北京市社区管理企业退休人员的档案管理模式研究

来源:用户上传      作者:

　　一、北京市社区管理企业退休人员的档案管理情况概述
　　
　　(一)社区管理企业退休人员档案管理的基本情况
　　截至2009年10月底，北京市共有186万企业退休人员，实行社区管理的企业退休人员约30万人的档案除了顺义区采取集中管理外，其余全部存放在316个街道(乡镇)社会保障事务所，社保所同时还存放40多万失业人员的档案，平均每个社保所管理2215份企业退休人员的档案，随着企业退休人员实行社区管理速度的加快，社保所管理的档案数量会越来越多。
　　根据《关于转发劳动和社会保障部等部门(关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见)的通知》的文件精神，各级党委和政府要充分认识做好社区管理工作的重要性和紧迫性，将其摆上重要议事日程，切实加强领导，精心组织，统筹规划，保证工作的顺利推进。换句话说，未来几年，全部企业退休人员都要实行社区管理，而企业退休人员的数量每年都按一定的规模在增长。由于受现有条件的限制，目前许多地方企业退休人员的人事档案都存在疏于管理或管理不严等诸多问题，如何解决这一问题是企业退休人员社区管理是否完善的关键部分。按照现有企业退休人员的数量计算，如果186万企业退休人员全部实行社区管理了，每个社保所仅企业退休人员的档案数量就会达到5886份，再加上失业人员和其他人员，将会给社保所带来很大的工作压力。
　　在接收程序上，北京市出台了《北京市实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理试行办法》、《关于规范社区管理企业退休人员人事档案转移程序有关问题的通知》、《关于劣势国有退出企业退休人员实行社区管理移交人事档案有关工作的通知》和《关于在职业介绍及人才服务机构存档人员办理退休手续后整理人事档案管理有关工作的通知》等文件，街道(乡镇)社保所在接收企业退休人员人事档案过程中主要按照这四个文件的规定进行接收，基本实现了档案管理工作的统一化。
　　2009年北京市提出“在有条件的区县、街镇开展规范整理档案、统一转移程序的试点工作”。每个区县根据各自特点选择一个街道(乡镇)社保所进行试点或在试点的基础上向全部街道(乡镇)社保所铺开，其中朝阳区、西城区、宣武区和顺义区等试点区县借助档案局的力量，统一了社区管理企业退休人员档案的接收标准，解决了社区管理企业退休人员人事档案不规范，档案转移程序不统一、必备材料不齐全等问题。
　　
　　(二)社区管理企业退休人员的档案管理模式分析
　　北京市下设18个区县、316个社会保障事务所，档案管理分集中式管理和分散式管理两种模式。
　　1　集中式管理
　　顺义区是北京市首家也是唯一在全区范围内实行企业退休人员人事档案集中管理的区县。顺义区现有社区管理企业退休人员人事档案11086份，集中建立了一个总面积400平方米的档案库，档案库面积按照每千卷档案不少于10平方米的标准安排，配备档案柜密集架42组(约存放20万份档案)。顺义区档案集中管理的程序如下：企业退休人员实行社区管理时，将人事档案材料移交户口所在地的街道(乡镇)社保所，社保所审查后将符合条件的人事档案送交区劳动服务管理中心集中进行统一管理。
　　为提高档案管理效率，实现档案管理的网络化、电子化，顺义区开发了企业退休人员社会化管理系统软件，将实行社区管理的企业退休人员基本情况输入到企业退休人员社会化管理系统软件中，使街道(乡镇)社保所能准确、及时掌握企业退休人员的生活状况。社保所需要了解某个退休人员的状况，只要在网上输入个人代码，退休人员的个人信息就清晰准确地呈现在工作人员面前，社会化管理工作者就可以根据工作需要针对有特殊服务需求的退休人员进行具体的服务。而在使用企业退休人员社会化管理系统软件之前，个人信息的获取首先要通过各街镇的负责人去了解，而后再根据所了解的情况，查看其原始档案记载进行多方查证。电子档案管理系统的开通，使用时只需在检索信息栏内输入关键字就可将所属类型的退休人员一览无余。
　　档案管理与网络化、电子化相结合增强了区劳服中心与各社保所业务上的横向联系，从而实现档案信息的资源共享。但是，目前的电子化档案还没有实现完全意义上的电子化管理，如每个企业退休人员档案材料的具体内容并未实现电子化管理，所谓的电子化管理只是退休人员的基本信息实现电子化管理。如何将企业退休人员档案材料的具体内容实现电子化管理还需要进一步探索。并且，集中式管理需要充足的资金支持，软硬件设施都要配备齐全，还需要专业的档案管理人员，就现有条件来说，企业退休人员的人事档案如果实行集中管理，市区两级财政需要投入一定规模的资金才能够实现。
　　2　分散式管理
　　这是北京市目前采取的主要做法。即将社区管理企业退休人员的人事档案存放在户口所在地的街道(乡镇)社会保障事务所。尽管北京市出台了人事档案转移、接收、规范整理的相关文件，但是各区县街道(乡镇)社保所档案管理软硬件设施条件不一，管理的标准并不一致。
