浅析新形势下档案管理工作的规范化
来源:用户上传
作者: 陈达凤
[摘 要]档案管理工作内容复杂，对于管理人员有着比较高的能力要求。档案管理工作存在于我们生活的很多方面，通过对档案实体和档案信息进行充分管理，保证档案管理工作的顺利运行，对于档案管理工作人员而言，社会发展的形势变化，对工作人员的要求也在不断提升，档案管理工作的规范化程度也在不断提升。
[关键词]档案管理；规范化；现代化
中图分类号：TD327 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）20-0240-01
随着社会经济的发展，对于档案管理工作的要求也在不断提升，传统的档案管理工作方式已经不能完全适应现代社会形势的需要，因此，在这样的发展背景下，档案管理工作就要进行改变，新形势下，要求档案管理工作要更加规范化和现代化。
一、档案管理规范化的必要性
档案管理工作对于任何一个单位而言都有着重要的意义，虽然在平时的工作中，档案管理工作很容易被人们所忽略，但是档案管理工作的发展也要与时俱进，不断创新档案管理的工作方法，提升档案管理的规范化制度化水平。
从组织发展的角度来讲，做好档案管理工作对于组织的发展具有重要意义。档案记录了组织的发展历史，档案中不仅包含着组织过去发展的很多重要节点，同时也蕴含着企业发展的文化，所谓“忘记历史就意味着背叛”，可见，铭记历史对于人以及组织的发展是多么的重要。而组织档案中收录了组织历史的重要发展内容，通过强化对档案的管理，能够提升组织成员对组织发展的历史的认识水平。同时，组织的档案中记录了很多关于组织发展的内部信息，这关系到组织的信息安全，如果组织档案管理工作不规范，很有可能造成这种组织重要信息的泄露，影响组织的发展。从组织未来的发展角度来讲，做好组织档案的管理工作，对于组织管理者而言也是一种借鉴。组织管理者做出各项管理工作决策，都离不开组织的历史数据，这些数据就记录在组织档案中，组织的发展，依赖于组织档案信息中的很多内容，所以，从这个角度来讲，做好组织档案管理，提高档案管理工作的规范化，对于组织管理者做出切合组织发展的决策，是有帮助的。
二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题
档案管理工作对组织的发展而言具有重要意义，新形势的发展要求下，档案管理工作也面临着新的发展问题，对于档案管理工作的规范化要求也就提高，但是，当前组织档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在很大程度上影响了组织档案管理工作的顺利开展。具体分析，在组织档案管理工作中存在的问题，主要表现在以下几个方面。
（一）档案管理工作人员认识水平低
组织档案管理工作的开展，规范化程度还比较低，其中一个很重要的原因，就要从档案管理工作人员的角度入手。档案管理工作人员对档案管理工作规范化的认识程度低，一直以来，档案管理工作都没有受到管理层的重视，无论是具体的档案管理工作人员还是组织的管理者，都把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，没有意识到档案管理工作不规范可能带来的问题。正是由于这种规范化管理工作认识欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。除此之外，在档案管理工作中，不仅仅是档案管理工作人员的自身认识水平有限，档案管理人员的工作能力还存在很大的不足。档案管理工作看似简单，但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，档案管理人员的专业能力也要随之提升，而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。
（二）档案管理工作信息化水平低
在档案管理工作中，信息化管理体系的建立和实现，是做好档案管理规范化的另一个重要措施，当前在档案管理工作中，由于很少受到组织的管理者和工作人员的重视，档案管理的信息化程度比较低，在很多组织中对于档案的管理还局限在过去的人为管理手段为主导的管理方法上，很多组织的档案管理还是采用纸质管理的基本方法，这种基本方法的使用在档案管理中已经比较落后，因此，在这样的情况下，做好档案管理就要应用新的信息化技术。信息化技术在档案管理方法中的应用还不够全面，造成了档案管理工作中规范化程度低的一个重要原因。
传统的档案管理是采用基本的纸质化管理方法，这种管理方法无论是从保存还是信息的检索方面都存在很大的弊端，而现代社会信息膨胀，对于信息的处理效率要求比较高，在这样的情况下，档案管理工作中的传统方法就不适应社会的发展。
三、档案管理规范化的对策分析
针对当前档案管理工作中存在的种种管理不规范的问题，我认为，未来的档案管理工作可以从以下几个方面入手。
（一）提升档案管理工作的信息化水平
随着科学技术的进步，各种电子档案管理系统不断涌现和更新。实现档案管理的电子化可以提高档案管理的准确性，提高档案管理的效率，降低档案管理的标准。从档案信息的搜集，档案信息的整理，档案信息的检索利用，都可以实现计算机管理，提高了信息的利用效率，相比与传统的纸质文档，还便于保存，便于使用者和管理者对信息进行更新。建立相关的档案归类，档案查阅制度，明确档案管理员工的责任，使得档案管理更趋规范化标准化。因此，在档案管理工作中，要注重从信息化方面努力建立完善的信息化管理工作体系。
（二）提升档案管理工作人员的意识和工作能力
在档案管理工作中，由于工作人员自身对于档案管理工作的认识不够深刻，不重视档案管理工作的规范化，造成了档案管理工作中存在一些影响规范化建设的问题。加强档案管理部门人员的工作素质，帮助他们了解档案管理规范化标准化工作的重要性，培养他们档案管理规范化标准化的意识。对员工进行培训，促使他们学习和了解档案管理的专业化知识，提高他们的科学化管理水平。档案管理人员对档案管理工作的热情，对档案管理工作的认知程度决定了档案管理工作的质量。组织的领导者认识到档案管理工作规范化标准化的重要作用，加强对档案管理工作的重视度。优化档案管理部门人员结构，重视对相关部门的投资，提高员工的工作热情。
四、结论
通过对档案管理工作的规范化问题进行具体的研究，发现在档案管理工作规范化问题中存在的问题，针对性的提出解决的对策，提升工作人员的管理能力和认识，强化档案管理工作的信息化管理能力。
参考文献
[1] 陈玲玲，关亮.新时期办公室档案管理规范化[J].办公室业务，2013，（21）.
[2] 杨春芳.关于如何提升档案管理规范化标准化的研究[J].管理学家，2013，（15）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-6018505.htm
