在线客服

咨询热线

企业档案管理社会化问题分析

作者:未知

  摘 要:企业档案是企业经营与发展中各类信息的主要组成部分,其对于企业的经营内容、组织结构与人员结构等信息起到了集中存储的作用,通过企业档案管理,能够更加明确企业的运营方向与发展需求。随着企业发展的社会化趋势不断扩大,企业档案管理也逐渐体现出社会化特征,其不仅能够有利于个别企业的发展,还能够促进社会的发展,得到信息资源的科学利用。本文从企业档案管理社会化的具体表现入手,探讨如何在企业档案管理社会化中提高管理有效性。
  关键词:企业档案管理;社会化;管理有效性
  企业档案管理是将企业信息进行规范管理的过程,其有利于高效利用企业信息资源创造企业发展机遇。在信息社会时代,信息的传递与管理更加多元,以信息的社会化为主要的发展趋势,当前在企业档案管理工作中也在不断的更新与优化,逐渐形成了企业档案管理社会化的发展趋势。这有利于企业档案的集中管理,信息资源的利用率也会得到提高,在有效提高企业信息管理有效性的同时还能够有效提高社会对于各种信息的利用效率。
  1 企业档案管理社会化的具体表现
  企业档案管理的社会化是信息集中管理的一种方式,但这种集中不是企业内部对信息形成的集中,而是通过专业化的管理机构对企业的档案信息进行统一的管理,这样有利于信息管理的集中化,也有利于改善原有企业中信息更替带来的信息管理失衡问题,使档案管理更加专业与科学。长期以来,企业在档案管理中都有一个弊病,即新信息对于旧信息的覆盖与挤压,在大量信息出现的时候,原有的档案信息资源便不断往后挪动,从信息的利用率上来看,原有信息的利用率大大下降,从档案资料的整体管理方式上来看,这种叠加式的档案管理在利用时必然引起管理的混乱,这就像是从每个人书架中抽取一本书,再按不同顺序放回去时,却已经不能放回原有的位置。这是企业档案信息管理传统模式的不足,也是在当前社会发展趋势下急需得到改变的管理模式。企业档案管理社会化很好的改善了这种问题,减轻企业档案管理的压力,以清晰明确的档案信息资源向企业发展的需求提供针对性档案信息,有效的提高了企业内部运行稳定性与科学性。
  企业档案管理在传统的管理方式中还存在信息完整性与准确性不高的问题。企业档案中包含着企业的各类信息资源,对于企业生产与经营决策有重要的支持作用,在传统的管理方式中,企业档案管理依靠计算机管理系统承担大部分信息的分类、管理与信息传输,但从企业经营角度来看,大部分企业在经济效益上的重视更高,企业内部管理中经常出现管理制度与管理手段问题,难以保证企业档案管理在企业生产经营中的发挥实际作用,并且受到管理人员、制度准则等的影响,可能造成档案信息的丢失与失真。企业档案社会化管理很好的解决了这一液体,其以专业化的管理模式与手段实现了全网络化、数字化、智能化的管理,大数据系统的使用也很好的减轻了档案管理的负担,提高档案管理工作效率。这种社会化的管理方式对于企业正处于发展阶段的企业或人事流动性较高的企业有较好的辅助功能,简化企业档案管理的工作量。
  2 优化企业档案管理社会化的措施
  企業档案管理社会化是当前许多企业的档案管理方式,但同时也存在许多企业对于档案管理社会化的不认可。这是由于专业化档案管理机构在企业档案管理的有效性还没有得到很好的体现,也由于部分档案管理机构内部存在某些不足,从而造成部分企业在档案管理问题上不愿意信任专业化管理机构的情况。为了能够较好的推广企业档案管理社会化,需要在专业化档案管理机构中进行进一步优化,以内部管理有效性的提高进行宣传与推广,才能够大面积实现企业档案管理社会化,为社会发展贡献更多力量。
