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探析信息化条件下的档案管理与服务创新

作者:未知

  摘 要:单位的档案管理工作是单位管理中的一项重要内容,它影响着单位的整体工作进度与单位的整体发展。发现并解决当前档案管理制度中的不足,健全档案管理制度规范、提高管理人员信息化设备操作水准、合理更新信息化设备、充分使用信息化管理设备都是使档案管理进行创新工作的必要步骤,档案管理才能高效有效地发展,全面提高档案管理工作的质量。
  关键词:信息化条件;档案管理;服务创新
  1 档案信息化建设的重要性
  1.1 信息化建设有效促进档案工作精确性的提高
  我国传统的档案工作主要是采用人力方式进行处理,由于档案工作繁杂,导致档案管理水平一直比较低。虽然人力处理能够及时解决档案管理工作中存在的各种机制性问题,但是无法精确处理每一个环节的工作,最终因为工作量的增加而降低了档案管理的水平。档案信息化建设可以将繁杂的档案工作化繁为简,同时计算机工作的精确性对档案管理工作具有非常大的作用。档案信息化建设对我国档案管理工作精确性的提高有非常重要的意义,其所具有的信息检索功能,可以及时查找档案管理库中所有的信息,大大减小了工作量。
  1.2 满足信息化时代的发展需要
  21世纪是现代信息世纪,是大数据时代,知识以及信息对经济发展具有非常重要的意义,在国民经济中发挥着重大的作用。近两年我国计算机技术以及网络技术有了长足的进步,这对我国档案信息化建设发挥着重要的推动作用。档案工作是一个国家信息业的重要组成部分,在信息化时代,我国档案管理工作面临着重大的机遇和挑战。档案信息化建设是我国信息化时代的发展要求,是充分发挥信息技术作用的重要表现。采用各种信息化手段处理档案能够不断提高我国档案管理水平,比如计算机云计算、移动存储以及人工智能的应用,这对档案管理具有非常重大的意义,也是满足我国信息化时代发展的重要措施。
  1.3 应对电子文件的必要措施
  随着我国经济的不断发展,大量的电子文件逐渐出现。许多社会活动以及科技生产活动等都要借助电子文件进行记录,传统的人力管理模式逐渐被代替,这对我国档案管理提出了较高的要求。电子文件的大量出现,传统人力处理模式已无法满足我国档案管理工作的需要,它对传统的纸质模式的管理原则以及管理模式带来了很大的挑战,为了适应电子文件大量出现的现状,档案信息化建设在所难免。
  2 信息化时代下档案管理工作中存在的问题
  2.1 管理方法过时
  目前,档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理,档案信息主要依靠纸质文件记录,但在这个数据快速增长的时代,需要处理的数据信息越来越多,主要依靠纸质文件记录档案,很容易丢失或缺页,档案数据不完整,单位的长久发展会受到影响。同时,信息化手段管理也仅仅处于录入信息,只进行了简单的分类整理,不方便今后资料的查阅与调用,导致出现形式化、单一化的录入数据方式。
  2.2 档案管理不受重视
  大多数人认为档案管理只需将信息录入,不需要整合,甚至某些单位的档案管理员还担任了公司里其他职位,不能一心做档案管理工作。同时,多数单位领导也认为档案工作不重要,不能给公司带来实际经济效益,没有发展的必要。但档案管理往往是公司进行工作中最重要的一环,缺了档案管理工作就难以进行。如,若数据管理人员长期忽视他自己的工作,单位员工的资料可能会丢失,长期合作伙伴的资料也可能被泄露,单位今后发展需要某些数据进行工作时却发现数据遗落,无法正常工作。长期下来,单位可能会进入衰败期,甚至走向灭亡。
  2.3 档案管理信息更新不及时
  信息化时代背景下,单位需要将档案管理置于重要地位。因为数据增长速度过快,档案管理部门需要不断更新工作技术以及升级设备。一旦档案管理部门工作效率得不到提高,很容易影响整个公司工作进程,造成延误各项工作进程的现状。多数公司都配备了信息化的档案管理设备,但相应管理人员专业知识缺乏,认知良莠不齐,不能很好地加以利用,造成了资源的浪费。信息更新不及时,设备利用率低,导致了工作效率低这一局面。
  3 信息化条件下档案管理与服务创新的策略
  3.1 革新档案管理与服务观念
  观念是行动的先导。在信息化条件下,无论从事档案管理工作还是档案服务工作,都应该结合信息化这一时代背景,重新审视工作的内容、方式等各个方面,除旧立新,改变传统观念。在档案管理方面,要改变对“档案”的认识,在档案的收集、整理、存储等方面,需要革新工作思路,认识到如今的档案管理工作正在逐渐向无纸化办公转变。以往的档案绝大部分都是纸质形式,现在的档案则越来越多是电子形式,除了文字内容的档案,图片、视频等形式的档案也越来越多。如今,档案从收集到梳理到归类到存储,大多都需要通过计算机、互联网来操作,可以说,档案管理方式已经发生了颠覆性的变化。在档案服务方面,观念也需要改变。为相关工作人员、公众提供档案服务,是档案工作的重要内容。但由于以往档案收集、整理、查阅等方面存在较大难度,档案服务的实效不明显。在信息化时代,档案的收集和查阅更加便捷,公众对档案的认识也发生了很大变化,档案查询需求普遍提高。在这种情况下,档案工作人员应该积极转变观念,改变以往被动甚至惰性化的服务观念,积极主动地做好档案整理、分类、提供等工作,满足人们的相关需求,提高档案服务实效。
  3.2 创新档案管理与服务技术
  在信息化条件下,档案管理与服务方面的技术,受到了最直接的影响和改变。信息和通讯技术的变革,使档案信息的收集、整理和存储都发生了根本性变化。在档案管理方面,以往纸质化的档案收集、存储形式,将逐渐被信息化形式所代替,这就需要档案管理部门积极更新档案管理工作的软、硬件设备,创新档案管理技术,降低人力物力的消耗,提高档案管理工作效率。
  在档案服务方面,信息技术的应用,将使档案服务工作效率大大提高,加之人们对档案信息在认识和需求方面的改变,必然会对档案服务提出更高的要求,需要创新档案服务手段,满足社会需求。例如,将大数据技术应用于档案服务网络系统中,通过收集和分析用户查询档案的特点和偏好,改善服务系统,在档案归类、存档等方面,依据用户的偏好,做出相应修改,以便于用户查询、提取档案信息,提高服务效果。
  3.3 健全档案管理与服务队伍
  虽然,信息技术的应用深深改变了档案工作的内容和形式,但无论是过去还是現在,以及可预见的未来,“人”始终是档案工作中不可或缺的重要因素。因此,培养适应信息化时代的工作人员,建立健全档案工作队伍,是创新档案管理与服务工作中不可忽视的重要内容。例如,完善原有档案工作人员的职业培训制度,使他们充分认识信息化条件下,档案工作面临的变化,提高他们的信息技术素养,以适应现代化的档案管理和服务工作;健全档案工作队伍,配备具有较高信息技术水平的工作人员,为档案工作中软、硬件设备的更新,以及网络环境下档案信息安全等工作,提供必要的人才支持。
  4 结束语
  随着信息化时代的到来,以计算机、互联网、云存储、云计算等为代表的现代化信息技术,广泛应用于人类生活的各个领域,改变着人类传统的信息处理方式,也深刻影响着人类的生活、工作,乃至思想、思维和观念。在这种时代背景下,档案工作的各个方面自然也受到影响。
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