　　从对各区县的调研可以看出，有的区县或者街道(乡镇)投入资金多，软硬件设施较为完备，档案管理的标准就高。而有部分街道(乡镇)社保所特别是偏远山区的社保所没有独立档案室，在办公室里放置几组柜子存放档案，而且档案的整理也不规范，远远达不到档案管理所要求的标准。
　　以西城区展览路社保所为例，西城区展览路社保所有独立档案室，有效使用面积达到30平米，将五节柜改成容量更大、取用方便的密集柜，预计容量可延后3～5年。同时，社保所安排两人按照AB角负责档案管理工作，保证了专人负责。
　　分散式管理的优点就在于灵活、便捷，因企业退休人员实行社区管理时，街道(乡镇)社会保障事务所要提供相应的管理服务，社保所接收了企业退休人员的人事档案，随之提供档案管理，不需要再转移档案。退休人员需要查阅档案时，来社保所查阅一是距离近二是工作人员熟悉，甚至都是街坊邻居，符合老年人办事习惯。
　　但是，分散式管理的缺点也不容忽视，社保所工作量大，人员紧张，在档案管理上无法配备专职及具备专业知识的工作人员，常常是接收了企业退休人员的档案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所连标准的档案柜都没有)，查阅时拿出来，不用了搁置在那儿不管不问，更谈不上电子化管理。这种缺乏现代的、科学的档案管理方式与我们建立覆盖城乡的完善的社会保障体系有着很大的冲突。
　　
　　(三)社区管理企业退休人员档案管理模式存在的问题
　　北京市通过规范档案管理制度并开展试点工作解决了档案管理中存在的一定问题，特别是各区县根据本区县的实际情况，选用合适的档案管理模式，促进了企业退休人员档案管理工作。但是，通过

对两种模式的调研、比较和分析，笔者认为，不管是集中式管理模式，还是分散式管理模式，都存在着共性问题，包括思想认识不到位，档案库(室)无法满足日益增长的社区管理退休人员数量，档案管理人员专业知识不强，队伍不稳定，人事档案材料不规范，以及人事档案管理手段落后。这些问题是档案管理工作不容忽视的基本问题，只有先解决这些基本性的问题，然后才能够优化社区管理企业退休人员的档案管理模式。
　　
　　二、优化退休人员档案管理模式的对策分析
　　
　　　笔者认为，根据当前我国档案管理部门管理基础建设状况，结合退休人员档案管理的特点，可采取集中管理为主，分散接收为辅的管理模式优化退休人员档案管理工作。具体措施如下：
　　
　　(一)开发离退休人员档案管理系统软件
　　由于企业退休人员档案来源构成比较简单，档案数量不多，服务范围有限等现实情况存在，再加上社保所繁重的工作任务，资金紧张，缺乏档案管理的专业人才，导致北京市企业退休人员的档案管理仅满足于完成档案的一般收集、保管等常规事务性工作，而忽略档案管理信息化建设工作的开展。
　　因此针对这种情况，笔者认为应该结合离退休人员的特点，开发离退休人员档案管理系统软件。该软件可参考“顺义区退休人员社会化管理系统软件”，使软件在功能设计上不仅仅具有存档的功能，还应该具备储存退休人员基本信息的功能，使管理退休人员的工作部门通过计算机随时掌握退休人员的生存和生活情况，为退休人员提供及时的、符合要求的服务内容，真正实现退休人员的动态管理。为了适应大保障体系的建设，软件的服务对象应覆盖所有离退休人员。
　　
　　(二)集中管理为主――建立市级离退休人员档案管理中心
　　就北京市而言，顺义区率先实行了区级企业退休人员档案的集中管理，为退休人员档案集中管理提供了宝贵的经验。集中管理退休人员档案的必要性及优势主要体现在以下几个方面：
　　1　集中管理档案是推进退休人员社会化管理服务的内在要求。社区管理企业退休人员的档案由分散走向集中，是社会化管理服务工作发展的大势所趋，可以有效发挥整体优势，实现管理服务资源科学和合理的配置。
　　2　集中管理档案是维护退休人员合法权益的重要体现。退休人员档案是退休人员享受待遇的原始凭证和重要依据，集中管理退休人员档案，可保证其安全与完整，避免档案的缺失、涂改等不规范行为的发生，从而保证档案的真实性和实效性，有效地维护退休人员合法权益。
　　3　集中管理档案是强化社会保险工作的基础手段。集中管理企业退休人员档案是社保应收基金及时足额到位，养老金按时足额发放良性机制形成的基础性前提，对社保基金的安全运营起到超前的防范作用，而且为社保部门基本业务的正常开展直接提供了可靠的信息资源，强化了社保业务的基础性工作，是社会保险管理的基础性手段，有利于社会保障事业的可持续发展。
　　4　集中管理档案与信息化建设相结合可增强信息数据的准确性。退休人员基本信息始终处于动态管理状态，集中管理档案后，人员的增减、基本信息的变更等都可以通过离退休人员系统软件反映出来，实现养老保险数据规范、统一的目标，有力地促进基金监督、综合查询、信息分析等服务系统的应用。
