大数据时代西部高校人事档案管理系统信息化建设探究

作者:未知

  【摘要】大数据时代的技术革新,不仅促进了高校传统档案管理的进一步发展,而且极大地推动了高校人事档案管理创新档案管理信息化的建设,适应时代服务的工作需求。本文系统地分析了六盘水师范学院干部人事档案管理工作现状及存在的问题,总结了大数据时代高速信息化、智能化高校人事档案管理系统信息化建设的理论基础,并提出本校干部人事档案信息化系统建设改善的管理修改办法。
  【关键词】大数据时代;高校人事檔案管理系统;信息化建设
  文章以六盘水师范学院人事档案管理为例,着眼于当前在人事档案管理系统中产生的新需求以及档案资源数字化管理的新方向,进一步探索西部高校人事档案管理信息化管理服务系统建设的新途径,实现高校人事档案信息资源的规范管理和大数据下档案管理资源的共享化,以此改善目前高校人事档案利用率低、信息服务管理水平和信息交流闭塞的问题。
  一、目前六盘水师范学院档案管理现状
  高校人事档案资源涉及了学校的各个层次、每个专业、多个部门甚至多环节的非常繁杂的庞大信息系统工程。目前国内大数据环境下各高校已经具备了人事档案数字信息化发展的技术环境,但由于各高校实体档案规模庞大、数量繁多、内容复杂,人事档案进行数字信息化建设发展需要大量的人力、物力和财力的投入。但就目前各高校人事档案数字信息化发展的程度来看,大多数西部高校如六盘水师范学院人事档案信息化建设情况其投入是远远不够的,目前六盘水师范学院人事档案管理人力、物力、财力投入欠缺,软、硬件设施非常薄弱落后,兼职档案管理人员的职业素养薄弱,处理档案的业务水平能力不高和驾驭信息安全的能力较弱,档案管理数字信息化的软、硬件系统更新升级缓慢,维护不及时,导致人事档案管理信息化程度不够,档案管理的现代化程度不高,学校人事档案管理人员对档案信息不能及时的更新,从而导致人事档案信息化程度较差。时代在变化,科技在进步,各行各业、各个领域的信息化迅猛发展,这就要求档案管理技术水平要跟上现代科技发展的步伐。大数据时代高校人事档案信息化需要有完整、系统、标准统一的网络信息化管理平台,利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台,不断促进人事档案资源的丰富程度,有效积累和储备人事档案信息资源,提升人事档案的社会影响力。
  二、本校档案信息化管理过程中的相关问题
  (一)由于学校经费短缺,对档案管理的重视程度不高,档案管理信息化建设缓慢。当前学校的管理层片面地认为学校仅为教书育人的场所,没有充分认识到学校档案管理工作的重要性,对档案管理重视程度不够,仍然用老眼光看待档案管理工作,从而忽略了学校的档案管理工作的开展。所以档案部门存在着管理工作人员兼职太多、流动频繁、业务素质能力较低等一系列的问题,导致干部人事档案造假现象时有发生。而且,学校虽然拥有上千份的档案,却很少去使用,很多的干部人事档案常年堆放在那里却无人问津,档案失去了其原有的作用和价值,这在很大程度上制约了人事档案管理信息化建设的发展。
  (二)不具备完整的管理组织,容易遗漏档案信息。由于学校不具备完整的管理组织和没有认识到人事档案的重要性,对干部档案保密工作缺乏重视而造成重要档案资料遗漏流失,使得干部人事档案的可信度及价值观大打折扣,降低了人事档案的利用水平和使用价值。一方面由于学校频繁变换的档案管理人员,对档案材料的交接工作不够认真细致具体,因此,造成档案材料遗失,使目前很多档案变成了“死档”“弃档”。其次,由于目前六盘水师范学院学校提升需要吸纳一些高学历、高职称的人才,在引进来的这些高层次人才中,大多数人的档案材料漏缺。因为很多学校档案管理人员都是临时的、兼职的、变动频繁,所以多年收集的档案材料不能及时整理,从而使档案材料残缺漏损和重要资料多年未归档。另外,由于人们认为档案管理工作无足轻重,导致工作人员对档案材料的认识不充分,没有从思想上予以重视,工作态度也不够积极认真,更易遗漏档案材料信息。学校每天都有新的变动和更新,学校人事档案信息管理也需要及时更新换代跟上时代的步伐,及时地收集档案材料更新档案库,使档案材料信息变得越来越完善,提高人事档案的质量和利用效率。
  (三)没有建立网上服务平台。目前六盘水师范学院人事档案的管理还基于实体的管理形式,未实现档案信息扫描入库,没有建立完整数据的档案信息库。对个人档案信息的查询依旧是手动翻阅人事档案实体,人工落后的管理方式使得干部人事档案材料收集和归档过程中很容易出错,也给造假者有机可乘。六盘水师范学院还是采用纸质的档案管理手段和手动检索的方式来管理档案,长期积累下来的档案里的散材料存放杂乱无章,在偌大的资料库里查到自己想要的材料可以说是大海捞针,特别是出现缺失信息的情况时,更加无能为力。近年来各个高校的高速发展导致人事改革、人才引进等方面出现了更大的需求,人才流动也在逐年增加,人事档案管理内容变得更为繁杂,工作量也不断上升。人事档案作为信息资源面对信息化的发展与更新,其要求档案管理人员具备建立和管理数据库等更加专业的技能。并且人工查阅容易对档案造成损坏,人事档案规范化、信息化需要引进高科技产品来实现服务方式的创新。随着学校档案信息量的激增和新型载体的应用,陈旧的档案管理方式和管理设备已经不能满足这种需要,档案管理制度及设备应该推陈出新,实现传统人工档案管理向以现代化、数字化档案管理方式的转变。
