办公自动化系统的设计方法与实施策略
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作者: 钟金华
摘要：随着社会的不断发展，传统的办公方法和手段已越来越难以适应现代办公要求，而应用办公自动化系统能够较快的处理相关信息，提升办公效率。本文将就办公自动化系统的设计方法和实施策略进行分析，以更好的应用办公自动化系统。
关键词：办公自动化；设计方法；实施策略
信息技术的不断发展，尤其是计算机、网络通讯、多媒体制作和数据库开发相关的技术取得了重大突破，更是促进了企业办公自动化的发展。传统的办公模式，在处理突发事件方面具有一定的优势，但是在统计、传递、处理、分析信息方面，需要人工来进行，耗时耗力，但这种方法并不适应现代办公的需要。对着信息处理量的增加，以及对信息安全性要求越来越高，因此办公自动化系统应用越来越广泛，其不仅能够提供信息，还具有信息查找功能，而这大大提高了办公效率，提高了企业的管理水平。
一、办公自动化系统的需求分析
办公自动化系统的设计，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是办公系统建立的重要前提。通过考察一般的办公工作环境，得出相应的办公室工作模型。在其中，领导是企业核心，办公部门及各职能部门需要将本部门的信息，如财务或销售等，对此加以提炼，以表格或图表的形式，转达给领导，方便领导能够及时而全面地掌握本单位的全面情况，领导通过对信息的分析和处理，形成决策，并将此传达给各职能部门。
收发室，该部门主要负责本单位与外部的联系和信息沟通，本单位的收文由收发室收入，而本单位的发文同样也是由收发室发出。对于收到的文件，收发室一般先转交行政办公室，由行政办公室给出初步的拟办意见以后，再进行下一步处理；收发室发出的文件，一般也是先由各职能部门上交给行政办公室，由其审核以后再交由收发室发出。
档案室，该部门主要是负责保存本单位具有保存价值的历史文件和资料，以供其他部门在需要时能够及时查阅。档案室要对历史文件进行收集、整理、保存、借阅及销毁。
行政办公室是企业的综合办公部门，其主要负责：各职能部门的调度和协调，本单位的日程安排、会务安排和领导日程，为领导的日常办公提供服务，管理后勤等。行政办公室除处理日常办公事务外，还在领导与各职能部门间充当着“上传下达”的角色，负责传递领导与各职能部门间的信息。
职能部门，是单位为完成某一项工作，而成立的专门部门，如为完成人事管理的人事部门，负责本单位财务管理的财务部。这些职能部门在日常办公中处理专门事务时，会产生与其具体业务相关的数据，而这些数据需要办公自动化系统中的专门模块来处理，如销售部门需要独立的销售模块来统计和处理销售数据。
二、办公自动化系统的设计方法
1、办公自动化系统的分层设计
办公自动化系统中的分层主要分为表示层、业务层和数据层。其中表示层，即一般意义上的显示层或界面层，该层面是计算机人机交互的界面，主要负责处理用户输入和输出的内容，为整个系统更好的提供可移植的表示逻辑。表示层的设计，主要是用户通过浏览器，进入表示层，在登录界面输入相关的登录信息，在实现访问之后请求过滤，一旦通过身份验证即可进入主界面了。
其次是业务层，即逻辑层或中间层，该层面在整个办公系统中处于非常重要的位置，是其核心。业务层是用来解释从数据库中提取和保存数据的过程，同时用来处理一些业务逻辑和业务规则。在业务层设计中，要根据各模块的功能抽象出不同的类，而且访问数据库的类也是十分重要的，所有相关的数据库都是通过此类来实现的。
最后是数据层，也被称为数据访问层，其功能主要是完成数据的定义、查询和更新等操作内容，以更好的保护数据的安全性和完整性。在办公自动化系统中，对于一般的分布式应用程序来讲，使用数据层进行存储，是一种十分有效的实施手段。运用存储过程，既可以保证应用程序的执行效率，还能将数据层予以简化，增加系统设计的灵活性。一般情况下，只要数据库发生变化，就可以改变存储过程的语句，这是一个可以轻易实现的过程，并不需要改变相关的程序代码。
2、办公自动化系统的功能设计
为适应不同企业的需求，在设计办公自动化系统时，应对不同企业进行调研，开发相应功能，一般情况下，办公自动化系统应具有：公文管理、档案管理、会议通知、日程安排、通讯录、公告栏、功能自定义、系统维护等功能。
公文管理，该功能主要包括收文管理、发文管理、公文催办等子功能。按照不同用户的使用习惯，办公自动化系统在公文管理这一模块中，应能够自动实现收文、发文、统计查询等功能，并且作为自动化系统，还应该对系统在收文、发文等过程中流程的监控和记录，同时公文收发完毕，也要及时地报告，从而方便办公人员采取措施。
档案管理，该功能应包括立卷归档、档案维护、档案内部管理、档案检索、档案借阅等子功能。通过文件自动分类、公文组卷等程序，将公文转化为档案，利用浏览器等渠道，按照索取号、主题词、归档时间等条件，进行档案的查询。此外，在档案管理这一功能模块中，应对不同用户查询、借阅档案的权限进行限制，以保护信息安全。
会议通知，在办公自动化系统的该功能模块中，可直接拟定出会议相关议程，并确定会议时间、地点、出席人和会议主题等详细的会议内容，在办公系统所包含的电子邮件功能中，进行会议通知的发送。在会议相关内容确定以后，会议筹办人将会议相关议程，在会议安排表中进行填写，填写完毕以后，按“发送”按钮，由系统自动将会议安排表发送给相关与会人员。
三、办公自动化系统的实施策略
1、规划先行
在开发和应用办公自动化系统前，要经过严格的设计，首先需了解用户的需求，如领导希望数据和信息以怎样的形式呈现，行政办公室希望通过怎样的程序来实现数据录入。在设计办公自动化系统时，要加强与使用者的沟通，征询使用者的相关意见，并据此对系统进行调试，以实现使用者与系统之间的较好契合。其次，在设计办公自动化系统时，要按照办公自动化的要求，对企业所有相关信息进行分析，并进行编码。此外，由于开发办公自动化系统是一项十分庞大的工作，该过程不可能一蹴而就，因此应该有计划、分步骤地进行。
2、确定规范
办公自动化系统的设计过程需要体现以人为本，但也不是完全按照某个人的习惯来进行设计的，毕竟不同使用者具有不同的使用习惯，办公自动化系统完全适应每个使用者也是不现实的，因此对于本企业的办公规范要予以确定，这些办公规范既要体现使用单位的需求，同时也构成了办公自动化系统设计的依据。要确定的办公规范是多方面的，从不同角度有不同的理解，但应该包括：公文办理规范、档案管理规范、通讯规范等。
3、保证信息安全
办公自动化系统是一个软件工程，其不可避免地需要与互联网进行联通，这是快速传输信息的需要，但这也带来了隐患，即容易受病毒入侵。由于企业经营过程中的各项数据信息都存储于办公自动化系统中，如果信息泄露，将会给企业带来不可估量的损失。
四、结语
随着信息技术的不断发展，办公自动化系统也不断成熟。在设计、开发本企业的办公自动化系统时，应首先进行相关需求分析，从整体进行规划，确保使用者与办公系统的高度契合。
参考文献：
[1]封心充，徐美红，刘晓君.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J]科技创新导报，2011（30）
[2]张启.办公自动化系统的设计方法与实施对策[J]电子技术与软件工程，2015（04）
个人简介：钟金华（1968.7-），女，广西南宁人，大专，从事办公自动化信息工作。
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