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浅谈电力企业客户档案信息化建设的必要性

作者:未知

  摘要:随着国家电网公司全面推进 “三型两网”发展战略以及当前爆炸式增长的电力系统数据,传统的数据处理方式已经不能满足从海量数据中获取准确、关键及定制化信息的需求,电网运行所需的档案大数据应用是电力行业信息化、智能化发展的必然要求。电网公司“十三五规划”的不断推进,公司在“两个一流”建设显著成就的同时,进一步普及了档案信息化知识,宣传了档案信息化文化,展现了档案信息化工作价值。电力企业客户档案管理实施信息化管理模式势在必行,依托现有营销业务应用系统,实现客户纸质档案与电子档案的同步流转和全过程管理,充分发挥电子档案管理高效、便捷优势。下面针对电力企业客户档案管理现状进行分析,浅析电力企业客户档案信息化建设的必要性。
  关键词:电子档案、信息化建设;电力企业客户档案三型两网
  一、前言
  国家电网公司国家电网有限公司聚焦建设世界一流能源互联网企业,守正创新、担当作为,打造“枢纽型,平台型,共享型”企业,建设运营好“坚强智能电网,泛在电力物联网”,即为“三型两网”发展战略。力求“四个服务”的企业宗旨于使命与价值的统一,也是国有企业的政治责任、经济责任与社会责任的统一。电力公司营业范围遍及全国,一个区域的电网公司每天新增的业务档案高达上千件,再加上历史遗留业务档案,资料量非常庞大。无论是业务的办理、信息的录入还是后期的管理和查询,其工作强度和工作效率相互制约,且渗透整个业务管理全过程,如何提高工作效率同时又降低劳动强度,也是电力公司目前亟待解决的课题。
  二、电力企业客户档案管理现状分析
  1. 责任分工不明确,档案归档不完整
  客户档案管理是电力企业管理工作的基础,影响着企业的整体经营发展,然而现如今仍然有许多电力企业不重视电子档案建设工作,缺乏完善的档案管理责任分工,例如在日常档案管理工作中,归档责任部门与档案管理部门责任分工不明确,归档责任部门对档案的归档缺乏主动性和能动性,而档案管理人员不明确自己的职责范围,对所产生的档案了解不全面,往往造成归档不及时,归档不完整,归档遗漏等问题。
  2.客户档案建设标准不规范导致信息化建设缺失
  《国家电网公司电力企业客户档案管理规范》中对于客户档案信息化建设提出了具体要求:“以智能化、信息化手段保障电力企业客户档案的安全、高效和规范管理,对业务过程所涉及存量纸质文档实现电子化、流程化、可视化收集维护,从而实现档案数据智能化信息共享与业务应用”。目前,电网公司客户档案信息化法规、标准建设一直滞后于行业整体水平,包括跨专业流程不贯通,目标不协同,操作不规范,人工录入问题普遍存在,档案数字化标准、依据、数据的储存、管理方式、档案信息安全在内的规范多次调整,没有统一标准的现状制约着档案信息化建设的发展。
  3.客户档案建设投入不足
  电力公司传统的档案管理伴随着电力企业发展脚步的加快,用于档案管理工作的硬件设施已不能满足工作要求,是从设备,房间,环境等方面都需要进一步升级。从电力企业中当前档案管理工作的现状来看,普遍存在着全方位的投入不足,软硬件条件严重滞后的问题。有的企业没有设置单独的档案室,有的企业虽然有单独的档案资料室,但却缺乏安全防护的措施,存在着巨大的安全隐患;企业管理工作中缺乏对于档案管理工作的足够重视,导致档案管理工作不能做到实处。
  4.客户档案管理专业人才的匮乏
  电力企业客户档案管理的特殊性,使得从事档案收集整理的人员除具备专业的档案管理知识外,还要熟悉电力企业营配工作流程规范。现实中,档案管理人员年龄偏大,女性偏多,轮岗换岗更替频繁。日常工作繁琐,内容枯燥无味,职务晋升时不具备竞争力,对年轻人才缺乏吸引力,更倾向于从事一线生产营销工作。档案管理人员一般为非计算机专业出身,相关技术知识和应用水平的匮乏,导致档案建设中系统维护、软件升级、数据资源开发等信息资源维护工作无法顺利开展。
  三、电力企业客户档案信息化建设必要性
   1.建立信息化管理体系,有利于客户档案的管理与服务
