浅谈提高办公自动化系统管理质量的方法
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作者: 陈辰
摘要办公自动化系统是管理信息系统在实际应用中重要的组成部分，虽然管理信息系统的发展有了新的进展，但是办公自动化这一块还是处于比较薄弱的状态，制约了办公信息化的程度，所以如何提高自动化办公系统的管理质量成为亟需解决的问题。本文主要分析了办公自动化系统在日常应用中存在的问题，并提出了提高办公自动化系统管理质量的办法。
【关键词】办公自动化 管理质量 信息管理
1 办公自动化系统存在的问题
办公自动化系统是日常工作中应用比较多的系统，现在市场上专业的办公流程软件还是比较缺乏的，因此在某种程度上还是存在不少的问题。
1.1 资源共享不全和信息不完整
在企业单位内部虽然每个部门的工作岗位都配备了办公自动化系统，实现了办公自动化，但是某些部门、某些岗位在使用该系统的时候还是处于相互独立的状态，特别是企业单位的后勤管理部门，一些信息资源未能达到共享的目的，阻碍了信息的顺畅流动。正常情况下，整个办公自动化系统内部的信息是时刻处于动态处理的，由于信息不够畅通，制约了动态处理的效率，上层管理人员未能及时获取到相关的信息，导致决策管理层在做决策的时候未能够得到数据依据，进而降低了信息的利用率；其次，信息在办公自动化系统中未能按照类别进行归类保存，一些必要的信息未能及时完整的显示出来，也未能进行进一步加工挖掘，使得一些信息没能得到充分利用，造成资源浪费。
1.2 开发周期长成本高
办公自动化系统管理是比较复杂、专业的，而且每个企业单位对该系统应用需求多种多样，再加上办公自动化管理系统市场化程度比较低，可以直接适用到企业的软件比较缺乏，因此，在开发该系统的时候，可借用其他系统的可能性不大，需要重新开发，而开发的时间周期一般都比较长，需要投入一定的人力、物力。另外一方面，由于一些单位管理标准不规范，在开发办公自动化管理系统的时候，遇到的困难和阻力比较大，需要重复设计结构，造成人、财、物力的极大浪费。
1.3 系统通用性兼容性差
系统在应用的过程中需要经常进行更新维护，有时候会受维护人员技术水平的限制，会导致文档资料不规范，造成系统通用性差的问题。系统的文档资料是在系统投入使用之后同步生成的，它是管理人员和实施人员在设计和使用办公自动化系统过程的工作成果，是后续工作的必要依据和载体。如果文档资料缺失或是不详细，必然会给项目的使用管理、实施管理和后期的维护带来严重的后果。
2 提高办公自动化系统质量的方法
办公自动化系统覆盖了企业单位整个办公工作流程，涉及到人事、行政、后勤管理等各个部门，涵盖的内容有公文管理、信息采集发布、档案管理、督查管理等等，所以，办公自动化系统质量的高低会对这些环节产生重要影响。
2.1 采用科学化和工程化的方式进行系统开发
办公自动化系统的开发需要按照软件开发工程的流程进行，一般需要按以下阶段进行：设计好系统软件适用的工作流程；研究技术的实现是否具备可行性；分析系统用户的使用需求；根据需求和技术设计提纲；对具体的细节进行详细设计；进行编程联网和调试；根据设计要实现的目标进行验收评估；进行必要的维护更新。为保证系统设计开发的质量，在分析和提纲设计阶段需要投入足够的精力，因为这阶段涵括许多具有决定性的工作要做，比如大量的文件说明、文档说明，这是保证系统质量的重要阶段，也是日后进行更新维护的主要依据。所以，开发的时候一定要根据实际的使用需求和技术手段做深入的调查、整理，做好系统分析工作，制定切实可行的系统目标。严格按照总体的设计规划，对各阶段的目标和文档要求做具体的明确，特别是对一些结构比较复杂、重复引用的部分引起足够的重视，合理选择结构化程度、优化程度和安全性方面的功能，接口要具体明细。使用标准化程度高的软件开发工具和环境，才能保证减少出错率，提高开发的效率，防止出现不一致情况，增强软件的可被移植的特性。采用可以重复利用的软件，保证系统投入运行后具备可靠性，减少开发的工作量，节约开发成本，尽可能缩短开发的周期；最后，还需要充分考虑到系统的可拓展性和适应性，为后续的更新维修和系统扩容预留空间，从而提高系统质量。
2.2 提高各级管理人员的信息意识
要让参与办公自动化系统开发的相关人员充分认识到使用办公自动化系统进行办公的最终目的是为了实现管理工作的科学化和提高办公效率，并让他们意识到需要承担所负责的开发工作的责任，以促使他们积极认真参与到系统的开发和建设中来。作为领导，需要从大局出发了解系统的战略目标和信息需求，直接参与系统目标的确定，并有效组织人、财、物上地供给保证，做好协调指挥工作。最后，由于各级管理人员是系统的建设主体，他们比较清楚系统的实际应用和操作需求，知道要怎样设计才能使开发出来的系统具有易操作性，所以系统最终质量是否达标需要他们的评估认可。
2.3 充分利用发挥内网微博的实时即用性
可以将微博技术应用到办公自动化系统中来，利用微博的实时广播功能，可以实时发布各科室、各部门的最新进展情况；行政部门可以实时发布最新的通知事项、突发事件等；后勤部则可以通过微博功能第一时间发布预警信息或是开展讨论话题。每个使用办公自动化系统的员工都可以发布跟公司相关的信息进行信息共享、进行互动性的工作讨论研究，以充分发挥微博功能可以促进单位同事相互了解、群策群力、进行互动的作用。
2.4 培养专业的技术团队提高管理水平
系统开发后主要是由单位的相关人员来使用的，所以应用效果很大程度受单位整体管理水平影响制约，因此，使用单位需要设置合理的机构、完善相关的规章制度、明确职责的分工、使管理工作更加程序化、业务更加标准化，才能不断提高管理素质和系统的管理质量。另外，系统投入使用后还需要定期进行更新维修以适应不断变化的应用需求，所以，需要配备并培养具有一定专业技术的人员，帮助他们拓宽知识面、更是知识、积累技术经验，才能保证办公自动化系统的开发建设，保证系统的运行可靠稳定。
3 结束语
所以，为了保证办公自动化系统各项功能实现整体的优化，深化和强化各项管理工作都能发挥出应有的作用，最终促进管理信息系统的建设，就必须不断提高办公自动化系统的质量管理。
参考文献
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[3]梁士伦.办公自动化[J].计算机应用研究，2012(15):33.
作者单位
南通市文化广电新闻出版局江苏省南通市226018
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