在线客服

咨询热线

地勘单位档案数字化管理路径分析

作者:未知

  摘 要:地勘单位档案资料是对地质工作的真实记录,能够更真实的反映出地质活动情况,具有极为重要的价值。因此需要重视地勘单位档案管理工作中,特别是在当前信息化时代,需要加快推進地勘单位档案的数字化管理,为地质档案信息的开发利用奠定良好的基础。
  关键词:地勘单位;地质档案;数字化管理;特性;实现路径
  随着信息化建设步伐的加快,在当前地勘单位档案管理工作中,需要加快推进地质档案的数字化进程,将地质勘察资料加快向数字化转化,提高地质档案信息保存的完整性和安全性。由于大部分地质勘察档案都具有一定的机密性和时效性,通过对其进行数字化管理,设置具体的管理权限,可以保证档案信息的安全性和保密性,而且更利于对地质资料信息的查询,有利于提高地勘单位档案管理工作的效率和质量。地质档案实现数字化管理后,在地勘单位内部档案信息进行相互交流和共享,也可以与其他单位进行传递和共享,这可以进一步促进地勘单位的健康、持续发展。
  1 地质档案的特性
  由于地质勘查周期性较长,在具体作业过程中需要野外与实验室相结合,通过确定具体的区域内工作量及勘查目标,并对工作区内的复杂地质特性和现象进行掌握,并形成勘查报告。整个过程需要较长的时间,这也使地质档案呈现出较强的地域性和较长的周期性特点。在地质勘查过程中所形成的地质档案涉及的内容较广,类型较多,具有较强的综合性特性。在地质档案形成过程中,通过具体的收集整理后汇总成为具有参考价值的档案资料,在地质勘查之间通常会先针对该区域的地质档案进行分析,并与现有条件相结合来制定具的勘查计划。而且地质档案不仅有利于地质勘查,而且对区域环境保护及城市建设等工作都能够提供有效的利用服务,这也使地质档案利用广及持久性的特性更好的凸显出来。
  2 地勘单位档案管理工作面临的新形势
  在当前信息化时代背景下,地勘单位档案管理工作面临着新形势和新情况。在信息化快速发展的时代背景下,地勘单位档案管理工作中需要充分的利用信息技术和网络技术来提高档案管理的现代化水平,确保实现档案管理工作的与时俱进。同时地勘单位在档案管理工作中还要重视服务意识和创新意识,即实现地质档案资料价值利用的最大化。
  在当前网络技术和信息技术快速发展的新形势下,地勘单位档案管理工作面临着新的发展机遇和严峻的挑战。目前大部分地勘单位档案管理现代化程度不高,软硬件设施不完善,档案信息化建设速度缓慢,因此地勘单位档案管理工作中如何发挥信息技术的优势已成为关键问题。地勘单位要想实现档案管理工作的创新发展,需要加快推动档案管理工作的数字化、信息化和网络化发展进程,以此来为地质档案的利用打下坚实的基础,更好的满足档案利用者对地勘单位档案信息的需求。同时在当前社会信息共享进程不断加快的新形势下,地勘单位在档案管理工作中,需要进一步拓展服务范围,即从原来只服务于本单位开始向面向全社会服务发展,加快档案管理工作理念的转化,将实现档案信息数字化和管理信息化作为当前地勘单位档案管理工作的主要内容,并积极创建网络化的服务体系,进一步对服务理念和服务方式进行创新,最大程度的发挥出地勘单位档案信息的利用价值。
  3 地勘单位档案数字化管理的实现路径
  3.1 加快档案管理理念的转变
  地勘单位管理者应该树立良好的信息管理意识,加快对传统档案管理理念进行转变。地勘单位档案管理人员需要认识到档案管理数字化发展的必然趋势,并积极更新自身档案管理理念,充分的运用信息技术,在实际档案管理工作中不断进行创新,加快推动传统档案管理向数字化管理的转变。
  3.2 建立完善的档案数字化管理制度
  地勘单位要建立完善的档案数字化规章制度,完善管理机制,强化制度建设,保障制度机制的执行力度。而制度建设是做好档案数字化管理工作的重要前提和主要保障,档案数字化管理制度的建设主要包括档案收集、存储和利用等环节。而且档案数字化管理还需要地勘单位建立完善的制度体系,通过制度推动档案数字化管理工作的规范化发展。科学的机制是保证制度得以实施的关键,这就要求地勘单位应该将岗位职责和权利义务等归纳到考核内容中去,以此充分调动工作人员的主动性和积极性,推动档案工作的有序发展。
  3.3 地勘单位要加快构建信息共享平台
  在当前地勘单位档案数字化管理工作中,需要进一步完善档案数字化管理系统,并搭建信息共享平台,加快推动档案管理软件的开发。目前大部分地勘单位档案管理系统还不完善,通过构建信息共享平台,积极促进地勘单位档案管理系统的完善,将档案数字化管理系统与地勘单位的其他系统实现有效对接,实现单位内部信息的畅通性,全面提高档案管理效率和档案利用率。同时还要重视内外与外网的隔离工作,严格过滤数据,以此来保证档案管理系统的安全,确保地质档案信息的完整性和安全性。
  3.4 建立地质档案数据库
  打造地质资料现代化保存的重点是完成地质档案资料信息化。详细地说就是打造地质资料数据库,来实行地质文献资料的数据库查找。地质资料管理单位能够把现有的地质资料文档实行图文信息化,把纸质的文献资料实行计算机的电子扫描、编排,从而把地质文献资料用数字的方式来储存,给地质资料的储存和管理带来了更丰富的选择;而且,实行地质资料数据库的打造能够取消地质文献资料的查阅条件限制,使用者能够借力互联网平台实行随时的查看,极大的提升了地质文献资料的使用效率。
  3.5 全面提升地质档案管理人员的综合素质
  为了加快促进地质档案数字化管理的实现,需要全面提高地质档案管理人员的综合素质,打造一支具有较强专业性和较高素质的地质档案管理队伍。地勘单位在实际工作中需要重视对档案管理人员的培训,通过定期开展专业性的培训,有效的提高档案管理人员的专业知识和专业技能。同时还要安排档案管理人员云相关单位进行参观学习,进一步提高档案管理人员的专业水平和管理能力。随着地质档案管理信息化程度的提升,管理人员需要不断学习和加强自身对于现代自动化办公软件的掌握能力和应用水平,转变传统管理思想和管理意识,强化管理能力,以更好的胜任地质档案管理要求,促进地质档案数字化管理目标的实现。
  4 结束语
  对于地勘单位而言,地质档案作为其重要资源,因此在地勘单位档案管理工作中,档案数字化管理作为一项重要的工作,通过实现地勘单位档案的数字化管理,可以有效的提高地质档案的利用率,进一步挖掘地质档案的潜在价值,使地质档案能够更好的服务于社会和经济的发展,为我国地质事业的健康、持续发展奠定良好的基础。
  参考文献
  [1]李国生.改善档案数字化质量问题的探讨[J].办公室业务.2016(03).
  [2]苗红梅.档案数字化过程中发现的问题及对策[J].办公室业务.2016(01).
  [3]全桂英.地质勘察数字化档案管理的应用分析[J].办公室业务.2012(19).
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14831963.htm