从“收集保管”向“信息服务”转变
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作者: 张力行
城建档案工作在新的形势下，如何为社会服务，为经济建设服务，是一个有待广大城建档案工作者认真探讨的问题。近年来，株洲市城建档案馆全体干部职工在工作实践中摸索出了一条从“收集保管”向“信息服务”转变的路子，开创了城建档案工作的新局面，逐步实现了“硬件上台阶，软件上水平，服务争一流”的目标，先后获得了国家建设部、国家档案局及省、市档案系统、建设系统先进单位的诸多称号。
一、夯实基础，为转型创造必要的条件
1.转变观念，为转型扫清思想阻碍。一是强化思想建设。从狠抓学习入手，紧跟时政，紧跟中心，紧密联系实际，做到年有学习规划，月有学习安排，形成惯例，从未间断。同时，将政治理论和业务学习，纳入了干部职工月、季、年度绩效考核的重要内容。通过学习，使大家充分认识到持续学习是能力和智慧的源泉，只有不断学习，才有驾驭发展的能力，才能在不断改革创新中实现发展。随着全馆学习氛围的形成和日益浓厚，干部职工的思想境界不断升华，精神面貌焕然一新，综合素质不断提高。全馆现有在编人员23人，具备大专以上学历的就有21人，其中，获得高级职称的7人，中级职称的8人。全馆工作高起点规划，高标准建设，高水平管理，运用大手笔，谋求大发展，已成为大家的共识。二是转变工作态度。首先，让每个人明确自己的岗位职责并公布于众；其次，让大家懂得如何履行好自己的职责，充分调动其自觉性和高度责任感，不断提高自身的执行力，同时通过制定约束、监督检查、评比奖罚等制度，促使其尽心尽力履职；再次，引导大家不断开发自己的价值和潜能，实现自我提高，在各自不同的岗位上为城建档案事业做出新的贡献。三是提高工作标准。将各自的岗位职责精细化、立体化，高标准、严要求，每做一项工作都有目标、有措施、有时限、有总结。在履职尽责时，养成不断摸索的良好习惯，逐步形成自己的规则模式，做到程序化、流程化和制度化，不断提高办事效能，讲求服务高标准，树立良好的社会形象。
2.抓硬件提质，为转型奠定物质基础。一是对库房重新进行装饰装修、美化亮化；对办公区进行文化氛围的提升，同时，实施节能环保计划，使全馆的外部形象大变样。二是进行资源整合，调整布局，布置多功能会议室和政务大厅，创建对外文明服务窗口。三是实现现代、科学的库房管理，将全部库房配备了温湿度自动控制系统，消防自动报警及CO2自动喷淋灭火系统，使用防静电地板和密集架。四是添置了公务车辆，摄影摄像设备和手提电脑等，为业务指导工作提供方便；与社会接轨，充分利用图文公司，声像公司资源，为声像档案制作、收集、管理和利用创造了条件。五是给每个工作人员都配备了微机及网络设备，建立了株洲城建档案信息网站，为向“信息服务”转型创造了先决条件。六是拟对现有馆房进行加层改造，将增加馆房面积3781.40平方米。现已通过立项审批、规划报建，进入招投标阶段。项目完成后，将为数字城建档案馆的建立进一步提供硬件保障。
二、创新体制，为转型搭建好平台
1.实行“三块牌子、一套人马”的新体制。2012年以前，我们履行的是市城建档案馆和市城建档案管理处的职能。2011年7月，“株洲市建设信息中心”在我馆挂牌成立，从此，我们实行“三块牌子、一套人马”合署办公的新体制，主要承担六大工作职能。新增职能有：归口管理全市建设行业信息化建设项目的审核论证和信息的收集、发布，承担建设系统有关门户网站信息的管理与维护；负责组织建设系统信息技术的合作与交流，承担市区各主次干道地下管线信息的日常管理和综合协调，以及城建档案数字化建设。
2.完善内部职能机构。2011年11月市编办下文对株洲市城建档案馆、城建档案管理处、建设信息中心的主要职能、内设机构和人员编制作出明确规定，从而落实了“三定”方案，开创了将信息中心工作正式纳入三定方案的先河。一是根据方案的要求，馆领导成员重新进行分工，实行集体领导、分工负责制；二是整章建制，完善内部一系列的管理制度，并编印成册，严格对照执行；三是面向社会公开办事程序，实行阳光政务，接收群众监督；四是制定目标管理考核实施办法和激励机制。通过以上举措，为转型营造好环境，搭建好平台，提供好通道。
三、拓宽业务领域，实现一流的信息服务
