财务信息管理与应用

作者:未知

  摘  要 财务信息管理在企业管理中居于核心地位,企业财务信息按利用层次分为决策层、经营层和作业层利用的财务信息。以家电销售企业为例看财务信息的应用,分为三个部分(一)作业层财务信息应用(二)经管层财务信息的应用(三)战略層财务信息的应用。从而得出结论:财务信息管理在企业管理中居于核心地位,信息系统在财务管理中起着非常重要作用, 现在我们已经开始大量的使用信息系统,并在使用中不断完善,随着信息技术的提高,我相信一定会形成一套完整的有效的信息系统来满足财务信息管理的需要。
  关键词 财务信息管理;应用;信息系统
  经济全球化、信息化这两股力量,极大地改变了企业外部的竞争环境和企业内部的经营模式、管理体制,具体表现在:竞争范围由区域竞争变革为全球竞争,竞争主体由单个企业竞争变革为供应链竞争,竞争战略由产品竞争变革为顾客竞争,竞争优势由规模竞争变革为速度竞争,而竞争基础由人、财、物的竞争变革为信息竞争。这要求企业财务承担相应的信息任务。
  一、企业财务信息的分类
  企业财务信息按利用层次分为决策层、经营层和作业层利用的财务信息。
  决策由信息来支持,各层次财务决策不仅对企业财务信息提出要求,也对企业财务信息的来源、范围、时间、形式、精确度等提出要求,各层次财务决策的特性及其信息需求如下表:
  二、以家电销售企业为例看财务信息的管理与应用。
  (一)作业层财务信息的应用:主要是财会人员、业务人员和其他人员承办具体业务在处理、判断、决定、选择时用到的财务信息。主要有两类,一是具体作业执行类信息,二是作业监控信息。
  在这一层面财务信息的特点是明细、量大,管理者对财务信息的要求是:准确、及时、高效,达到要求的手段是利用信息系统。
  现阶段使用的信息系统主要有ERP系统、POS系统、电子商务系统、人力资源系统等来支持,这些系统都是基于业务操作和控制的信息系统。
  1.作业执行类信息的提供:
  (1)利用信息系统提高工作效率及数据准确性:
  在手工记账时期,每一个控制环节都是接收上一环节的单据后填写本环节所用的单据,这样就会产生相同数据多人填单,容易产生错误,再就是存在进销存数据信息不对称,营业员的保管账与仓库保管账不一致,为不出现有货不能卖的情况,营业员都要打电话核实库存情况,如完全信赖仓库保管的信息,就会出现卖超货的情况,不管哪种情况对企业经营都是不利的。由此可见商品流转过程中的信息传递是非常关键的。
  ERP信息系统将资源整合,崇尚数据的一次性录入,后面各环节都是在这条记录的基础上进行审核或审批的操作,这样极大的提高了数据的准确性;每个环节所需要的单据系统可自动生成,打印出来签字就可以,从而提高了工作效率。
  根据税务要求销售需要按商品销售明细开发票,而防伪税控开票子系统与ERP系统数据不能共享,一个公司每月近亿元的销售,开发票工作量巨大,为解决这一问题,我们找防伪税控开票子系统的开发人员要到接口文件,由程序开发人员开发接口程序,使ERP系统销售数据传入防伪税控开票子系统,解决了开发票数据录入问题,大大提高了工作效率与准确度。
  家电销售企业一个单店每天约有300至500万的销售收入,一天就会有近万笔的销售业务,一笔业务会在信息系统中会产生近十条记录,这样一个店一天会产生十万条以上的记录,在存在连锁店的情况下,一天会产生百万条以上的记录。可以想象到运用信息系统提高了多少工作效率。
  (2)利用信息系统可及时提供财务信息:
  及时准确提供商品信息:业务相关人员能够及时准确的看到相关商品各环节情况信息。尤其在连锁经营的情况下,各店的商品情况都可以看到,非常有利于同城各店之间的调货。这样能充分提高顾客的满意度,从而提高企业信誉及竞争力。
  2.作业监控信息的提供
  还以销售业务为例,营业员在开出销售单后,顾客没交款这台机器是不是可以再销售,这样就涉及监控信息,可以在服务条款规定,如顾客3天内不交款则认为放弃购买,这样此商品可继续销售。在业务流程中涉及很多的控制点,有控制点就会产生监控信息。所以在作业层面存在大量的业务监控信息。
  及时处理监控信息,如有异常数据上报管理人员,这样可以使企业的管理更加精细化。
  3.对财务人员的要求
  在作业层面,财务人员必须要有较高的业务水平,财务人员应全面掌握业务流程及流程的控制点,掌握信息存储的位置,以便准确及时得到相关信息,及时发现业务中问题。
  由此可以得出结论:大型商业企业是信息系统的推进者,信息系统极大的提高了财务信息的及时性及准确性,使企业精细化管理成为可能,提高了企业的竞争力。这在具体的作业层面反映最为突出。因为只有基层的工作人员才会用到最明细的财务信息。
