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对医院档案管理信息化建设的思考

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  摘 要:在信息时代里,医院档案管理信息化建设已经发展成为医院管理的重要组成部分之一,它同时也面临着新世纪的机遇、挑战。在医院管理中,档案的作用及地位受到的关注度也越来越大。本文基于医院档案管理信息化建设的重要性,探讨提出若干策略,希望能为相关实践工作提供参考。
中国论文网 /2/view-11516079.htm
  关键词:信息时代;医院;档案管理;信息化建设;策略
  随着现代科学技术在信息时代里的高速发展,医院信息化建设的发展速度越来越快,但档案管理信息化建设却相对滞后,对医院档案的利用产生严重的制约影响。所以怎样使医院档案管理工作与信息时代的发展要求相符是目前亟待解决的重要问题。
  1 医院档案管理信息化建设的重要性
  近几年,医院不断扩大发展规模,形成的档案的类别、数量也相应增多,电子档案、声像档案等都是新增的,且档案载体也从纸质演变成光盘、磁盘等。随着医院档案资源的网络化、信息化,网络软件基本能促使档案管理实现网上归档,各单位通过网络就能收发文件,并把处理好的档案材料上传或输入到软件里,档案查阅与编研工作也变得更加方便、快捷[1]。同时,如果医院档案管理实现信息化,就能完整、长期地保存医院在管理和医疗过程中产生的各类资料,包括病历档案、财务会计档案、人事档案等,如有需要也能便捷提档,且完整保存下来的档案信息数据也能为医院上级领导提供决策支持,或为上级制定医院管理政策、制度等提供可靠的参考依据,所以实现医院档案管理信息化建设具备重要的现实意义。此外,医院档案管理是一项重要的基础性工作,能充分反映医院的建设与发展情况,在确保医院工作连续性方面发挥着重要作用。因此,医院档案管理信息化建设不仅重要,且势在必行。
  2 加强医院档案管理信息化建设的策略
  (一)创新管理者的思想,构建档案信息平台
  管理者创新管理思想、提高思想认识是实现医院档案管理信息化建设的关键所在,所以医院应以档案管理工作改革为基础开展信息化建设工作。同时,医院档案管理者也应更新理念,坚持提高档案管理信息化水平。当前,医院各方面管理工作的开展对档案的需求是有增无减的,要想为医院的管理工作准确而快速地提供档案支持,档案管理人员就应充分认识到档案信息化建设的重要性,及时转变既有的服务方式,扩大收集医院档案材料的范围,进一步落实档案归档制度,做好各种载体、各种门类的档案材料的归档工作,避免档案流失,丰富医院档案室馆藏资源。
  如针对某医院的病历档案,管理者应创新思想,专门设置部门或配置人员负责收集、整理、保管医院的病历档案,并构建信息平台。当患者出院之后,医务人员应以科室为单位定期把病历档案交到病案室,病历档案管理人员进行消毒之后再有序整理,并进行保管,除涉及患者治疗活动的医务人员、医院医疗服务监控人员之外,其他任何个人、机构都不能擅自翻查患者的病历档案。此外,医院管理者应把病历档案管理信息化建设作为医院档案管理和医疗系统建设的重要内容,快速构建病历档案信息平台,为加强医院档案管理信息化建设奠定基础。
  (二)加大基础设施投入,规范建立管理体系
  医院首先应结合自身经济能力,配置适应档案管理信息化建设的软件、硬件等基础设施,并加大投入,开发出适合医院的档案利用软件。从医院实际出发,医院档案管理部门应充分利用现有的设备,并适当购置先进的技术设备,如路由器、扫描图文影像的设备、海量存储设备等。如医院应加大投入,重视完善综合档案室的设施设备。由于综合档案室所保管的医院人事资料、基建资料、设备资料、照片等档案几乎都是纸质的,会受到纸张耐久性、光线、温度、湿度、灰尘、有害气体等的影响,导致部分纸质综合档案自然脆化、老化,加上档案被频繁翻阅,毁损、破损现象的发生是很难避免的。为此,医院应购置复印机、数码相机、空调等专业设备,对综合档案进行数字化加工,开发档案利用软件,用数字化档案的查阅代替翻查档案实物,从而最大限度保护医院的原始综合档案实物,为实现档案管理信息化建设提供可能。
  与此同时,医院应按照国家关于档案信息化建设的标准与规范建立相应的档案管理体系。如医院综合档案的管理软件应具备多种存储格式,支持医院综合档案使用者实时浏览,具备网络检索功能等,能实现对医院综合档案的收集整理、存储、借阅管理、权限控制等,从而满足医院档案一体化管理、信息资源开发和利用的实际需求。一个大多数软件都适用的、通用性强的档案资料存储、交换格式标准,才能帮助医院建立规范管理体系,确保医院能顺利实现档案信息的存储与交换[2]。
  (三)加强人才队伍建设,提高档案人员素质
  由于医院档案管理信息化建设要求档案管理人员不仅要具备广博的知识,还要掌握现代网络信息技术,所以应加强人才队伍建设,在更新档案管理人员知识结构的基础上重视培养他们的素质,强化他们的信息意识。因为医院档案管理工作具备很强的业务性,如病历档案的专业性较强,要求档案管理人员不仅要具备管理知识,还要具备一定的医务知识、医学管理知识等,以便能正确分类病历档案。加上信息化建设对档案管理人员提出了新要求,不仅要具备对医院档案的采集、分类、整理、归档、立卷、保管、检索等能力,还要具备医院管理工作经验,熟悉医院的管理趋势,熟悉掌握计算机知识、网络知识、信息处理知识等,并具备一定的外语能力。
  因此,医院应重视组织现职档案管理人员参与业务培训活动,并鼓励他们自学,把人员学习情况与聘任、晋升等挂钩,从而加强人才队伍建设。而医院档案管理人员自身要想适应档案信息化建设的要求,就必须主动更新知识结构,从以往单一的档案管理逐渐转变成档案一体化管理。如按照档案工作的不同岗位有计划地更新知识,深化专业知识,提高医学、科技、管理、计算机等知识能力,从而开拓自己的视野,全面提高信息技术水平,提高自设综合素质,助推医院档案管理信息化建设取得进步。
  3 结语
  信息时代不仅给医院档案管理工作带来严峻挑战,还使其拥有良好的发展机遇。在实际工作中,只要医院档案管理部门及人员能更新理念、牢牢把握机遇,重视培养人才、应用新技术,那么医院档案管理信息化建设势必能与时代的发展相适应,推动医院档案管理工作健康发展。
  参考文献
  [1]赖庆梅.云时代医院档案信息化建设面临的挑战[J].中国档案,2013(09):56-57.
  [2]张超.信息化对医院档案管理的影响研究[J].企业改革与管理,2014(19):131.

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