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互联网视域下档案管理的数据化转型研究

来源:用户上传      作者:肖艳丽

  摘要:高校在日常活动中会产生各种不同的数据和信息,使档案资料包含的内容愈发复杂,给档案管理工作带来了一定的难题。为了能够对档案信息进行统一化管理,档案管理部门开始重视构建电子档案管理体系,利用信息技术对档案信息进行收集和整合,落实数字化档案管理机制的建设要求,为档案管理工作开展提供了重要的技术支持。互联网技术的快速发展给档案管理数据化转型带来了新的机遇,推动了现代化档案管理体系的建设,可以针对档案数据进行合理利用和挖掘,为高校日常运营活动计划的制定提供重要的数据基础。
  关键词:互联网;档案管理;数据化转型;策略研究
  档案管理工作主要针对各类档案数据进行保存和调用,传统档案管理工作考虑到数据信息的多样化特点,将保证大数据的完整性作为档案管理的重点,并且为了可以减少存储空间,会选择处理数据后再将其保存起来。由此可见,传统档案管理工作具有一定的目的性,更加重视信息的使用价值。而在互联网技术快速发展的过程中,数据类型丰富,数据规模持续扩大,如果仍然利用人为的方式对数据进行处理,会影响数据处理效率,也难以充分发挥数据的价值。因此在新的时代环境下需要重视加快档案管理数据化转型进程,改变传统的管理手段,优化管理环境,提升管理工作效率,建设符合现代社会需求的信息化档案管理机制。
  一、互联网视域下档案管理的数据化转型必然性
  (一)大数据技术推动数据化转型
  当前大数据时代的到来为数据化转型提供了重要的助力和帮助,可以对海量数据进行及时收集,对数据信息进行动态化汇总,优化了档案管理手段。人们在日常生活中所产生的数据类型更加丰富,数据规模持续扩大,数据已经成为了一种极具价值的重要资源,如何对数据资源进行应用成为了管理人员所需要关注的重点话题。大数据技术是在这一背景下产生的新型技术,改变了以往数据的处理模式,可以自动针对数据进行整合和分析,构建了自动化数据管理机制。档案工作的重点在于对于各类档案数据进行管理,大数据技术的应用改变了人们对数据的认知,也推动了档案数据化转型进程。
  (二)档案管理改革内在需求
  在新的时代环境下,我国对档案管理工作提出了新的要求,开始不断推进档案管理工作转型,重视从纸质化管理模式转化为电子档案管理模式[1]。最初档案管理重视数字化转型,数字化是指在档案管理过程中开始广泛应用各类信息技术,目前在档案管理工作中,已经广泛利用信息技术对档案资源类型进行转化,使其可以以电子信息的形式存储在档案管理系统中。随着档案管理改革内在需求的不断变化,数据化成为了档案管理的新趋势,更加关注信息内容以及信息形态,强调记录、量化、分析思维模式的应用,充分挖掘数据的内在价值。数据化转型针对各类新型技术的应用进行了延伸,力求可以利用5G技术、大数据技术等对数据实施加工和分析。档案数据包含丰富的价值和内涵,数据化改革和档案数据利用需求相一致,因此在互联网时代下档案管理数据化转型成为了未来的主要发展趋势。
  二、档案管理数据化转型意义
  (一)挖掘数据内在价值
  数据化转型这一概念在我国产生的时间较晚,重视强化获取数据和分析数据的能力,通过挖掘数据价值提升决策精准度。通过在档案管理过程中应用数据化D型理念,可以为数据挖掘提供重要的技术支持,对档案数据所蕴含的价值进行深入分析,以此来提高档案数据的利用效率。以往在档案管理过程中只是简单地针对数据表面内容进行分析,并且在数据价值挖掘和转化过程中容易受到人为因素的影响,使档案数据无法被合理利用。数据化转型可以利用各类新型技术对数据包含的内容实施智能化分析,及时发现各类数据之间的内在联系,提高数据利用效率,为各个工作部门日常活动的开展提供数据参考,有利于提升决策科学性,为组织单位的发展打下良好的基础[2]。
  (二)提供多样化数据服务
  档案数据化转型可以对数据进行融合,将档案数据汇集到一起形成存储系统,同时在档案系统中会设置高效搜索引擎,有效提高档案资源的调用效率,在短时间内即可获取档案数据信息。并且也可以让其他各个部门也能够对档案系统进行使用,能够构建数据档案共享机制。在档案信息检索时不仅能够对系统中的所有数据进行查找和分析,同时也会根据搜索记录推送关联信息,满足人们对于大数据的使用需求。在数据化转型过程中档案管理工作可以和其他日常活动进行有效融合,构建联动机制,结合职工办公习惯提供个性化推送服务,主动为各个部门提供优质服务。数据服务是当前档案管理过程中所关注的重点,可以充分发挥数据的价值和作用,减少档案数据整合和利用所需要投入的成本,强化档案数据应用效能。