  (二)经管层财务信息的应用:主要是财务主管、会计主管、信息主管(CIO)和同层次管理者在决策时用到的财务信息。主要包括:分解落实财务预算、财务计划,进行筹资管理、投资管理、营运资金管理、成本费用管理、收入利润及利润分配管理、绩效管理、税收管理、财务报表及财务分析、作业层上报需处理的信息、对作业层的业务执行情况的监控信息等。
  作业层面的异常报警数据传递至经管层,由经管层处理。对作业层业务执行情况进行监控,看有无异常情况。
  在这一层面财务信息的特点是作业层信息的汇总、多是管理指标,管理者对财务信息的要求是:相对准确(允许有一定误差)、及时,达到要求的手段是利用商业智能化信息系统。
  在这一层面主要依赖商业智能化信息系统。作业层的海量数据无法给经营管理层提供所需的信息,需要对作业层的数据进行汇总加工整理,形成对经营管理层有用的信息。难以想象不借助信息系统,只依靠财务人员对海量数据进行操作将是多么痛苦的工作。   1.商业智能化信息系统对财务管理者的要求
  商业智能化信息系统多是根据企业经营层的需要量身订制开发的。这就要求财务管理者必须要有较高的业务技术水平及管理水平。财务管理者有较高的业务技术水平,必须全面掌握作业层的业务流程及流程的控制点,掌握信息存储的位置,并能与信息主管顺畅沟通。财务管理者有较高的管理水平,制订出对经营管理有意义的各项监控指标。
  2.商业智能化信息系统对开发商的要求
  企业必须找到合适的系统开发商。信息系统开发人员应具有较高的开发业务水平,应熟悉需求企业所有信息系统的数据结构,熟悉企业管理人员的指标要求,找到准确读取的数据方式,这样才能做出企业适用的商业智能化信息系统。
  3.商业智能化信息系统应用现状
  现阶段通用的商业智能化信息系统比较少,因为每一个企业在作业层面选择的信息应用系统多是成形的产品,这些产品都是侧重基础数据的收集,没有这种商业智能的功能,再就是每个企业管理者需要的管理信息也不尽相同,所以只能是企业找专业的商业智能开发商进行订制开发。这需要投入大量的人力物力,所以只有少数有实力的大型企业拥有商业智能信息系统,来满足高层领导及各部门负责人、主管等所需要的各种信息。
  4.商业智能化信息系统应提供的财务信息举例
  以财务数据报送举例说明:现在财务人员给人的印象就是整天埋在数据堆里,整天做着数不清的表格,被戏称为“表哥、表姐”。整天忙忙碌碌,信息需求者还觉得慢。最主要的原因是没有形成财务的信息管理报送平台。
  我們可以将财务信息的需求者分为企业内部需求者与企业外部需求者,需求的时间分为定期报送和非定期报送。报送方式可以采取企业内部网、公司网络平台、电子邮件、证券交易机构信息披露等方式。财务管理者最清楚财务信息的需求者及其需求内容、报送的时限及报送的方式。
  我们需要形成这样的分析思路:谁要?要什么?什么时间要?怎么取得?怎么给?按这个思路逐项梳理,整理出固定的信息模式及报送方式,来形成财务的信息管理报送平台。
  这样利用信息技术可以大大提高财务管理的工作效率,满足不同人员对财务信息的需求。
  没有商业智能化信息系统,所需信息都是靠人来查询,用人多,耗时长,因为业务操作系统中数据量大,查询数据需要占用很多的系统空间,上班时间还有大量的正常业务需要做,所以对系统性能影响很大。而商业智能化信息系统可以在特定时间(下班后的时间)查询、汇总数据,这样可以提高操作系统的性能,节省人力成本。
  (三)战略层财务信息的应用:主要是股东(大)会、董事会和监事会等利益相关者代表,以及CEO、CFO等高层管理者决策用到的财务信息。
  主要包括:制订财务预决算方案、利润分配方案、弥补亏损方案、制订经营计划,制订筹资、投资方案、公司年报等重要报告。
  现在商业企业在这一层面用信息系统的不多,仍然以企业高层管理者的管理要求及企业发展目标进行决策。
  三、结束语
  财务信息管理在企业管理中居于核心地位,信息系统在财务管理中起着非常重要作用,利益相关者制衡的每一步都离不开企业财务信息,企业利用现代化信息技术,可以实现业务处理本身的简单化、标准化、程序化、现代化、自动化;报告系统从孤立的、滞后的、缺乏弹性的功能驱动型系统变革为集成的、实时的、适应性强的事件驱动型系统。我们只要认识到位、规划到位、管理到位,一定能做好财务信息管理与应用工作。
  参考文献:
  [1]作者姓名:吉利.参考书名《企业财务信息管理研究》,出版社名称:西南财经大学出版社,2011年5月第1版
  [2]孟广均.等《信息资源管理导论》,北京:北京大学出版社,2001年
  [3].邱家武.《经济信息管理概论》,北京:经济科学出版社,2003年
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