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新形势下高校档案信息化技术应用研究

作者:未知

  摘 要:在当前信息时代,信息化技术在各行各业中广泛应用。在高校档案管理工作中引入信息化技术,可以有效的提高高校档案管理工作信息化水平。特别是近年来高校不断扩招,档案数量急剧增加,这也对高校档案管理工作带来了较大的挑战。通过运用信息技术,可以有效的提高档案管理工作的整体效率,保证档案信息的完整性和安全性,并全面提高档案信息服务水平。文中分析了信息化技术对高校档案管理工作的影响,并进一步对新形势下高校档案信息化技术的应用进行了具体的阐述。
  关键词:高校档案;信息化技术;影响;应用
  近年来信息技术发展迅猛,这对我们的生产生活带来了较大的改变。高校档案管理工作作为最为基础性的管理工作,将信息化技术融入到高校档案管理工作中来,可以全面提高高校档案管理工作的效率和质量,使档案能够更好的服务于高校的发展和建设,为档案管理、利用和服务水平的提升起到了积极的促进作用。
  1 信息化技术对高校档案管理的影响
  1.1 提高了管理人员的工作效率
  在当前高校档案管理作中,信息化技术的应用已成为档案管理工作的新手段,不仅实现了档案管理工作中人力和物力的节约,而且有效的提高了档案管理工作的效率。通过在档案管理工作中应用信息化技术,实现了纸质档案向电子档案的转变,实现了档案信息存储空间的节约,加快促进了档案管理数字化的实现。在档案利用过程中可以随时对所需要的档案信息进行查阅和提取,不会对纸质档案信息带来破损,保证了档案信息的完整性和安全性。由于高校档案数量十分庞大,在对档案信息进行修改和加工过程中需要耗费大量的时间和精力,但通过利用信息化技术,可以简化流程,并采用机读的形式来对实现对档案信息的及时加工,有效的提高了档案信息加工工作的效率。而且利用信息化技术还可以实现对档案信息的高速检索,只需要输入关键字即可以查找到自己所需要的档案信息,进一步提高了档案信息检索的效率。
  1.2 实现了档案资源的信息共享
  档案对每个人都具有非常重要的意义,是人们学习、工作情况的总结,在求职、升学等过程中都要加以利用。但是,以往的档案管理形式相对繁琐,一旦上级部门或其他单位需要对学生的档案进行查看,就要经历一个复杂的环节。将信息化技术运用到高校档案管理工作中,能够实现资源的实时共享,学生的资料可以通过计算机终端进行及时传递,从而做到对档案信息的分类提取和准确分析,满足社会各界对档案的不同需求。
  1.3 促进了高校档案办公的透明化
  在传统的档案管理模式中,学生很难看到自己的档案内容,不利于对其进行检查。信息化技术在高校档案管理中的运用,为工作的公开透明奠定了基础。各大高校通过在网络上建立档案的手段,可以让学生及时查阅自己的信息内容,这样一来不仅能够增强学生对自己的了解度,还能够对档案管理者的工作进行有效监督,促进高校办公的透明化。
  2 新形势下高校档案信息化技术的应用
  2.1 收集整理和归纳分类
  在传统档案管理工作中,档案信息的收集、整理、归纳和分类需要由档案管理人员人工进行,工作量较大,而且还容易出现失误。但通过应用信息化技术来对档案信息进行收集、整理、归纳和分类,这些工作都可以自动化进行。有效的降低了档案管理人员的劳动强度。当前办公自动化系统的普及应用,档案信息管理系统可以与办公自动化系统实现有效对接,这样可以及时收集电子文件,并将其进行整理、归纳和分类,从而进行归档,实现无纸化办公,不仅有效的保证了档案信息的及时收集和归档,而且能够积极推进档案信息化建设,全面提高高校档案信息化水平,进一步提高档案信息的处理效率。
  2.2 信息查询、提取和保存
  在档案管理工作中应用信息技术,可以为档案信息的查询更具便捷性。传统档案信息的查询需要逐个文件的核对,但通过应用信息化技术,档案信息数据可以在档案数据库或是云端进行存储,这样在对档案信息查询和调取时,只需要输入关键词,就能够调出所需要的档案信息,使信息查询和提取更加方便。对于档案信息而言,其安全性至关重要,因此檔案信息保存工作具有极为重要的意义。利用信息化技术可以为高校档案信息保存提供一道重要的保护。档案信息可以在计算机中进行存储,也可以通过移动硬盘进行再次备份,可以有效的防止信息丢失,保证档案信息存储的安全。
  2.3 RFID在档案管理中的应用
  在传统的档案管理中,需要对档案进行分类整理,然后手工编制相关信息,最后手工复制目录,这样既要耗费大量人力,又耗费时间。射频识别(RFID)是一种自动识别技术,它集编码、载体、识别和通信技术于一体。其主要原则是通过无线电波读取,写入和识别标记媒体。RFID技术的使用可以实现非接触式数据采集,有利于随时查找文件名,也有利于动态实时管理。对于非常重要的文件,EAS标签的防盗功能也可以与通道天线配合使用。当文件被非法采取时,它会自动报警,以防止丢失文件。
  2.4 构建云计算信息处理平台
  近年来云技术发展速度较快,具体可以将云技术划分为云计算和云服务两部。云计算通过虚拟化和自动化技术来创造出更多的计算机运算资源。云服务则利用虚拟形式来将信息技术以服务的形式,并通过网络提供给用户。在当前应用云技术来进行档案管理工作中,城朵构建云计算信息处理平台,加快推动基础设施建设,并通过利用各平台的交互来促进信息资源的共享。在具体操作过程中,可以根据高校管理工作的重点,将一些重要档案及具有较高保密级别的档案上传至学校的公共云中,实现对档案信息的安全保存和高效管理。
  2.5 完善数据库建设,提升档案信息的共享率
  积极构建高校档案管理工作的数据库资源,完善高校档案管理的信息数据传输以及传送的流程,积极地努力运用最新的多媒体技术:计算机资源建设、缩微、扫描等技术,进行档案的信息处理工作。借助云计算技术的优势,实现高校档案管理的信息化。档案管理及信息服务网络的构建,需要满足其目标,因此在保证技术的先进性,部门之间需要协调运作,积极沟通,从而保证档案信息的高效传递,使档案信息能够满足各种形式的查询和调取,全面提高档案管理工作效率,提高档案服务质量,实现高校档案信息资源的最大化利用。
  3 结束语
  近年来我国高校不断扩张,这就增加了档案管理工作的难度。由于传统的档案管理模式已无法适应高校档案管理工作的要求,因此将信息化技术在高校档案管理工作中进行应用,以此来提高档案管理工作的水平,使高校档案更好的服务于广大师生,为高校的发展和建设提供重要的信息支持。
  参考文献
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  [2]黄妮娜.信息化技术在高校档案管理的应用研究[J].长江大学学报(社会科学版),2010(02).
  [3]冯学敏.浅谈档案管理中信息技术的应用[J].农家科技,2017(10).
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