  (三)整合资源信息
  以往档案数据资源属于零散分布的状态,例如会将人事档案数据、单位发展历史数据、经济信息数据分别存储到不同的系统中。随着档案规模的不断扩大,数据和数据之间出现了交叉的现象,数据内容也越为复杂,零散分布的模式已经不适应目前档案管理发展需求[3]。档案数据化转型可以针对档案资源进行进一步整合,对档案数据进行分类和标识,形成完善的档案编研机制,合理使用各类计算机算法在档案数据之间构建关联机制,强化档案数据内在联系,从不同维度和不同主题出发对档案资源进行优化,能够以更加清晰的方式将答案数据展示给使用者。数据化转型推动了档案资源信息整合,可以为档案资源开发提供重要助力和支持,减轻档案资源管理难度。
  三、档案管理数据化转型面临问题
  档案管理数据化转型已经进入了新的阶段,但是在转型过程中仍然面临着较多的挑战,这在一定程度上制约了档案管理效率的提升,也弱化了档案管理功能和作用。作为管理人员必须要正确认识数据化转型存在的问题和挑战,以此为基础对数据化转型策略进行调整。
  (一)数据规模持续扩大
  数据规模不断扩大是制约数据化转型进程的主要因素,主要体现在两个方面。第一,档案读取难度增加。档案数据库在数据化转型过程中出现了数据规模持续膨胀的现象,以往在数字化转型中会通过扩大存储平台的方式满足档案数据存储需求。当前虽然已经引入了云存储技术,为档案数据管理提供了云平台,但是数据体量增加、数据类型复杂使得档案难以进行及时有效的读取和分析,增加档案管理难度。第二,数据价值分析难度增加。在传统档案中通常是由档案人员对数据价值进行分析和鉴定,以此来明确档案的利用方式。在数据化转型中重视利用信息技术对档案价值进行鉴定,然而现阶段在档案信息化建设过程中所使用的信息技术类型较少,未深化大数据技术的应用方式,只是将其局限在数据存储、数据收集等环节,数据鉴定能力较弱[4]。

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  (二)档案管理人员综合能力弱
  档案管理人员是影响管理工作效果的主要因素,当前档案管理人员普遍综合能力较弱,对于新技术和新理念的应用存在不到位的现象。档案工作中缺失专业的管理人才,工作人员对于档案管理的理论知识了解程度不够,无法利用专业的手段和知识对档案工作模式进行创新,这也影响了其对数据化档案管理的认知。档案管理人员普遍认为自身的工作是对档案数据进行收集,将其保存在相应的系统即可,重点在于保证数据的完整性,没有形成数据化思维模式,未主动利用大数据技术对数据管理方式进行创新和优化。除去思维意识方面落后,档案管理人员自身操作信息化系统的方式也并不熟练,只是会利用档案管理平台对数据进行传输,无法及时利用大数据技术对档案数据内在价值进行分析。
  (三)档案资源利用率低下
  档案资源的利用是发挥档案数据价值的重要方式,在传统档案管理机制下,通常是在某些部门需要使用档案信息时由档案管理人员进行提供,档案数据利用效率低下,档案服务存在被动化的现象。在数据化转型中没有对档案服务模式进行创新,这会使档案价值不能充分发挥,不利于现代化档案管理机制的构建。除此之外,档案资源利用方式没有结合管理工作改革需求进行调整,导致档案资源利用只是停留在数字化层面,无法深入推动数据化进程[5]。
  (四)安全问题突出
  在数据存储过程中极其容易出现隐私数据被窃取的现象,在电子档案中涉及到大量的个人信息和数据,相关人员可以通过非法手段获取用户信息。在档案系统中所存储的信息类型较多,档案数据规模较大,运行环境复杂化,因此网络平台中容易出现数据滥用的现象,冒用个人信息,这给档案安全带来了威胁。黑客攻击是当前档案安全隐患的主要来源之一,黑客会利用非法手段进入电子档案系统中,通过破坏其防护体系的方式入侵数据库来盗窃其他的信息。在网络平台上包含着各种不同类型的病毒,会通过网页、软件等多种不同方式进行传播,如果管理人员误点某些软件或者网页,会威胁档案系统的安全性。
  四、互联网视域下档案管理的数据化转型策略
  (一)推进档案资源数据化
  以往只是简单的针对纸质化档案进行形式转化,使其以可读的图像文本形式展示出来。档案资源数据化是数据化转型的重要过程之一,作为档案管理部门需要对各类新型技术进行合理应用,不断强化数据能力,为数据化改变提供重要的技术支持[6]。档案管理部门可以利用光学符号识别技术、语音识别技术、格式转换技术,对数据进行结构化处理,在档案管理系统中建立数据库,为数据存储、数据调取、数据分析、数据利用提供新的数据支持,推进数据化进程。档案管理人员应当利用智能技术对数据进行分解,使其成为可读取、可处理的数据格式,对数据关系进行重新建构,最后对数据实施语义加工处理,利用可视化技术将其展示给其他人员,为数据合理利用提供有效帮助。
