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对网络环境下档案编研工作的新思考

作者:未知

  摘 要:编研是档案管理的一项重要工作,也是反映一个档案部门管理水平的重要标志之一。档案编研工作在网络环境下也面临着机遇与挑战,档案编研人员必須审时度势,转变传统的思维方式,努力探索网络环境下档案编研工作的新特点与新方法。
  关键词:网络环境下档案编研工作;新思考;新方法
  人类社会已经进入计算机网络时代,网络的广泛应用与发展,使人类获取信息的方式发生了明显的变化。编研是档案管理的一项重要工作,也是反映一个档案部门管理水平的重要标志之一。档案编研工作在网络环境下也面临着机遇与挑战,档案编研人员必须审时度势,转变传统的思维方式,努力探索网络环境下档案编研工作的新特点与新方法。
  1 网络环境下档案编研工作的新特点
  1.1 档案信息采集快速化
  随着网络的快速发展和广泛应用,档案编研人员可以依托信息网络先进的存贮、检索、传输技术,借助于计算机高效率的信息处理功能,通过在网上键入要查找信息的关键词或特定的分类号,就可以方便快捷地检索到分散在各地信息中心、各全宗、各案卷中的某一专题的档案资料或相关的主要内容、存址以及保存状况等信息,这样能够快速方便地找到自己所需的某个专题的档案资料,而且随着档案基础工作和各种档案信息网络管理软件的日益完善,专题档案资料的查全率和查准率不断得到提高,档案编研选题将更加灵活。
  1.2 档案信息加工手段多样化
  在网络环境下,借助于计算机提供的各种信息处理技术,运用计算机进行文字编辑处理,可一次录入,随意复制和编排版面,改变了传统的手工加工处理档案信息的方法,克服了传统档案编研主要靠手工抄写的转录加工模式的许多弊端,大大提高了编研效率,降低了编研人员的劳动强度。
  1.3 编研成果表现形式多种化
  运用计算机多媒体技术对文字、声音、影像、图片等多种形式的信息统一进行处理、存贮,实现了同一事物的多种表现形式。在编研工作中运用计算机多媒体技术,可以将声音、文字、图像等各种信息都存储进计算机一体保管,进行全方位编研,能够避免传统的档案编研工作只能着眼于纸质材料汇编的局限性,而且借助网络多媒体的丰富表现力,档案信息的内容和表现形式可望达到高度的统一,能够将更加丰富多彩的编研成果呈现给广大利用者,极大地拓展了编研工作的领域。
  1.4 编研成果传播时效化
  由于网络媒介具有几乎无限的信息发布空间,并且不受时间和地域限制,所以档案编研信息的网络出版克服了传统编研成果时效性差的问题,使“档案网络出版物”能在第一时间内向全社会公开,极大地满足了人们对档案信息准确、快捷、时效的要求。另外,网络信息检索方便,按需阅览,可以满足人们对档案信息要求的个性化服务,大大地方便了读者的阅读利用。
  2 网络环境下档案编研工作的新方法
  网络时代使档案编研工作呈现出许多新特点,必须相应地改变档案编研工作的思路,创新编研工作方法,以迎接形势发展对档案编研工作提出的各种挑战。
  2.1 加强征集工作,完善馆藏档案结构
  因为档案信息的征集工作是档案编研工作的基础,编研成果以丰富的馆藏作为后盾,所以即使是在网络时代,仍然需要加强档案征集,完善馆藏档案结构,为档案的编研工作创造基础性的条件和保障。一方面要按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定,把应该进馆的档案材料及时接收进来,对不属于接收范围,但又有保存和利用价值的档案也应接收进来,以丰富馆藏。同时,要广开征集渠道,拓宽思路,以弥补馆藏档案材料单一和不足;另一方面档案馆要增加接收门类,既要接收文书档案,又要接收人物档案、特色档案;既要有纸质档案,又要有同时存贮声音、文字、图像的电子档案,提高档案信息资源的“含金”量,使档案馆的门类结构趋于合理。在此基础上,编写相关的多媒体档案专题等编研材料,才能成为“有米之炊”。
  2.2 加强计算机网络技术的应用,提高编研成果的质量
  计算机网络技术的融入与支持,使编研工作深深地刻上现代化技术烙印,这意味着某些传统的编研观念和方法将发生根本的变化,所以应加强利用现代传媒和通讯技术,提高档案编研质量,加快编研速度,拓宽编研领域。首先,充分利用计算机网络技术,实现对各种媒体档案信息进行数字化编辑处理、制作、保存、传输以及发行。其次,充分利用高速、宽带、广域、综合型数字式电信网络,打造有血有肉的精品编研材料,满足利用者对材料广度与深度的需求,从而提高网站的点击率,使其成为信息资源交流的工具和重要媒体。
  2.3 加强编研成果的宣传,实现档案信息资源的共享
  要让编研产生社会效益与经济效益,其作用得到最大程度地发挥,就要能动地运用报刊、电视、广播、网络等多种传媒手段,拓宽成果宣传渠道。一则主动通过各大媒体介绍编研成果,以达到拓展传播范围及加强影响的效果。二则加快网络化建设,在网站上发布大量有价值的档案编研成果,让编研成果传送到世界各地,极大地满足网络时代对档案信息准确、快捷、时效的要求,充分适应网络时代社会公众对档案利用方式及需求的变化,从而提高编研信息的网络服务能力,真正实现档案信息的资源共享和远程利用。
  2.4 加强自身素质培养,引致编研工作的变革和发展
  档案编研工作是一项高层次的、创造性的工作,因此对编研人员的素质就提出较高的要求。特别是在网络环境下,编研工作对人员的素质又提出更高的要求,主要体现在以下几个方面:一是要求编研人员对素材要能正确理解、合理采撷、综合分析、科学筛选和系统整理,并具有较强的文字表达能力和结合现代技术进行编辑的能力;二是要求编研人员必须对馆藏进行深入研究,熟悉档案利用规律,坚持务实与创新的精神;三是要求编研人员在编写中要有预见性和前瞻性,既要研究公众对档案信息的现实需求,也要研究出广大利用者的潜在需求,以适应和满足竞争日趋激烈的信息服务市场。因此,编研人员必须加强自身素质培养,尽快熟悉计算机网络技术等现代化技术的运用,拓展档案编研工作思路和创新档案编研工作方法,从而引致网络环境下档案编研工作的变革和发展。
  参考文献
  [1]彭坚.论档案编研工作的创新实践[J].北京档案,2006(3):26-28.
  [2]曾淑珍,林素云.浅谈信息时代档案资源的开发与利用[J].浙江档案,2003(5):32-32.
  [3]俞英.网络时代档案编研工作的特点[J].兰台世界,2005(7).
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