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事业单位档案管理的电子化建设

作者:未知

  【摘要】随着信息化时代的来临,数据所蕴含的价值越来越为社会所重视,而事业单位档案具有独特的价值和应用前景。本文对事业单位档案管理电子化建设的意义和现状进行了阐述,进而提出了加强电子化建设的措施。
  【关键词】档案;事业单位;电子化建设;标准化
  档案是人们的社会活动中形成的具有保存价值的原始记录,档案管理是专门机构或岗位对档案实体和档案信息进行管理,并提供利用服务的各项业务工作的总称。事业单位是我国特有的一类组织机构,通常由行政部门创建,具有社会公益性质,其业务范围在很多领域具有专业性和技术性强的特点,又有很强的政策性。事业单位在日常运行过程中形成的大量档案,这些档案形成了事业单位丰富而权威的数据资源,其间蕴含着丰厚的经济利益和利用前景,也存在着巨大的数据安全问题,如何利用现代信息技术,通过档案的电子化建设,妥善而富有效率地进行档案管理,具有重要的现实意义。
  一、事业单位档案管理电子化的意义
  随着信息时代的来临,计算机和互联网技术被广泛应用于各种管理工作中,尤其是事业单位的档案管理工作,需要较强的信息处理能力,实现电子化管理是大势所趋。
  (一)电子化可以显著提高档案管理的工作效率。传统的档案管理各个环节在管理中主要是面对纸质媒介,无论是其存储、转移、阅读和信息管理,都要耗费大量的人力和物力,而档案经过电子处理后,其后的环节都成为电子化,存储时不仅可以节约巨大的空间,而且从存储量上还可以看作是无限扩充的,而同时成本会显著下降。
  (二)电子化可以提高档案的信息利用率。档案管理的主要目标是为社会提供信息服务,在信息查询、调阅以及处理等环节,都可以通过计算机等终端方便地进行,应答快捷,信息和媒介也不存在损耗的问题,大大提高其信息利用的效率。而且电子化的信息还为二次开发和社会化利用打下了基础。
  随着大数据时代的到来,随着数据分析能力的提高和普及,有价值的数据本身也越来越重要。我国的事业单位在国家治理和社会生活中具有特有的社会职能,其拥有的档案数据一般具有专业性强、可信度高的特点,具有广阔的应用前景。
  二、事业单位档案管理电子化建设的现状
  我国事业单位拥有大量的数据库,并开始普遍地推动电子化建设,但仍然存在着很多问题。
  (一)数据资源开放程度和利用率都处于较低水平。到2016年底,我国能够对外开放的行政管理档案资源还不足6%。综合管理的档案资料的开放程度也没有达到10%。在资源被大量闲置的同时,已经开放的数据库则存在大量重复的信息,造成了大量的浪费,降低了其含金量。
  (二)档案标准化程度低。事业单位档案的电子化基础是档案的标准化,事业单位档案标准化程度较低,因而在此基础上实现的电子档案也存在着很多问题。尤其在纸质档案转化为电子档案的环节,录入质量存在着很多问题,纸质档案的一些问题在传统人工处理过程中还允许存在一定的差错,通过人为纠错对档案管理工作的影响不是很明显,而作为电子档案需要大量程序化处理,如果标准化程度较低,则对档案管理效率的影响则会日益突显出来,造成很多差错。
  (三)电子化建设过程中存在着大量的重复建设。事业单位的条块分隔现象较为突出,各个行业之间在电子化过程中的协调沟通很差,造成各种档案管理系统的重复建设现象。各个相关行业的档案数据信息中共同的数据内容很多,而由于区块的分割,各部门各自开发自己的数据库和数据标准,电子化建设存在着大量的重复建设。
  (四)电子档案的安全性缺乏保障。电子档案的推行,对档案的安全性提出了新的要求。一是电子档案容易通过计算机操作进行篡改或删除。二是一些证书、文件等一些具有法律意义的档案留有签名,这些签名是无法电子化的,电子档案的应用就受到限制,无法完全代替纸质档案。三是由于电子档案无法完全代替纸质档案,所以纸质和电子都需要存储,档案存储上的成本反而增加了,而且電子存储需要新的存储环境和方法,这都是额外的投入。四是档案管理软件本身也产生了黑客攻击和数据泄密等新的安全隐患,需要投入更多的成本来加强安全保护工作。
  三、加强事业单位档案电子化建设的对策
  (一)建立完善的电子档案管理制度。事业单位的档案管理很多时候具有政治性要求,电子档案管理的安全性应当在电子化建设进程中提到重要地位。而建立完善的管理制度是保证档案管理工作严肃性和安全性的基础。管理制度也是电子化管理过程的基础,我们只有依据完善的制度才能对管理过程实现规范、实现标准化,进而设计出标准的工作流程,进而开发出适用的软件。
  (二)建立通用的数据标准和电子化体系。档案电子化当前的问题之一就是数据库及系统之间的不统一,很多事业单位不仅是行业内不兼容,甚至各个单位之间也不兼容,必须改变这种条块分割的现象。这就要加强行业间或各个行业,甚至从国家层面出台各个层面的数据库标准、软件开发标准。总而言之,要尽量在可能的范围和层级上达到档案标准化和统一的数据标准,为局域性的软件开发和数据利用扫清障碍,为以后数据的更大范围的标准化建设做好基础性工作。
  在信息化时代,事业单位档案管理应当加快推动电子化建设,要重视各个部门间的协作,尤其是高层级的数据标准和通用软件标准化设计等专业技能规范方面的工作,以避免重复工作和资源浪费,进而为国家层面的电子化建设做好基础性的工作。
  【参考文献】
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  [2]王肖.试析事业单位档案管理及其发展趋势[J].才智,
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  [3]刘玲玲.信息化条件下机关事业单位档案管理问题[J].明日风尚,2017(12).
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