当前高校电子档案管理工作存在的问题及对策分析
来源:用户上传
作者:
摘 要：在这个信息技术飞速发展的时代，计算机已经逐渐成为社会的主导力量。在档案管理的信息处理工作中，电子档案管理工作具有无法取代的重要地位。本文论述了当前高校电子档案管理工作的现状和存在的问题，并尝试性地提出了解决办法。
关键词：电子档案管理；问题；对策
电子档案管理是以现代信息技术普遍运用为基础，以处理综合档案信息资源为核心，利用计算机技术和现代网络技术对电子档案信息进行收集、管理，并通过网络系统进行分享和使用。它包括丰富的图形、数字、文本等各种信息，而纸质文件太过原始直观，且受时间空间的影响，渐渐被计算机的快捷方便所取缔。
电子档案管理工作虽然有一定的发展，但还是没有得到充分的重视，在档案的收集、整理和归档过程中仍存在一些问题。
1 电子档案管理工作的现状
高校每年都有成千上万的学生档案流动，每份档案都是学生不可缺失、如影随形的材料。纸质档案占用空间巨大，不节能环保，易被虫蛀，易潮湿，易损毁等等缺点愈发显露了出来，电子档案管理工作愈发适合在高校中开展。
随着现代化信息技术的飞速发展和广泛应用，使得电子档案成为了继传统档案管理后的新型信息管理方式，作为即将取代以前纸质档案成为完美无缺的新一代霸主的电子档案来说，即使处于正在蓬勃发展的时期，也是有很多需要注意的地方的，往小说比如文件的收集、整理、归档、和保管等看起来轻松无须担心的地方也会出问题。因此加强电子档案管理工作，将有利有益的信息转而应用到现代高校档案管理中，变得十分重要。
2 电子档案管理工作存在的问题
（一）文件本身的收集、整理、归档与保管。这是一个亘古不变的研究课题，但也是出错率最高的地方，因为高校是信息量最大的一个地方。在实际工作中，我们对材料收集的不完善，整理的不充分，归档的不及时，容易出现工作漏洞。与纸质材料相比，电子文件通常由光碟、硬盘等设备储存，既可防虫蛀，又节能环保，可谓优点多多。但是纸质材料有其保存方法，电子影碟亦有，而在现实工作中，其存放环境往往不被重视，影碟本身介质的特殊性，对周围的影响因素要求相当严格，是不可忽略的重要问题之一。
（二）档案专业人员本身的计算机水平不够。有的高校认为电子档案会完全取代纸质档案，所以强调无纸化办公；有的高校认为电子档案制作完发送出去就万事大吉了，根本不关心接收单位是否看到，更不备份；有的高校的管理人员只是懂得计算机知识，并不完全明白和理解电子档案的管理工作。电子档案由于数量巨大化和技术多重化，要求档案工作人员从思想深处了解和热爱本职工作，现如今许多工作人员责任心不够强，上班时间懈怠，仅仅把手边的工作敷衍过去，完全不考虑质量过不过关。
（三）高校本身的电子档案管理制度不完善。没有一套健全的管理体系，管理不够规范，执行不够有力，完成不够迅速，继而影响管理效率，不利于电子档案管理工作的开展。分配任务不够明确，责任签署过于随意，都是管理制度不完善而引起的。有许多高校既不按国家的统一规定管理，也没有拥有自己的管理体系，极有可能因员工的失误造成损失，文件被篡改，被泄露，都没有处罚措施。
3 电子档案管理问题的对策分析
（一）在电子文件的收集中，应在平时就多筛选有价值的材料，日积月累，就会拥有一套自己的材料纲领。整理也就会轻松许多，定期的整理具有归档条件的文件储存到可以长期保存的设备上，防止材料丢失所带来的不便。归档档案等的整理，国家电子档案管理要求中有明确规定，对文字、图形、数据类都有详细的要求，在工作中可同时参考所在高校的决定，综合起来进行归档更方便些。一定要注意保证电子档案完整性和可读性。
在保存方面，不仅要考虑长久有效的存储载体、合适的存储方式，还要有与之匹配的存储系统和存储环境。电子文件一般储存在光盘上，要注意避光，防潮，最好存放库房能够有温湿度的自控设施，还要考虑防磁，因为光盘也是磁盘，应该远离另一磁场的强烈干扰，确保储存的档案因被消磁而丢失，另外作为保存的光盘如果经常被使用，也不利于材料的保存，如果有条件，可以一式二套，一套封存保管，另一套以供拷贝。
（二）关于档案工作的人员，在硬件上，一定要加强计算机操作能力的培养知识和档案专业性的管理，在软件上，要注意提升员工个人档案保护意识和工作的责任心。必要时应从其他部门调选更优秀的人员来从事档案的管理工作。档案电子化提升了管理难度，那么高校应组织相关档案工作人员不断学习，搞好知识更新，适应档案事业发展的大趋势，以便更好地熟悉电子档案的管理步骤，规范操作。
现如今国际上已不再需要单方面熟记电子档案管理条例的人，而是既拥有丰厚的知识功底做基础又有深刻认识和工作热情的全面型人才。拥有文字、声音、图像处理的基本管理能力还远远不够，还要同时兼备计算机系统网络安全的防护知识，保证电子信息安全，完整。同时为了满足发展趋势，档案管理人员还应能够处理简单的紧急情况，有比较高水平的提供电子档案查询服务的能力。
4 结语
高校的电子档案管理主要面向学生，基本档案和统计考试成绩时工作量繁重，一定要在有完整有效的制度基础上进行管理，无论是电子资料整理制度、电子文件归档制度，还是电子档案工作人员的文化素质要求。在电子档案管理工作中存在的各种各样的问题，都需要及时迅速的解决，具体的方法还需要我们不断探索和完善。
参考文献：
[1]马峻.电子档案管理工作中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务档案学研究，2014（6）.
[2]朱卫勤.关于电子档案管理工作的实践与探讨[J].建筑安全，2008（12）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-11774642.htm
