新形势下档案管理工作规范化的研究
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作者: 马进辉
摘 要：档案管理在社会的众多行业中都起着十分重要的作用，在行政、经济、教育等领域的重要性尤其突出。它是一个单位进行绩效考核、人事任命和发展规划的依据。本文首先分析了规范档案管理的重要性和必要性，然后归纳了新形势下档案管理工作存在的问题，最后详细阐述了新形势下档案管理工作规范化的建议。
关键词：档案管理；规范化；信息技术；管理人员；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-12-00-01
一、规范档案管理的重要性和必要性
（一）规范档案管理是新形势下档案管理工作的要求。政治经济环境的巨大变化使得事业单位在运营中的环境发生了改变，这一改变伴随着一系列的变化，如果不能快速适应其中的变化，将不利于事业单位的正常发展。档案管理作为事业单位发展的资料记录，是事业单位在发展过程中的道路选择，记载着事业单位发展中做出的一系列努力，具有十分重要的参考价值。做好这一时期的档案管理能够使事业单位在档案之中明确自己的发展方向，解决当前发展存在的问题，实现事业单位的长远发展。
（二）规范档案管理是事业单位加强自身管理的体现。档案管理是事业单位日常管理中的重要组成部分，就是对事业单位的发展道路，发展中面临的问题等进行整理、归档，使事业单位在今后的发展中尽量少走弯路。同时，档案管理也是事业单位进行文化创建的重要内容，有利于事业单位树立良好的形象。
（三）档案管理有助于事业单位的长远发展。事业单位管理是事业单位日常经营中必须进行的活动，档案管理是事业单位管理中的重要内容，通过对单位的发展历程、重要经验、基本资料等进行回顾和整理。档案中的资料是事业单位发展过程中的精髓所在，是单位发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展都不是一帆风顺的，档案整理可以不断总结以往的经验，对今后的发展做一个预期和规划，从而有利于事业单位的长远发展。
二、新形势下档案管理工作存在的问题
（一）档案管理工作发展滞后。随着我国经济水平的提高，人们生活质量的提升，档案管理也逐渐开始受到重视，各级机构也对档案管理基础设施给予建设和完善。但不能否认的是，跟社会日新月异的发展相比，档案管理工作的发展就显得尤为滞后，严重与国家创新体系的要求不相符。
（二）档案管理方式落后。在落后的档案管理理念的影响下，档案管理的方式主要是以人的管理为主。由人工对档案进行归类和整理，这种方式的后果之一是效率太低，许多需要用到档案的单位和个人都有这样的经历，在需要档案之时存在着找不到档案管理人员或是长时间找不到档案的情况，档案管理效率极其低下。另一方面，在一些事业单位之中，由于缺少档案管理人员，档案管理混乱不堪，完全没有达到档案管理应有的效果。
（三）档案管理人才缺乏。档案管理是一项专业性的管理，并不是简单的整理资料，它涉及到许多专业性的东西，如数据库、统计法等等，因而只有专业性的人才才能胜任。而当前许多事业单位的档案管理中，缺少专门的档案管理人才，一些单位采用的是普通职员代替的形式，管理效果十分不理想。部分事业单位中的档案管理人员年龄过大，不能接受新出现的管理方式和理念，导致管理效率不高，在实际管理过程中也产生了一些问题，影响了管理的效果。
三、新形势下档案管理工作规范化的建议
（一）全新认识档案管理工作的重要意义。作为一个有责任心的档案管理者，做好档案管理工作不仅是本职工作的需要，也是单位发展和进步的需要。档案管理工作是整个单位和部门工作的一部分，是衡量人员工作质量和工作效率，维护历史真实面貌，见证历史足迹不可缺少的，也是评价一个人的基本素质和工作业绩必不可少的。
科学规范的管理档案不仅是档案工作发展的需要，更重要的是可以为事业单位的决策者提供工作业绩和科学发展提供了第一手资料，进行科学分析制定长远规划发展前景的重要依据。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升事业单位整体形象、促使事业单位在市场经济中发挥更大的竞争力具有重要意义。
（二）强力防御档案管理工作的边缘化。当今社会的发展速度已经远远超出了人们的思维定式，特别是计算机技术、信息技术的飞速发展更是突飞猛进，日新月异。档案工作作为一个传统性工作，其本身性质和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一种错误认识是，认为档案管理工作可有可无，无足轻重，这足以说明有很多人对档案管理工作的重要性认识不足，相当一部分人认识模糊，存在一定的误区。这种现象在一定程度上滋生蔓延到整个档案管理行业，是档案管理工作中的毒瘤，影响了档案工作前进的脚步，必须引起领导层的高度重视，彻底予以清除。
（三）求实创新，与时俱进。随着信息时代的来临，计算机网络技术的进一步发展，做好档案管理工作迎来了新的挑战。这要求档案管理人员准确把握档案管理工作的特点，想方设法，提高档案管理者的服务意识，掌握丰富的业务知识和现代化管理技能，充分发挥档案的信息资源优势，更好的服务于社会。把最原始、最基本的资料收集、整理、甄别、归类，利用计算机、网络等现代化手段科学分类，整理档案，提高效率，做到事半功倍。设法降低人为因素，发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。
凡事有利必有弊，在信息化带来方便快捷的同时，也伴随着安全隐患。为了保证档案的安全性，必须制定严格的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录制度，建立有效的操作权限管理体系，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在软件功能上周密设计，加强电子签章、口令管理、活体指纹识别等技术，提高身份认定的精度，其中重点应对最常用的口令方式进行严格管理。
（四）科学规范，提高效能。档案利用是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用又是档案管理者自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会发展的重要信息资源，而且档案信息资源的共享显得更加重要。
作为档案管理人员既要加强档案收集、整理、鉴定、保管等工作，重点应做好档案的编目、检索、编研工作，结合本单位特点和实际需要，编制出切合实际方便快捷的检索工具，建立健全检索体系，以满足档案利用工作的需要。并要加强对档案的保管工作，为利用者提供需要。在档案利用过程中，对一些重要的珍贵档案资料要妥善保管，一般只把微缩或复制件提供利用，原始的资料不予查看外借，确实需要的要在保证资料安全的情况下，由管理人员亲自监督，以保证档案资料的安全完整性。
参考文献：
[1]张如.论新形势下档案管理工作的创新服务[J]. 经营管理者. 2013（18）
[2]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]. 科协论坛（下半月）. 2011（09）
[3]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J]. 科技创业月刊. 2010（08）
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