档案工作对文书工作的基本要求分析

来源:用户上传      作者:

　　[摘要]研究实践发现，档案管理工作质量的不仅与档案管理者的实际管理水平息息相关，也严重的受到文件文书工作质量的限制，因此要提升档案工作的质量，不能只是单纯的针对档案管理水平还应该对文书工作质量加以控制，在这一理念的影响下，为了切实保证档案质量，档案工作对文书工作提出几项基本要求，希望文书工作能够在要求的影响下加强自身建设，提供更为优秀的档案管理质量。
　　[关键词]档案工作；文书工作；基本要求
　　[ DOI] 10. 13939/j. cnki. zgsc. 2015. 26. 139
　　企事业单位广泛存在的文书档案一般是通过对文书材料的整理和加工转化而来，在此过程中文书工作质量的好坏无疑会对档案质量造成直接的影响，所以档案工作为了保证档案质量对文书工作提出了新要求，希望文书处理能够逐步实现规范化、系统化和制度化发展，进而推动档案立卷一体化的实现，切实保证档案工作的质量。
　　1、档案工作与文书工作之间的关系
　　文书工作与档案工作相互依存却又各具特色。文书工作具体地说就是国家机关以及企事业单位在日常活动中对公文进行文书处理的环节，是公文在机关内部运行活动的具体反映。
　　1.1文书工作是档案工作的形成基础
　　对于文书工作的实施主体来说，其形式构成主要以公文为主，而公文同样是档案的来源，所以公文质量对档案质量产生着直接的影响。因此，在文书工作的实际操作过程中，必须严格按照《国家行政机关公文处理办法》严格控制公文的制定和刊发。特别是应该注意具有指导性文件格式的规范性与统一性，在保证字迹工整，语言流畅，逻辑性较强的同时，强调内容的规范性，务必使其能够与国家相关方针政策相符合，同时结合实际，保证文件的可操作性。只有这样，才能从根本上保证档案工作的质量。
　　1.2档案工作是文书工作的发展、延续和最终归宿
　　档案工作具体包括对日常活动中产生的各项档案的收集整理、鉴定、编目和实际保管存档等几个环节。其中对于档案质量来说最重要的一个环节就是对档案的搜集，而具体搜集工作的实践开展则必然以档案的文书处理工作为依托。一般情况下，文书处理工作的实际操作质量越高，文件搜集后立卷归档的质量就越强，材料的完整性在此得到了坚实的保证。
　　2、档案工作对文书工作的基本要求
　　2.1文书工作应该坚持把好“三关”，保证文书材料质量
　　根据我国政府机关制定的《国家行政机关公文处理办法》在文书工作方面的相关规定，结合当前我国档案工作的实际发展状况和具体工作需求，文书工作人员在日常的基本文书编制过程中应该严格控制相关文件的文字关、内容关与后期印制关。
　　第一，严格控制文书文字关。在文书处理过程中的文字使用上，工作人员首先一定要严格保证公文写作的用语准确、简洁、精辟、严肃并且能够符合现代汉语语言规范上的语法要求；其次应该尽量避免使用繁体字、异体字和已经在文字变化改革中被作废的简化字进行写作；再次，工作人员还应该高度重视对标点符号和数字等特殊符号的使用能够符合公文写作方面的具体要求。此外，在进行公文审核和校对时保持认真仔细的工作态度，保证语言符合逻辑、严谨精练、文风端正，符合公文写作在文字方面的各项标准。
　　第二，严格控制文书内容关。在内容关的控制方面，文书工作人员主要应该从两方面入手：一是在对文件起草和后期审核过程中，制作者应该根据事件发展状况和领导在问题处理时的习惯从而把握领导意图，并在此基础上与有关部门相协商，最终形成定稿；二是文件内容必须真实可靠，符合其所反映事件的真实状况，从真实性上维护档案工作质量。
　　第三，严格控制文书印制关。在文书印制方面，档案工作对文书工作具体的提出了三点小要求：其一是在文件书写材料的选择上，一定要控制纸张和墨水质量，在资金允许的情况下选用质量好耐久性强的纸张和不易扩散或褪色的墨水；其二是注意文件印制中的装订，一般情况下应该统一采用16开大小的文件写作纸和三分之一标准文件头以及黑油墨，进而保证印记清晰。同时注意装订过程中可能产生的重页、漏页问题，合理设置装订位置。
　　2.2规范文书工作的管理体制
　　现阶段我国文书工作和档案工作分属于文件管理和档案管理两个完全不同的部门，不利于管理效率的提升和优异管理质量的形成。在这种管理模式的影响下，档案部门一般只能在文书工作完成、档案已经形成并确定下来后才能对相关文件进行管理，管理滞后性较强，不利于档案质量的维护。因此，文书工作和档案工作必须相互协调，建立合乎规范的管理体制，逐步将档案管理延伸到文书工作的前期制定环节，确保档案文件从文件的设计、形成到归档处理都严格控制在档案工作之下，对各项工作进行统一的指导。
　　2.3提高文书工作人员的职业素质，加强对档案材料的规范化管理
　　要保证档案工作质量，做好档案文书材料的立卷归档工作，各个相关部门的文书工作人员必须树立起较高的档案管理意识，加强在文件的形成、处置和材料整理过程中的重视和管理控制，在承接和催办各项活动时及时将后期产生的文件材料进行搜集、整理和归档。并且在为各类材料进行分档立卷时，文书工作人员应该积极主动的完成以下几项工作要求：①严格控制文书工作中的办文登记手续，在收到外来文件材料时应尽量第一时间登记入账；②对于需要加盖各项公章的文件材料和相关工作报表等，应该在盖上公章后及时发出并保持一定数目的同文件备份归档；③积极参与由本部门组织的各项盛大活动，并及时跟踪活动的实际发展状况，搜集活动发展过程中产生的动态材料，并在活动后整理归档；④要尽量多的搜集本单位在参加外出会议时形成的外在重要会议文件，避免材料分散流失现象的发生；⑤要注意了解和进一步掌握本单位临时大型活动的具体开展状况，及时搜集活动的文件和多媒体材料，丰富档案内容；⑥注意在平时文件形成后就对文件的性质和类别进行确定，并及时按规定上交应该列出的不可以归档的相关文件分类目录，而对于可以归档的文件则应该严格按照国家在此方面设置的归档标准对其进行科学立卷归档，保证档案工作质量。
　　3、结论
　　档案工作中的文书档案主要由文书工作所管理的多种文书材料转化而来，因此文书工作的实际操作质量对档案管理工作的制度化和规范化产生着直接的影响，所以在档案工作与文书工作的实际操作过程中应该注意加强二者之间的结合，重视立卷一体化建设，切实保证档案工作质量的有效提升。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-11761654.htm