1.为信息服务畅通渠道。①实现业务新拓展。我馆注重改变以往“重收集，轻指导”的做法，走出去，沉下去，面向基层，面向一线，通过建立QQ群，制定通讯录，加强与各建设施工单位及房地产开发企业的联系与沟通，搭好企业负责人、资料员和业务科室之间的互动平台。②开展行业培训。近年来，共举办了五期业务培训班，培训学员近900 名。采取请专家讲学与业务骨干讲课的形式，让学员了解、掌握最具操作性的专业知识。通过培训，不仅为全市城建档案工作队伍输送了新鲜血液，而且使基础工作做得更好更扎实，行业整体水平不断提高。③加强业务指导。我们免费为所辖县（市）城建档案馆（室）安装了应用软件，提供学习进修机会，并开展经常性的调研，及时解决他们在工作中遇到的实际困难，已指导一个县级市城建档案馆升级为省一级馆，一个为省二级馆。同时，对市内各工程项目、特别是市政基础设施、重点工程项目主动上门跟踪服务。2012年，加强了园林绿化、美化工程项目档案的收集，制定了《园林绿化工程收集归档内容》，建立了园林绿化档案备案制度，畅通了收集渠道，填补了此类档案的空缺。目前，经业务指导后移交进馆的档案资料基本可达到直接入库的标准。近年来，年接收入库档案均在万卷以上，由于加强了指导，一方面保证了各类档案资料收集的完整、及时、准确和规范性。另一方面使信息资料的收集更广泛，业务工作动态信息更直接、迅速。④开发档案资源。近几年，我馆充分利用馆藏资源，积极开发利用，编撰《株洲市重点工程概况》、《2001—2010年档案利用效果实例选编》、《株洲建设信息》、《地下管线普查及信息化工程简报》、《株洲城建兰台三十年》等编研资料20余册。按照“基层第一、服务第一”的原则，奉行“服务零距离，奉献百分百”的宗旨，“十一五”期间至今，共接待查阅利用人员 42686人（次），查阅利用档案资料40765卷（次）宗，复印资料103446余张，图纸1100 张，为社会各界解决纠纷、史志修编、侦破案件、城市提质、创建文明城市等提供了便捷的信息服务，直接或间接产生经济效益3000万元。⑤加大声像工作力度。我们将声像资料信息的收集和业务指导工作扩大到了市政基层设施、重点工程、重大项目、园林绿化、风景名胜古迹以及各类大型活动和重要会议。仅2011年入库照片就达2200余张，声像资料260G，视频资料800分钟。注重加强与新闻媒体的衔接交流，长期保持合作，为市政府信息网、建党90周年、建市60周年等活动，为《株洲巨变》、《株洲人手册》、《湖南建设年鉴》、市委《党务工作手册》等刊物，为中央电视台、湖南卫视、湖南经视、株洲电视台、株洲日报、株洲晚报、长株潭报、株洲新城市报等媒体提供了照片300余张和制作专题片的原始像带，还与市博物馆联合举办了株洲城市建设图片展。我们积极与市场接轨，通过引进专业图文制作公司的市场管理模式，为一些业务单位制作了内容完善、精良的声像资料。连续出版声像档案、管线普查工作专刊，不断推陈出新，展示了丰富的馆藏资源。
2.为“智慧株洲”建设添砖加瓦。2008年9月，市政府出台了《株洲市城市地下管线工程档案管理办法》。2011年，下发了《株洲市第二次城市地下管线普查工作实施方案》，启动了城市地下管线普查及信息化工程建设，并明确这一工作由市住房和城乡建设局负责，市城建档案馆具体实施。同年9月29日，地下管线普查及信息化工程正式开工，至2012年7月底，已完成管线探测4300公里及实验区和部分片区普查成果的提交和检查；综合管线信息系统于2012年1月投入上线试运行，并针对系统上线后出现的各种问题，先后对其功能进行了五轮更新；为保证系统的后续更新，加强管线报建施工等审批工作，我们起草了《株洲市城市地下管线综合管理办法》已上报市政府；株洲市城市地下管线普查及信息化一期工程预计在2012年底正式投入使用，它将为株洲的城建档案数字化建设打下良好的基础，打造成为城市规划、建设、管理以及株洲经济社会信息化发展的基础工作平台，开创我市城建档案工作又一个里程碑，成为“智慧株洲”、“数字株洲”建设不可或缺的组成部分，推动信息服务朝更新更高更优质上发展。
3.为信息服务打造平台。2011年7月，市建设信息中心正式挂牌运行以来，完成了一系列的基础工作，取得了阶段性成果。一是抓紧实施市住建局系统“工程建设领域项目信息公开和使用共享专题”的建设，明确了与局系统各二级机构相关信息公开和使用共享的内容，启动了软件开发设计工程程序。二是配备专门力量负责网站维护、更新和信息开发利用，以及信息技术的推广应用。三是充分利用网络平台，及时定期上传相关的法律法规、城建新闻、馆内动态、工程概况、声像资料、档案目录等，为社会各界查询和检索城建档案开辟了简便快捷通道。四是积极与市政府信息中心联系，建立了信息资源互通。政府门户网站株洲市城建档案子网已于2011年10月正式开通，标志着城建档案工作直接进入市领导及社会群众的视野。这些工作的完成，基本实现了我馆由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。
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