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关于做好档案管理信息化建设的思考

作者:未知

  【摘 要】科学技术水平快速发展下,档案管理信息化建设已然成为时代发展的必然趋势。本文主要以此为基础,对档案管理现状和存在的问题进行分析,并探讨档案管理信息化建设的有效途径。
  【关键词】档案管理;信息化;档案信息化;企业档案
  在科技迅速发展的社会,信息化已经普遍用在各类工作中,已经成为了一种趋势。基层档案是基层开展各项活动的基础,也是对活动的记录。所以,基层档案管理工作的信息化进程也要不断加快,适应现代化社会的需要,提高工作效率。
  一、企业档案信息化管理的内涵
  企业档案信息化管理是指在国家档案行政管理部门的统一指导实施下,在企业档案管理过程中全面应用现代信息技术,对企业生产、经营、管理过程中形成的档案信息资源进行处置、管理和服务。因此,企业档案信息化管理的内涵主要包括:第一,企业档案信息内容的数字化、网络化;第二,企业档案信息传递、利用的一体化;第三,企业档案信息资源的共享;第四,建立在企业档案信息化管理基础上的模式变革。
  二、档案管理的现状和存在问题
  1.档案工作人员在思想上不够重视
  目前,部分档案工作者在思想上缺乏热爱工作、为民服务、奉献社会的意识和态度,没有认识到档案管理的重要性,没有意识到档案管理信息化建设对工作人员知识层面和综合素质的要求,缺乏创新和学习态度,不能积极地提高自己的思想水平和业务能力,难以胜任信息化时代下的档案管理工作,工作效率和质量偏低,阻碍了单位档案事业的进一步发展。
  2.档案制度不规范
  目前,我国基层档案管理工作混乱,工作人员素质低、散漫,档案收集、存储困难,工作效率低等问题都是由于没有一个规范、合理的管理制度。档案管理制度不健全,工作人员职责不明确,各种程序和手续没有明确规定,使得档案泄密、缺失,甚至有人利用工作之便篡改文件,严重损害了文件资料的真实性、有效性,为后续的工作带来困难。
  3.信息化建设服务内容与方式不完善
  在企业信息化建设进程中,通常会存在一种现象,企业即使引进了档案信息管理系统,很多纸质档案依然未被录入系统进行档案信息的统一管理。对此,很多人的理由是,数字化档案并不能长久保存,而且还存在着一定的网络泄露风险,因此必须始终把纸质档案的保管视为档案管理的重中之重。这导致企业档案信息管理系统档案信息不健全,服务内容和方式不完善,而企业档案信息化建设名存实亡。除此之外,部分企业领导者仍然秉承“档案信息管理系统等于档案信息化建设”的观念,这种只有录入缺乏分析与整理的行为,导致许多档案信息没有被深度挖掘或者筛选处理,使档案信息服务质量上存在严重缺陷[1]。
  4.档案泄露风险
  尽管很多企业机构都运用信息技术来提升档案管理工作的信息泄露防卫能力,但由于互联网具有极强的繁杂性,从而很难在网络环境中保障档案管理工作的安全性。因此,多数企业和相关机构纷纷将信息化建设重点范围集中在档案数字化管理建设及网络共享平台当中。在建设过程中,数字化档案管理和存储方式带给企业和机构过多的信息泄露风险,企业和机构内的重要数据丢失事件频发,档案管理工作并没有设置有效的档案访问权限,在访问时过于简单,拦截功能没有完善,从而影响信息化档案管理工作的有效开展。
  三、信息化时代下档案管理的创新及发展分析
  1.加强观念创新
  在信息化时代下,档案管理创新势在必行,为了保证档案管理效率得到更好提升,主要是观念的有效转变,思想观念的转变,才能够让档案管理人员更好的投入到实际工作当中,对档案管理创新工作的有序开展起到良好推动。在企业当中,做好档案管理工作特别重要,尤其是在信息化时代背景下,档案管理人员要不断加强档案管理理念的创新,学习先进的信息技术,并根据档案管理中存在的问题,实施信息化管理,在提升档案管理水平与效率的同时,推动企业的大规模发展。
  2.加强档案工作人员的业务素质教育
  首先,单位要不断组织员工接受档案业务知识培训和教育,学习档案管理理论,提高档案管理业务技能,熟练掌握档案收集范围、分类方法以及档案归档、保管、调阅、鉴定、统计、销毁等档案管理流程,严格遵守档案的保密和保护制度。其次,为了适应数字化档案建设的需要,要经常对档案工作人员开展新技术、新能力的培训和教育,更新他们的知识结构,提高能力,促使他们掌握必要的计算机知识、网络技术和档案管理操作技能,能够熟练地操作数字化档案设备,有序地进行档案的采集、管理、利用等。最后,要不断地对档案工作人员开展法律知识教育活动,现代社会是一个法治社会,所有人都必须依法办事。档案工作人员也必须遵守档案管理规章制度,遵守档案的安全保密规定[2]。
  3.完善档案工作的基础设施建设
  档案工作的信息化开展必须要具备完善的基础设施,基础设施是开展档案工作信息化的基础条件。如果没有好的基础设施条件也不会建设好档案工作信息化。基础设施主要有三个方面。一是硬件设施,例如扫描仪、电脑等,硬件是所有电子产品的基础,所以硬件的好坏直接影响了信息化工作的质量。二是计算机运行网络,它是将资料整理、录入等方面的系统。先进的计算机运行网络系统,能够提高工作效率,连接各个部门。三是做好档案资料的管理工作,提高档案信息的保密性,将档案备份,避免档案缺失问题的出现。
  4.完善信息化建设服务内容与方式
  首先,企业应进一步完善档案信息化系统软件的功能。随着互联网技术、计算机技术水平的持续提升,已有传统档案管理系统的功能已经无法满足当前档案信息化的需求。根据工作与服务这两个需求方面来讲,应该持续优化信息服务系统的各项功能。其次,扩大档案信息资源的范围。在搜集与整理公司档案管理信息之外,还需要收集公司公文、设计图纸等数字资料。最后,加强信息资源的属性关联。例如元数据的处理,针对档案信息系统中存储的文件、文档、图片等,应该予以相应的文字表述信息。例如,文件编辑时间、文件编辑作者、具体内容、审批人等。这些辅助信息将极大地为信息查阅、提取提供便捷,紧密了不同信息之间的关联度,更加增强了信息的应用价值[3]。
  5.加強档案信息安全系统的建设
  在开展档案数字化、网络化、信息化建设的过程中,有关单位要加强档案信息安全系统的建设。在网络时代,档案信息面临着较大的被盗、被破坏、被网络攻击等危险,所以要加强档案信息安全保密系统的建设,引进密码验证、指纹验证、数字签名等数字安全技术,建立安全的防火墙,配备专业的网络安全管理员,确保档案的安全和保密。
  四、结语
  总之,企业档案信息化是企业现代化建设的重要组成部分,也是加快企业信息资源整合、提升企业档案资源的利用效率,为企业的生产、经营和管理提供决策服务的重要依据。现代化发展下企业必须加强档案管理信息化建设,提高思想认识、完善管理制度、做好安全防护工作。
  【参考文献】
  [1]王娜娟.水文档案信息化建设路径研究[J].中国管理信息化,2019,22(06):184-185.
  [2]佟海燕.工伤保险业务档案信息化管理路径研究[J].中国管理信息化,2019,22(06):192-193.
  [3]张鹏.档案信息化管理必要性作用措施和创新途径的探讨[J].信息记录材料,2019(03):183-184.
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