  三、实施档案管理的有效措施
  (一)建立规范化档案管理规章制度,发展数字化信息建设。随着现代科技的高速发展,档案管理也开始了数字化存储、自动化管理、利用网络化的信息时代。要想强化学校档案管理工作,首先要增强规范化的档案管理制度,档案管理工作人员不仅要具备熟练的专业操作技能,熟知工作流程,还要具有鉴别真伪的火眼金睛,对档案管理条规熟稔于心。其次要树立全体教职工的档案意识,这就要求学校的每个岗位、部门做好档案管理人员的后盾。然而目前由于人们对大数据时代档案管理的重要性认识不够,对档案管理工作人员培训不够重视,档案从业者技术性要求掌握不牢,档案管理工作技术陈旧、知识结构更新缓慢,运用档案数字化、信息化管理水平相应不高,信息化的运用仅限于日常的一些非常简单的档案管理操作,信息化手段并没有在档案整理、归档以及查档等业务中得到实际性的运用。再次档案管理工作人员对档案信息化管理重要性的把握,会对学校在整体建设性发展方面产生重要影响。学校应利用专职人员管理档案,制定出规范化档案管理工作的规章制度,并将人事档案部门发展建设一并纳入学校重大事件的规划建设中,和教育教学工作同样的高度重视档案管理工作,为落实档案管理数字信息化工作做好充分准备。   (二)加强人事档案管理的安全技术手段,提升档案信息网络安全防护措施。大数据时代,建立在公开化、透明化、信息化的档案信息管理系统的方式将更加有利于个体和团体的各种档案信息资源的共享和再利用。因此为避免由于档案材料信息的泄漏带来无法弥补的后果,档案管理人员一定要规范操作标准、运用手段安全保密。第一,使用计算机输出缩微品等保密技术,指纹识别、红外报警、磁条防盗、条码管理、数字水印等信息安全技术的成功应用,使其不易被人破解和利用。第二,为保证数字档案信息的安全,使用手写式数字签名和证书式数字签名的手段,对文件上的一些签名和盖章进行加固。第三,建立数据信息准确、全国联网的干部人事档案信息数据库,档案管理员的每一步操作后台都实时监控记录。而且为有效降低档案管理系统的网络风险,要实施管理用户的访问权限,确保数字化档案管理系统的安全运行。第四,运用电子档案监控技术手段对电子档案的数据传输进行监管,并定期地对信息化档案管理进行技术更新。
  (三)增强学校数字信息人才培养,提升人事档案管理人员素质。当今社会需要的是高素质、高质量的综合性人才,学校不光要促进档案管理人员的职业素质能力,而且还要提高人事档案管理人员的工作服务水平、远程服务的能力,满足不同层次的人员对档案信息资料的需求。学校要对人事档案管理工作人员定期定向开展专业技术、职业素养、道德法规等方面的培训,利用开展典型案例的宣传教育,来增强他们对人事档案管理工作重要性和责任性的认识。档案管理人员的培养要贯彻以人为本的理念,培养档案管理人员高效服务意识、超前管理意识,并培养他们自主学习先进的档案管理理念与科学的管理方法,打造数字信息化档案管理队伍,使档案管理工作更好地发展。
  (四)重视干部档案管理制度,规范管理的操作流程。大学人事档案管理要有规范操作流程,大数据时代电子档案的建立发展需要档案管理的工作更加規范。为了防止档案管理人员的粗心无意出错或者刻意操作在工作中出现各种失误不能及时发现并改正,使档案资料信息失真,影响后续工作的进行,使得档案的信息化管理面临很大的安全隐患,给利用人事档案资源带来更大的风险。这就要求加大学校人事档案管理力度、更加重视人事档案管理,并确立专门的审查监督机制,对工作人员的工作及时检查、监督,避免出现失误。目前我校的人事档案管理工作中,缺乏专业化、素质高的管理人才,无法满足当前人事档案信息化管理工作的需求,学校规避的最好的办法就是加强对人事档案的重视程度,做好管理制度的规范化,对于出现的问题及时反馈并公开,让从事档案管理的工作人员引以为戒,以此提高学校的管理质量,让学校的未来发展更加美好。
  四、结语
  总体来说,随着学校的发展和壮大,计算机网络技术更加深入地普及,人事档案管理的全面信息化,使得档案管理工作能够更好地为学校建设服务。大数据时代对高校人事档案信息化管理既是机遇也是挑战,高校人事档案管理工作者必须加强学习和利用大数据技术,转变档案传统的管理思维模式,建设好高校人事档案信息化管理系统,创新高校人事档案工作,真正实现高校人事档案管理服务于社会实践。
  【资助项目:贵州省教育厅项目(黔教合KY字〔2018〕
  371);六盘水市科技局项目(52020-2017-02-03,52020-2018-02-14);六盘水师范学院高层次人才科研启动基金(LPSSYKYJJ2016)】
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