围清单
  以往企业档案的归档范围的制定缺少參考依据,主要由业务部门和档案管理人员对文件材料的价值进行鉴定,存在很大的随意性。2012年国家档案局颁布《企业文件材料归档范围和保管期限规定》,对企业管理性归档文件进行规定,同时各个行业,火电、建设项目、核电、水电等行业也相继制定了行业归档文件材料清单,企业档案管理人员应该参照标准,向业务部门征求意见,根据企业的实际工作,制定出合法合规,较为完善的具体适用的归档文件清单。
  3.2建立健全档案考核制度
  应该将档案工作纳入企业管理的各个环节,规定相应的责任要求。将文件形成、档案收集纳入专兼职档案人员的岗位责任,并由档案部门对其履职情况进行考核;将档案收集质量纳入部门总体绩效考核,加强部门领导对档案工作的重视;将档案收集情况纳入公司领导的议事日程,在相关会议、报告中体现档案收集情况,引起公司领导对档案收集的重视。
  3.3建立稳定、熟悉业务的档案管理网络
  企业档案管理网络由专门档案管理人员和各业务部门兼职档案人员组成。档案管理人员由专业档案人员担任,档案工作的专业性是具备了,但是他们并不熟悉企业各部门的具体业务,对档案的收集只停留在理论层面,缺乏实际的收集经验。而企业各个部门的专业人员,凭着对自身业务的熟悉,再加上档案专业知识的指导,档案收集工作才能密切联系业务实际,保障档案收集的质量。所以,档案专业管理人员应该加强对业务部门工作实际的了解,同时部门兼职档案人员也应该学习档案管理专业知识,只有这样才能建立稳固的档案管理网络。
  3.4提高全员的档案素质
  档案收集具有参与面广,参与人数多的特点,仅靠档案管理人员、业务部门兼职档案人员,决不能搞好企业档案的收集工作,企业档案的收集需要全体员工的共同参与。长期以来,档案工作人员处于封闭、半封闭的工作状态,未形成走出去,主动服务业务的良好形态,导致企业员工对档案认识不足,重视不足,档案素质较差。档案部门需要以各种方式宣传档案工作,将档案收集的目的、作用、意义渗透到各个部门,渗透到每一位员工中,强化全体员工的档案素质,形成“我要移交档案”、“我的档案我负责”的工作氛围,切实提高全体员工的档案素质。
  3.5档案宣传,服务先行
  档案收集离不开企业全体员工对档案工作的了解与重视。档案宣传不应该只停留在宣传档案的重要性上,更要宣传档案的服务性,让档案“飞入寻常百姓家”。档案工作人员,应该积极开发档案信息资源,主动为一线服务,为生产服务,只有让员工觉得档案“有用”,才能引起其对档案的重视,起到宣传档案,不排斥档案收集的作用。
  随着企业档案工作在企业管理中越来越重要,企业对档案管理的要求越来越多,档案的种类也从单一的纸质档案向多种载体方向发展,档案收集面临着很多新情况,同时也带来了新机遇。档案的收集是基础工作,是丰富档案资源,进行档案资源开发利用的前提条件,实际工作中还有很多要素制约着档案收集的有效开展,本文仅以作者工作经验,分析解决档案收集难的对策。如何使企业档案的收集工作能够完整、及时、准确的完成,更好地发挥企业档案服务生产,见证历史的作用,是每一个档案工作者孜孜不倦,进行探索的课题。
  【参考文献】:
  【1】曹航,杨智勇.档案资源整合现状、困难与推进策略[J].档案学研究,2010(04).
  【2】 李超.企业档案收集工作中存在的问题与对策[J].档案工作,2017(07).
  【3】王巍.关于企业档案收集工作中若干问题的思考[J].文档安全,2017(02).
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