　　5　促进社会保障事务性工作规范化发展。对企业退休人员的档案集中进行管理后，对档案的收集、整理、保管、存档都有一个明确的程序和规范，可以防止资料丢失和管理混乱；通过集中管理退休人员档案，社保部门可以有效地防止虚报冒领养老金现象的发生，加强离退休人员的管理。同时，减少社保部门与企业之间烦琐的业务环节，提高经办效率，使社会保险工作走向正规化、科学化、制度化。
　　笔者认为，建立市级离退休人员档案管理中心是完善社会保障体系建设的重要举措，也是强化档案管理工作，切实提高档案利用率，有效促进社会保险工作健康发展的良策。
　　鉴于北京市企业退休人员社会化管理服务工作职能在北京市劳动服务管理中心，离退休人员档案管理中心相应地也应该归属于北京市劳动服务管理中心。档案管理中心如何组建，领导机构的设置以及具体工作机构的成立不是本文讨论的内容。本文探讨的是档案管理中心成立以后，应该从哪些方面入手，创造出规范的、现代化的离退休人员档案管理中心。笔者认为应该重点强调以下几方面工作。
　　1　管理对象逐步覆盖到所有离退休人员
　　北京市新组建了北京市人力资源和社会保障局，按照市局提出的“大保障”的社会保障理念，原有的仅局限于对企业退休人员的管理服务，将逐步覆盖到全市机关事业单位离退休人员的管理服务。在此基础上，笔者对档案管理中心职能的设想是：中心建立初期先接收社区管理退休人员的人事档案，条件成熟后，进一步接收全部企业退休人员的人事档案材料，最后覆盖到机关事业单位全部离退休人员，使档案管理中心成为北京市所有离退休人员人事档案的接收单位。
　　2　实现档案管理信息化
　　实现档案管理信息化是一项系统复杂的工程，一方面有赖于现代信息技术的全面支撑，另一方面更离不开档案管理部门的全力投入。
　　一是信息化要求档案管理部门重视档案管理基础工作。在档案接收、鉴定、保管、检索、利用等方面有一套健全的规章制度，并且在实际工作中能严格按照规章制度办事，能全面保证档案在接收、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等各个方面达到完整、准确、安全、系统的良好效果；同时，要有足够的资金保障支持档案管理的信息化建设。
　　在人才队伍建设上，要配备强有力的适应信息化建设需要的专业人才队伍。档案管理人员除了要具备过硬的政治思想素质和良好的职业道德素质外，还要具备高水平的综合业务素质。退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理。退休人员年纪大，与单位联系比较松散，像养老金调整、养老金社会化发放，医疗费报销，居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期的查阅退休人员的档案材料，这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求。
　　二是信息化还要求建立覆盖全市的退休人员档案管理网络系统。笔者初步设想，结合社会保障系统特有的“金保工程”，构建市、区(县)、街道(乡镇)三级档案管理网络系统。市级建立离退休人员档案管理中心，区县和街道(乡镇)相应要成立档案管理部门，虽然纸质档案都存放在市级离退休人员档案管理中心，但三级管理部门都要安装使用离退休人员档案管理系统软件，实现档案管理电子化，负责本辖区范围内的退休人员人事档案管理工作。
　　3　档案管理与社会保障社会化管理事务性工作有机结合
　　笔者在上文已经提到，应该开发离退休人员档案管理系统软件，该软件在设计上不仅要支持档案管理工作，而且还要具有能够及时核实、补充退休人员基本信息，办理退休人员转移、接收工作，同时为北京市企业退休人员搭建领取基本养老金资格认证工作平台等功能。
　　通过这个系统软件，在对退休人员的档案进行优化管理的同时，还可以动态地掌握退休人员的基本信息，堵塞基本养老金冒领漏洞，为退休人员提供养老、医疗、政策咨询、文体娱乐等社区服务打下了基础，更为今后社会保障政策的制定和调整提供科学依据。
　　
　　(三)分散接收为辅――街道(乡镇)社会保障事务所是档案接收的前沿阵地
　　街道(乡镇)社会保障事务所是北京市承担社会保障工作的基层平台，北京市企业退休人员数量巨大，每年仅实行社区管理的人数就达近6～8万人，如果移交、接收工作都放在市级档案管理中心，任务量过大，相应的会影响到档案管理中心的档案管理工作。退休人员实行社区管理时，所有的接收工作都由社保所承担。因此，笔者建议，退休人员的人事档案材料也应该由街道(乡镇)社保所接收，接收完毕之后，可以由街道(乡镇)社保所通过所在区县劳动服务管理中心移交到市级档案管理中心，使档案管理工作真正实现集中管理为主，分散接收为辅的工作模式。

转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-306902.htm