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疾控中心档案规范化数字化管理的重要性研究

作者:未知

  摘 要:随着我国公共卫生体系不断完善,疾病预防控制工作不断发展,疾控中心的档案不管是从形式上还是内容上都变得越来越多,管理难度越来越大,在管理过程中逐渐暴露出了一些突出问题。本文主要结合实际,分析了疾控中心档案管理工作中存在的问题和应对策略,仅供参考与借鉴。
  关键词:疾控中心;档案管理;存在问题;应对策略
  1 引言
  近年来,社会环境变迁、经济条件优化以及人们社会观念的转变,新的疾病以及传染源呈现出多样化、复杂化的趋势,疾控中心面临着更为严峻的挑战。疾控中心档案不仅真实记录了疾病监测、预防和控制的整个过程,是疾控中心工作者履职成果的体现,而且反映了疾控中心为人类健康事业所作出的贡献以及与各类疾病做抗争的成果。疾控中心档案管理质量直接影响到疾控中心的发展战略以及各项工作的开展,有必要深入探讨疾控中心档案工作。
  2 疾控中心档案管理现状分析
  2.1 档案管理设备落后
  档案管理工作是一项十分复杂并且繁琐的工作,这就要求档案管理人员能够静下心来,认真做好档案资料的收集、整理、分类、归档工作,将每天的任务必须在当天完成。但由于不同地区经济发展水平存在较大差异,各个区域之间经济条件不同,经济欠发达地区,档案管理工作所需的硬件设备常常落实不到位,这就给档案管理工作带来了巨大难题。在疾控中心内部,普遍存在着重科研,重公卫,而忽视档案信息管理的情况,导致档案管理设备难以在较短时间内更新换代。就现阶段疾控中心档案管理现状来看,档案管理部门并不能确保档案始终处于恒温、恒湿状态,大部分还停留在原始纸质保存阶段,现代化技术应用程度不足。
  2.2 档案管理制度不完善
  目前,在疾控中心档案材料收集、整理、分类、保存、查阅等方面还缺乏一套比较系统性的规章制度。由于缺乏制度约束,档案管理人员工作积极性较差,档案资料收集不全面,档案管理质量不高。
  2.3 管理信息化建设程度缓慢
  近些年,随着以互联网和计算机为代表的信息技术,在各个领域成熟应用,逐渐改变了传统的工作应用模式。但是由于疾控中心在档案管理方面的投入不足,重视程度不高,档案管理信息化建设进程较为缓慢,在档案检索过程中,依然采用人工方式进行查询,工作效率较低,劳动投入成本较高。
  2.4 档案管理队伍建设滞后
  在很长一段时间内,由于疾控中心管理层对档案管理的重要性认识不足使得整个档案管理队伍专业素质较差,专业知识更新速度较慢,队伍建设十分滞后。在疾控中心内部档案管理人员主要是兼职行为,一名档案管理人员往往身兼数职,并不能做到专一性。再加上档案管理人员缺乏必要的培训和教育,整个队伍工作能力较差,专业知识不足,整个队伍建设存在较大的滞后性。
  3 疾控中心档案规范化数字化管理的重要性
  3.1 有利于提高科研价值
  这是由于任何一种疾病都是从源头产生的,找到源头对于疾病各项工作的开展都具有重要意义,尤其是找出突发性、不明原因性的疾病源头更是如此。疾控中心掌握的疾病源头资料能够为科研人员研发药物和进行学术研究提供重要的参考。
  3.2 使动态性更加明显
  疾病监测、预防和控制工作是一项系统性工程,不能一蹴而就,其时间周期较长。在这样长段时间里,疾病在变化的同时,疾病中心所掌握的信息也会随着变化,一些老旧档案需要清理,新档案则需要被开发利用[1]。
  3.3 进一步丰富管理形式多样
  一般社会公共卫生部门的档案涉及的领域单一,例如医院的档案主要是涉及疾病治疗领域。而疾病控制中心档案则涉及疾病从预防、发展到治疗的全过程,形式更为多样,覆盖面更为广泛,各个环节的各个内容也有所不同。
  4 实现疾控中心档案规范化数字化管理的对策