  转变传统的档案管理意识,建立现代信息化管理体系,实现开放式、主动式的档案管理与服务,使档案管理工作更好地适应经济社会发展的需要。逐步建立完善的信息化档案管理体系,制定和推出合理的标准和规范,明确责任分工,使档案的相关工作科学有序进行,做好監督和指导工作,切实把各项工作落到实处,保证电子档案的可靠性、安全性、真实性以及完整性,为广大用户提供方便快捷、安全高效的档案资料服务,加强考核,实行考核问责制,确保档案管理工作有章可循定期对档案信息进行检查和备份,防止出现黑客攻击、信息流失等情况的发生,并在具体的实践应用中不断补充完善,促进档案管理信息化改革。
  2. 建立档案信息化管理团队,有利于推动档案管理的发展
  档案管理人员队伍建设决定着档案信息化的发展速度和质量, 对档案管理的信息化转变来说,高素质人员的职业技能培养是必不可少的。因此,要加大培训工作力度,不断学习先进的信息技术,引入专业人才,使档案管理人员不仅掌握档案专业知识,更熟练掌握一定的计算机知识,熟练网络技术。培养工作人员的档案信息化意识,不断更新知识,提高自身的业务素质和工作水平。加大档案人才队伍建设步伐,积极学习先进的档案信息化管理知识和技术, 打造综合性的档案管理团队。优化工作人员的知识和薪资结构,完善职业晋升渠道,满足信息化社会对档案管理的要求,积极引进先进的电子设备和管理技术,适应档案管理信息化的转变。
  3.加快档案信息化建设,有利于档案工作的规范有序和健康发展
  充分利用智能技术(包括云计算、大数据、物联网、移动互联网、人工智能等),建设现代化档案信息化系统,实现部门班组协同合作,信息资源有效整合,避免以往重藏轻用的做法,充分重视数据资源的开发和综合利用。客户档案信息化的建设,明确了营配业务各流程环节客户档案收集、上传、审核、整理的主体,结合自身业务范围,规范了参与档案信息化管理的各岗位人员的职责、权限,应加强部门班组间协调,统一客户档案信息化管理平台,将岗位职责等纳入绩效考核,让各环节具体的工作,都能够充分实现有章可循。保证实施过程中岗位人员执行力度和操作的及时准确率,促进档案工作的规范有序和健康发展。
  4.加强档案信息化建设,有利于档案的共享和利用
  制定统一的电子档案归档标准,建立严格的编码格式、便于各部门之间档案文件的检索和传输,同时也可以切实提高档案信息的实效性。其次,打破专业壁垒,实现数据有效贯通,整合系统内部的档案信息和数据资源,加强数据共享和交流,提升客户与企业之间友好用电与供需互动过程中的参与度和满意度,为电力企业的经营发展贡献及时、准确、全面的第一手资料。电力系统内部各企业之间建立统一的档案管理权限制度,实行由上而下垂直的使用权限制度,这样有利于各部门之间的资源共享和管理人员的业务交流。
  四、结语
  档案是记录重要信息的载体,是人类社会文明的成果。档案管理信息化建设致力于构建档案信息平台、提高工作效率、提升档案管理的服务质量,让档案在信息化时代更好的为人类政治、经济和文化建设提供有利于现实的经验、借鉴和参考依据。尽管在现阶段还存在着各种各样的困难和问题,但相信在不远的将来,随着客户档案信息化广泛应用,将对促进电力企业发展具有着十分深远的意义实现了环节少、时间短、造价低、服务优的办电服务新模式。档案管理信息化要充分应用移动互联、人工智能等现代信息技术和先进通信技术,实现电力系统各个环节万物互联、人机交互,为打造状态全面感知、信息高效处理、应用便捷灵活的泛在电力物联网提供信息化基础数据支撑。
  参考文献:
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  [2]屈麦玲.《档案管理信息化建设探究》[J].陕西档案2015(9).
  [3]王维娜.《重大建设项目档案管理存在的问题与应对措施》[J].黑龙江史志2014(03).
  [4]夏利宏.《新形势下电子档案管理存在的问题及对策》[J].新西部(下半月)2009(8).
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