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新形势下档案管理工作的规范化解析

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  摘 要:档案管理工作的重要性不言而喻,切实做好档案的管理工作能够有效的促进相关行业的快速发展,为后续的进步提供充分的参考,而要想实现这一目的,提升档案管理工作的规范化也就显得极为必要,本文就重点针对新形势下档案管理工作的规范化进行了简要的分析和探讨。
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  关键词:新形势;档案管理工作;规范化;问题;措施
  众所周知,在任何一个行业中都存在着大量的档案资料,对于这些档案资料来说,其最为重要的作用价值无疑是在使用过程中体现出来的,但是在使用完成之后,也并不是说这些档案资料就失去了所有的价值和存在的意义,其借鉴参考的价值同样是极为关键的,因此,必须要加强档案资料的管理。
  1 新形势下档案管理工作规范化建设的必要性
  针对当前我国现阶段档案管理工作来说,实现较为理想的标准化和规范化是极为必要的,这种必要性主要体现在以下几个方面:
  (1)加强档案管理工作的规范化建设是由档案资料的重要性所决定的,对于具体的档案管理工作来说,其实现规范化建设的主要目的就是为了充分发挥档案资料的最大价值,因此,档案资料的重要性也就决定着档案管理工作规范化建设的必要性,针对当前常用的档案资料来说,其相对应的重要性主要就体现在档案资料的实际应用价值以及后续的借鉴参考价值上,尤其是对于后续的借鉴参考价值实现来说,为了保障相关人员查询以及借鉴的便捷性,做好档案管理工作的规范化建设也就显得极为必要。
  (2)加强档案管理工作的规范化还是当前档案管理工作现状所决定的,针对当前我国现阶段档案管理工作的实际状况来看,其最为突出的表现就是混乱性比较突出,很多档案资料都是随意堆放,其中存在的缺失问题也比较多,这也就给档案管理工作效果和价值的提升造成了较大的影响和干扰,基于此,通过加强档案管理工作的规范化来提升其相应的管理水平,完善当前存在的各方面问题也就显得极为必要。
  (3)在新形势下,这种档案管理工作的规范化建设显得更是极为必要,因为随着社会的不断发展,各行各业在档案信息方面都存在着井喷之势,档案资料的数量越来越多,相对应的管理难度也正在不断加大,因此,针对这一发展趋势来说,只有保障其相应管理工作的规范化得到加强,才能够更好的进行相应的档案资料管理,也才能够保障其使用价值的最大程度体现。
  2 档案管理工作的现状分析
  针对当前我国现阶段档案管理工作的现状进行分析可以发现,其中存在的缺陷问题以及不足仍然是比较突出的,很多问题的存在都严重的制约着档案资料价值的实现,甚至对于单位的发展造成了较大的损失,详细分析来看,这些问题和影响因素主要表现在以下几个方面:
  (1)档案资料的混乱性是当前最为突出的一个问题表现所在,并且这种混乱性的表现也是多方面的,一方面体现在具体管理和保存的位置上,对于当前的档案管理工作来说,其档案资料的存储位置一般来说比较随意,并没有单独设置一个空间进行这种资料的保存和管理,另外一方面,在当前的档案管理工作中各类资料的存储都是混杂在一起的,并没有进行分类管理,进而也就必然会对于相应的档案管理效果产生较大的影响,也就违反了相应的规范化要求。
  (2)档案管理工作的结构不完善,对于当前很多单位内部的档案管理工作来说,除了极少数的大型单位,几乎不存在一个单独的部门进行这种资料的汇总和管理,很多都是各自管理各自的档案信息,进而也就无法实现这些档案信息的价值最大化,甚至还会对于档案管理造成较大的限制和影响。
  (3)档案管理工作人员没有切实履行好自身的职责,对于当前我国现阶段档案管理工作的现状来看,其存在的一个重要影响因素就是相关的档案管理工作负责人没有切实履行好自身的职责和任务,首先,这些相关人员没有意识到这些档案资料的重要性,往往都是把这些档案资料当作一些废弃的文件进行处理,意识不到其中的价值,也就不会投入较大的精力进行管理和保存。
  (4)相应的档案管理技术比较落后,从当前我国现阶段档案管理工作的现状来看,其存在的另外一个突出问题就是相应的管理技术手段比较传统,也比较落后,很难适应于当前的档案管理工作难度和要求,尤其是对于当前越来越复杂的档案管理工作内容来说,采用传统的档案管理手段进行处理,必然也就存在着较大的不足,不仅仅会干扰其相应的管理效率,同样会对于档案管理工作的准确性和规范化产生较大的影响。
  3 新形势下加强档案管理工作规范化的措施
  3.1 规范档案管理工作流程
  对于档案管理工作规范化的提升来说,从具体的管理程序方面进行规范是比较重要的一个方面,也是提升其相应管理水平的一个重要举措,对于这种档案管理工作流程的规范化来说,其最为核心的一个内容就是要明确如何进行相应的档案管理以及哪些档案需要管理,基于此,针对不同单位和部门的特点,按照其自身不同的档案资料内容来设定合理的档案管理制度和规范,确保其每一步的档案管理操作都符合规范化的要求,当然,在此过程中,还应该明确其最终档案管理工作的目的所在,围绕着这一相应的目的进行档案管理工作流程的规范化建设和约束才能够提升其相应的管理水平。
  3.2 提升对于档案管理工作的重视程度
  对于档案管理工作重视程度的提升也是保障其管理规范化的一个基本前提条件,具体来说,这种档案管理工作重视程度的提升主要应该落实在相应的档案管理工作人员以及整个单位的主管人员身上,只有单位主管人员意识到了档案管理工作的重要性才能够配置相应的人力资源以及物力资源来进行档案的管理,也只有具体的档案管理人员意识到了自身工作的重要性,才能够更好的提升其档案管理工作执行的效果。而要想做到这种档案管理工作重视程度的提升,主要就是充分展现档案资料的重要性,尤其是对于档案资料后续的借鉴参考价值对于整个单位发展的重要性进行全面的展示,进而才能够促使相关人员意识到这种档案管理工作的价值,并且投入更多的精力进行相应的档案管理。
  3.3 提升档案管理人员的能力
  对于档案管理工作规范化的提升来说,还应该重点从档案管理人员方面入手,作为具体的执行者,这种档案管理人员相关能力和素质的提升,必然有助于其最终档案管理工作水平以及规范化的提升。具体来说,这种档案管理人员素质和能力的提升一方面体现在档案管理人员责任素质方面,也就是职业道德素质的提升,另外一方面则是具体体现在档案管理人员相关档案管理能力和技术水平方面的提升和加强,这也是保障其做好档案管理工作的一个基本前提条件。
  3.4 创新档案管理技术
  对于档案管理技术手段的创新也是提升其档案管理工作规范化的一个基本手段,相对于传统的档案管理模式来说,如果能够充分运用各种信息化技术以及计算机网络手段来进行档案管理信息的保存和分类管理,也就能有效提升其相应的规范化,并且还能够有效加强后续应用和借鉴的便捷性。
  4 结束语
  综上所述,为了实现这些档案资料后续的参考借鉴作用,就应该切实做好相应的档案管理工作,并且要提升档案管理工作的准确性和规范化,希望本文提出的一些具体建议能够有一定的价值。
  参考文献
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