  4.1 完善疾控中心档案管理基础设施
  要想做好档案管理工作,就需要有高质量的基础设施作为后备支撑。档案部门基础设施建设是一个十分复杂的系统性工程,涉及到很多方面。为此就要求疾控中心管理者应该充分認识到做好档案管理工作的重要性,及时转变传统认识,加强对档案管理部门的资金投入。为疾控中心档案部门购置先进的保存设备,确保疾控中心日常产生的有价值的档案材料能够保存在恒温恒湿的环境下,避免档案在保存过程中出现遗失,损坏,以提高档案保存质量[2]。同时,通过健全整个档案管理组织,明确工作职责,确保组织成员能够分工协作,高质量完成档案管理工作,为更加高效的做好档案管理,奠定坚实基础。
  4.2 健全完善的档案管理制度
  在疾控中心档案管理部门,通过制定完善的档案管理制度,对各项档案管理行为进行规范,是确保档案管理工作顺利开展的基础。在全面遵循卫生档案管理暂行规定和档案法的基础上,要结合部门实际情况,设计出一套具有可操作性、规范性的档案管理制度,将档案资料收集、整理、分类、保存、利用等诸多环节全面考虑进去。同时,还要制定与档案管理制度相联系的责任考核制度,在全面采用岗位责任制的基础上,将档案的立卷、归档纳入到各个管理部门中,并设计相应的考核指标,进一步确保疾控中心档案管理质量。
  4.3 推进档案信息化建设
  信息化建设是解决管理手段滞后性的有力抓手。因此,疾控中心要以信息基础设备设施为核心,信息化工具为手段,信息化利用为目的。一方面,加快对纸质档案的数据化处理,尤其是档案放置环境较差的疾控中心更要做好这项工作,提升档案保存周期。同时,要加强软硬件建设,购置高速扫描仪、复印装订一体机以及云端数据库等,实现档案信息的深层次、高效率处理。另一方面,疾控中心要制定电子档案管理制度,用制度来规制档案管理人员工作。电子档案管理制度必须要科学、合理,要具有可行性,不能照搬其他单位的电子档案管理制度。同时,要坚持制度执行的严肃性,落实责任机制,坚持“有过必罚、有功必赏”的原则。
  4.4 强化档案管理人员培训教育
  档案管理人员专业素质高低,直接影响到档案管理工作质量。特别是在信息时代,对档案管理人员的业务能力提出了更高要求,工作人员除了要掌握系统的档案管理专业知识之外,还应该具备信息化意识和信息技术操作能力。为此,疾控中心应该高度重视档案管理和队伍的培训教育。一方面要结合档案管理现状,开展多层次、多门类、多系统的专业知识培训教育,配置专业人员,开展档案管理,同时要结合疾控中心档案管理工作未来发展趋势,不断更新培训内容,从而构建一支专业化的档案管理队伍。另一方面还要进一步加强沟通交流。强化档案管理部门和各个内部组织进行有效的业务交流,确保在日后的工作中和其他部门更好的开展协作,提高档案材料收集、整理、归档、保存的质量和效率。
  5 结语
  总之,疾控中心档案在疾病监测、预防与控制领域中面临着巨大挑战的同时也迎来了发展机遇。疾控中心作为某个地区处置突发公共卫生事件的重要阵地,其档案管理工作成效的好坏直接影响到经济发展、社会稳定以及人民群众健康。因此要更为重视疾控中心档案管理工作,用新思想、新诊断、新提法以及新举措武装工作,进一步做好档案开发利用工作,为突发公共卫生事件应急预案的制定提高决策依据。
  参考文献
  [1]冯秀芳.疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策[J].医疗装备,2014,27(07):56-58.
  [2]付琼丽.新时期疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设研究[J].中国卫生产业,2017,14(36):168-169.
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