  管理人员专业化。企业档案管理社会化离不开专业化的档案管理机构,而这些机构获得更多企业认可的方式便是档案管理效率的提高。当前在部分档案管理机构中还存在管理人员专业化水平不高的现象,这造成了企业档案管理社会化推广难以起到更好的效果。因此在专业化档案管理机构的人员组成上,需要更加重视人员的专业性。首先,专业化档案管理机构的管理人员在招聘上需要以管理专业为主,可要求有一定的档案管理经验。其次,在管理人员专业知识上需要进行定期的培训与考核,不断提高管理人员的专业性。再次,还需要以岗位责任意识与职业道德感进行专门的培训教育,不断提高管理人员综合素质。通过对管理人员的培训、教育与考核,能够更好的提高管理人员的专业化水平与能力,为专业化档案管理机构的管理能力进行保障,提高企业档案管理社会化的实际有效性。
  管理制度的优化。专业化档案管理机构在企业档案信息的管理上有一定的制度准则,通过制度准则的约束与规范能够较好的提高档案管理水平,从而更加针对性的向企业提供档案信息,促进企业生产经营效率提高。但也存在部分档案管理机构在企业档案信息的管理上制度准则不严格,制度漏洞较多的情况,这会造成档案管理机构的管理效率降低,不仅难以向企业及时提供所需要的档案信息,而且在不同企业信息的管理中可能出现混乱,不利于企业档案管理社会化的推广。为了能够改善这种情况,需要专业化档案管理机构在管理制度上不断优化,以严格的制度准则约束管理人员与管理行为,达到更好的档案管理效果,这样才有利于推广企业档案管理社会化。一方面,可以通过国内外先进的档案管理经验进行制度准则的补充,将部分制度漏洞与不足进行完善,提高自身管理制度的科学性。另一方面,可在管理制度中加入监督机制,也可通过权责分配制度、奖惩制度等提高档案管理机构内部对于制度准则的重视,从而更好的达到专业化档案管理效果,推广社会化管理。
  管理技术的先进。当前大部分企业档案管理与专业化档案管理机构在档案信息的管理上都是以采用信息化管理的方式进行的,而信息化管理对于信息化水平、管理技术都有较高的要求,为了能够获得更好的管理效率与企业档案管理社会化的推广,需要在档案管理机构的管理技术上不断优化,以提高管理系统的信息化水平、加强计算机安全性、创新档案信息流动途径等多种方式达到档案信息的专业化管理。从管理系统信息化水平的提高方面来说,当前在企业档案管理社会化中最重要的是档案信息的完整性、隐私性与准确性。专业化档案管理机构需要不断完善自身管理手段,在管理系统问题上不断提高信息化水平,引入新的信息化技术,加强信息化建设,更好的保障档案管理的科学性。从计算机安全性上来说,不断提高管理系统的安全性是获得档案信息隐私性的重要保障,专业化档案管理机构需要对计算机安全系统引起更多的重视,避免档案信息的泄露与失真,否则容易给企业档案管理社会化带去不良影响。只有专业化档案管理机构在企业档案管理工作中不断优化,提高管理效率,才能够更好地推广企业档案管理社会化进程,达到更好的管理效果。
  3 结语
  企业档案管理社会化是当前企业档案管理的一种集中趋势,其减轻了企业档案管理的工作压力,在专业化档案管理机构的统一管理中很好的实现了档案信息的集中管理,并且能够根据企业需求提供针对性的档案资料,很好的提高了企业生产经营发展效率。尽管当前在企业档案管理社会化上还有一定的不足,但通过管理机构内部的不断优化,能够更好的达到管理效果。
  参考文献
  [1]沈亚平.对企业档案管理社会化的思考与探索[J].城建档案,2018(04):60-61.
  [2]蔡白燕.企业档案管理社会化问题及解决策略探究[J].办公室业务,2016(15):127.
  [3]吴锡玲.浅谈企业档案管理工作现状及发展趋势[J].办公室业务,2016(13):73-74.
  [4]高晓宇.社会化问题在企业档案管理中的分析[J].黑龙江史志,2015(13):98.
  作者简介
  叶丽娟(1983-),女,广东深圳人,档案专业技术员,研究方向:企业档案管理、机关档案管理等。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14831915.htm