  (二)强化档案管理人员数据化思维
  作为档案管理人员必须要形成数据化思维模式,正确认识档案数据化的意义和必要性,不断提高自身利用档案数据的能力,为档案数据化提供重要的人力支持。首先,重视引导现有管理人员不断学习新的技术和理念,对管理人员进行有效培训,重点针对档案数据化制定专题培训内容,例如数据化概念、数字化和数据化的区别、数据化挑战和实践路径,强化管理人员对于档案数据化的认知和了解,使其形成敏锐的数据意识[7]。其次,积极引进新型人才,要求其在拥有扎实的档案理论知识基础上掌握信息技术的应用方式,例如大数据技术、人工智能技术等,在工作中可以利用数据意识主动对工作模式进行创新,合理优化档案管理工作格局。
  (三)对档案服务进行升级
  第一,推进档案服务知识化。知识化的实现需要利用知识图谱技术、语义识别技术等对档案内容进行合并和拆分,利用形象的方式⒌蛋钢识成果展示出来,加强使用人员对于档案信息的了解程度,满足档案数据查阅需求。第二,跨领域合作。跨领域合作能够对档案资源进行整合利用,有利于推动社会整体发展。例如,在高校档案管理工作中包含着各类重要的知识性数据资源,含有丰富的历史文化资源内容,高校可以选择和文化馆或者博物馆进行合作,对所收集的典藏数据进行分享。第三,制定个性化服务。不同群体对于档案数据的利用需求是存在一定差异的,档案管理部门可以结合用户小数据完成用户画像,了解档案用户的使用需求,结合用户需求提供优质服务。
  (四)加强档案数据安全管理
  数据安全管理是极其必要的,涉及工作单位内每个人的隐私安全,同时也会泄露工作单位的相关发展计划,一旦数据泄露会给个人以及单位整体带来严重影响,因此需要构建完善的数据安全管理机制[8]。积极引进各种安全防护技术。身份认证可以利用密码、指纹识别等各种方式明确个人的身份信息,可以有效防止其他人胡乱盗用或者进入数据系统中。在身份认证过程中用户需要输入动态口令,具有动态化的特点和优势,保证身份认证的有效性,避免出现盗用数据或者权限的现象。同时重视利用防火墙以及入侵检测技术,能够及时发现存在的安全隐患问题,并采取相应的措施自动反击,可以有效保证数据的安全性,防止病毒或者外来攻击破坏档案管理系统,是保证档案数据化进程有序推进的关键。
  结语
  在信息时代下,档案管理信息化建设已经成为了我国所提出的新要求,能够对档案资料的格式进行转换,扩大档案数据的存储规模,避免出现档案信息丢失的现象,保证档案资料的安全性。当前大数据时代的到来加快了数据化转型进程,可以深入挖掘数据内在价值,提供多样化数据服务,整合资源信息,但是在新时代环境下数据化转型也面临着诸多的挑战和问题,例如数据规模持续扩大、档案管理人员综合能力弱、档案资源利用率低下等。结合互联网环境的要求,在实施数据化转型时应尽快推进档案资源数据化,直视现实发展需求,强化档案管理人员数据化思维,对档案服务进行升级,以此来强化档案管理质量和效率。
  参考文献:
  [1]吴佳怡,李芳丽.从数字化到数据化的变革之路――大数据背景下档案管理工作创新路径研究[J].湖南科技学院学报,2021,42(02):124-126.
  [2]高文.互联网+时代高校档案职业面临的挑战与机遇探析[J].山东农业工程学院学报,2022,39(02):124-128.
  [3]苏永芬,吕晨曦.大数据背景下档案数据化管理助力企事业单位发展的策略探讨[J].四川档案,2022(03):34-35.
  [4]李霞.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略分析[J].城建档案,2020(03):62-63.
  [5]陆冬梅.数据化时代高校干部人事档案价值实现路径研究[J].档案管理,2022(01):81-82.
  [6]张仁芬.大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略探讨[J].兰台内外,2021(16):4-6.
  [7]邓华云.档案管理从信息管理到数据管理的转型机制与策略探讨[J].湖南行政学院学报,2021(05):57-61.
  [8]郭金鹏.推进就业档案大数据化管理提升服务水平[J].中国人力资源社会保障,2021(09):30-31.
  作者简介:肖艳丽(1988―),女,汉族,湖北丹江口人,本科,助理馆员,研究方向:档案管理。

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