在线客服

咨询热线

中学档案管理创新及档案管理数字化问题分析与研究

作者:未知

  摘 要:档案管理工作会对中学教学工作和行政工作的开展造成直接的影响,需要受到中学管理人员的重视。基于此,本文从中学档案管理创新入手,对创新改革的内容进行分析,进一步探究创新改革背景下的中学档案管理数字化建设,给出促进档案管理数字化建设的相关建议,以期提升中学档案管理水平。
  关键词:中学档案管理;数字化;硬件设施
  党的十九大报告再次强调了教育现代化的重要性,而数字化档案管理工作是教育现代化的重要组成部分,需要中学管理人员投入更多人力资源和财力资源开展数字化档案管理工作。但是就目前的中学档案管理工作而言,存在硬件设施不完善、档案管理人员素养偏低及档案管理手段落后等问题,不利于档案管理工作的创新及数字化建设。因此,对于中学档案管理创新及数字化问题的分析是很有必要的。
  1 中学档案管理创新分析
  在信息技术和物联网技术的推广普及背景下,档案管理技术有了很大的改进,中学档案管理人员需要注重档案管理工作的创新,从理念、技术和模式等角度入手,从整体提升中学档案管理的水平,为中学教学工作和行政工作的开展提供可靠全面的资料。具体而言,中学档案管理创新的内容如下:
  第一,档案管理理念的创新,管理理念是开展管理工作的基础,直接影响管理工作行为和模式。因此,在开展中学档案管理的创新改革时,中学管理人员首先要进行管理理念的创新,加强档案管理人员对先进档案管理理论的学习,打破传统档案管理理念的局限,引导档案管理人员树立全新的档案管理理念,为档案管理工作的创新奠定良好的基础。具体而言,中学管理人员需要培养档案管理人员的信息理念,引导其应用信息技术开展档案管理工作,并构建电子档案,提升中学档案管理的标准化和规范化水平。
  第二,档案管理方法的创新,在传统的档案管理工作中,大都通过人工方式进行档案资料的归档和提取处理,工作效率和档案管理的安全性偏低。因此,在创新档案管理理念的基础上,档案管理人员需要创新档案管理方法,提升档案管理效率和质量,为档案管理的开发利用奠定良好的基础。以中学毕业生档案管理为例,中学每年毕业的学生档案相对较多,档案的存档和提取难度相对较大,为了提升档案应用的便捷性,某中学的档案管理人员借鉴物品打码的方法,在中学毕业生的毕业证中绘制相应的二维码,扫描该二维码可以展示该名学生的相关档案信息,在很大程度保障了学生档案的准确性和档案存档提取的便捷性。
  第三,档案管理模式的创新,从整体角度看来,中学管理人员不仅要注重档案管理工作方法的创新,还需要进行档案管理模式的创新,从整体上保障数字化档案管理工作的开展。具体而言,中学管理人员需要制定专门的档案管理部门负责档案管理工作,档案管理工作人员需要在信息化理念支持下,创新档案管理技术,保障档案管理的有效性。比如,中学管理人员可以在档案管理工作中引进电子档案,由档案管理人员和信息技术人员共同进行档案管理信息系统的构建,并在档案管理信息系统中开设用户模块,教师或者学生用户可以根据自身的实际状况进行电子档案的及时更新和完善,再由档案管理人员进行审核,不仅可以降低档案管理工作人员的工作强度,还可以提升档案资料的准确性及全面性,有助于档案管理工作质量的提升[1]。
  2 中学档案管理数字化问题分析
  通过上述分析可知,中学档案管理工作需要注重数字化建设,实现理念、方法和模式的创新,但是在实际的中学档案管理数字化建设过程中,大部分中学都存在管理制度难以落实、硬件和软件设施建设水平偏低及档案管理人员素养偏低等问题,难以有效推进数字化档案管理工作,对中学档案资料的开发利用造成不利影响。因此,中学管理人员需要制定完善的档案管理制度,加强硬件及软件设施建设,注重档案管理人员的培训,保障中学档案管理创新及数字化工作的有效开展。
  第一,完善档案管理制度的制定,为了促进中学档案管理理念、方法和模式的创新,中学管理人员制定完善的档案管理制度,规范档案管理人员的工作行为,为档案管理工作的创新提供可靠的制度支持。首先,中学管理人员需要明确数字化档案管理工作的内容和技术要点,结合档案管理相关政策法规,制定完善的档案管理制度;然后,中学管理人员需要加强档案管理制度的宣传,通过宣传栏、学校网站、微信和交流会等宣传途径,确保档案管理人员可以明确档案管理制度的内容,并结合考核奖惩制度,调动档案管理工作人员的积极性, 为数字化檔案管理工作的推进提供动力。以某中学为例,中学管理人员通过薪酬制度的改进,将档案管理工作人员的薪酬和工作绩效联系在一起,对于规范完成工作任务的职工,给予相应的奖金激励;对于延迟归档或者档案整合内容不完善的职工,给予扣除奖金等处罚,有效提升了中学档案管理工作的水平。
  第二,加强硬件及软件设施建设,在开展档案管理数字化建设的过程中,中学管理人员需要加强硬件及软件设施建设,为档案管理工作的开展提供可靠的硬件支持,为档案管理人员开展数字化管理工作提供设备和技术保障。首先,档案管理人员需要在建设专门档案管理部门的基础上,加强档案室的建设,为档案室配备先进的空调设备、消防设备和网络设备,保障档案室的通风、防火和防潮,避免纸质档案受到破坏,并为电子档案的构建提供稳定的网络支持;然后,中学管理人员需要与软件设计企业进行合作,与档案管理人员共同开展电子档案管理系统的设计,确保电子档案管理系统具备档案信息录入、归档、修改等功能,为档案管理工作人员开展档案管理工作提供便利,促进档案管理的数字化建设。
  第三,定期开展档案管理人员的培训,档案管理人员的信息素养会对档案管理数字化建设产生直接的影响,中学管理人员需要定期开展档案管理人员的培训活动,提升档案管理人员的专业素养,为档案管理的数字化建设提供可靠的人力支持。具体而言,档案管理人员的培训需要涵盖档案管理工作的理论知识和实践技能这两方面,其中理论知识包括档案管理的相关规范、档案归档要求、档案分类标准等;实践技能包括纸质档案的数字化技术、多媒体档案归档技术等。同时,中学管理人员可以定期举办档案管理知识竞赛,引导档案管理人员进行自主学习,不断完善自我。以某中学为例,为了激发档案管理工作人员的热情,中学校长在校内举办了档案知识竞赛和数字化档案管理技术大比拼等活动,在活动中表现优秀的档案管理人员可以获得通报表扬和五百块奖金,在档案管理部门形成了你追我赶的良好学习氛围,有效提升了档案管理工作人员的专业素养[2]。
  3 结论
  综上所述,中学档案管理创新的内容相对较多,对中学要求较高,需要中学管理人员投入更多的资源。通过本文的分析可知,中学管理人员需要制定完善的档案管理制度,加强硬件及软件设施建设,并定期开展档案管理人员的培训活动,从理念、技术和人员角度促进档案管理的创新及数字化建设,为档案资料的开发利用提供保障。
  参考文献
  [1]卢旭.试论中学档案管理工作有效为学校发展服务[J].办公室业务,2019(01):98-99.
  [2]许媚.中学档案管理重要地位及加强档案管理的途径[J].兰台世界,2018(S2):208-209.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14832085.htm