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浅谈机关事业单位文书档案的规范管理

作者:未知

  摘 要:机关事业单位文书档案管理是单位内部管理的重要部分,是一项十分重要的基础性工作,对保证单位科学高效运转具有十分重要意义。基于此,本文就机关事业单位文书档案管理的基本要求、规范管理环节及其措施进行了分析。
  关键词:机关事业单位;文书档案;规范管理
  机关事业单位文书档案(以下简称文书档案)是各项工作的真实记录,它见证了单位的发展、变迁,为领导决策提供借鉴,为单位的高效运行提供有效保证,其作用不可小觑。以下就如何加强文书档案的规范管理进行探讨。
  1 文书档案及其作用
  文书档案是以机关事业单位发生的人事、事件及过程记载等为管理对象,通过相应载体(主要是纸质或实质或电子介质)进行记录、分类、整理并集中存放于档案室中,是办理完毕而且具有一定保存价值的文书。文书档案的载体具有多样性,主要包括上级部门下发的各类文件、本级开展工作形成的各类文件、下级上报的各类材料、单位所签订的各种协议、合同、责任书等纸质材料和电子文档。文书档案作为一种历史记录,它不同于其他文献,具有一定的法律效应,发挥着重要的凭证作用。同时,它又具有广泛的参考价值,使后来者可以引用和借鉴。文书档案管理水平是衡量一个单位管理水平的重要标准。当前,文书档案管理存在重视不够、收集不齐全、管理不规范、管理人员调整频繁和专业能力偏低等问题。
  2 文书档案规范管理的重要环节
  为确保文书档案规范管理,要突出抓好公文形成、收集、整理等三个环节工作,使文书档案管理流程清晰,有章可循。
  1)公文制作。文书档案主要来源于文件,档案由文件转化而来,是文件的归宿,规范公文制作是规范文书档案管理的前提和基础。因此,在公文制作过程中:一是要严格遵照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)要求。二是要确保公文字迹清晰易于长期保存。无论公文是打印或草拟,还是不同的手写批注、签字等,选的纸张、墨汁及笔型应不易褪色,确保字迹清晰明了,便于长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期、是否保密、是否公开等进行严格的检查。四是公文的文种使用要合理,格式要标准,对简称及不标准的字尽量少用或不用,为未来规范管理和信息化检索打下基础。
  2)立卷归档。立卷归档是文书档案管理的关键环节,要着力抓好以下工作:一是要认真贯彻落实国家档案局8号令,编制本单位《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,报同级档案部门审定执行。二是要建立健全文书档案归档制度,全面收集反映本单位职能职责具有参考利用价值的各种载体的文件材料,包括文字、图表、照片、音像、电子邮件等,以确保文件材料收集齐全完整。三是要合理区分文件类别。在实际操作过程中应重视文件资料的清理和甄别,把握重点,分清主次,严守全宗的出入口,防止应归档文件丢失和不该归档的文件混入,有效提升文书档案的使用价值。同时,要准确掌握立卷归档文件的时效性,只有完成现阶段任务的文件才可立卷归档,否则会给文书档案管理造成混乱和无序。四是要落实工作责任。把立卷归档工作落实到各科室,明确责任人,任何部门或个人不得把规定不归档的资料擅自归档,也不得把具有保存价值的文件资料据为己有或拒绝归档。五是要依规划定保管期限,涉及与人密切相关的文件材料要尽量延长保管期限,以维护当事人的合法权益。
  3)规范整理。规范整理是提高案卷质量的保证,实现档案利用价值最大化、检索利用便捷化。要严格执行《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),重点把握好以下几点:一是以件为单位整理。一般以每份文件为一件,正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件,作为附件的除外;简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文一般独立成件,也可为一件;有文件处理单或发文稿纸的,与相关的文件为一件;二是件内文件排序。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来复在后;有文件处理的,文件处理单在前,正文在后。三是规范性文件引用,主要包括:GB/T 18894 电子文件归档与管理规范、DA/T 1-2000档案工作基本术语、DA/T 13-1994档号编制规则、DA/T 25-2000档案修裱技术规范、DA/T 38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范。四科学分类。同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性,一般采用年度-机构(问题)-保管期限、年度-保管期限-机构(问题)等方法进行三级分类。五是装订方式。一般以件为单位装订,永久保存的归档文件,宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。不得使用不锈钢夹或封套装订。
  3 加强文书档案规范管理的措施
  1)强化制度建设。要结合本单位工作实际,建立健全档案收集、查阅利用、统计等各项规章制度。强化制度执行的监督检查,确保各项规章制度落实到位,维护制度的严肃性。
  2)强化保密管理。一是档案保管室应单独设立,做到与办公室分开、与阅览室分开,同时档案室的门窗应专门加固,以防被盗;二是要确定专人负责档案室的管理,无关人员一律禁止入内;三是要对档案管理人员进行专门培训,提高对档案管理工作重要性的认识,特别要准确区分常规档案和保密档案的保管要求,在切实做好常规档案保管的同时,对保密档案的管理必须要采取措施做到严防死守,坚决杜绝因思想松懈或工作失误对国家安全和国家利益造成损失。
  3)强化信息化管理。随着时代的发展,对档案管理工作的要求也在不断提高,如何通过信息化管理尽可能的延长档案使用寿命、提高工作效率,是目前档案管理工作的新任务和新要求。一是要利用现代管理工具和手段准确、及时地传递档案信息,提高档案信息的时效性;二是对各类档案资料进行数字化处理,实现纸质档案和数据档案并存,提高档案的使用寿命;三是充分利用网络技术进行档案管理创新,通过网络向社会提供高效的档案信息服务,实现档案信息资源的有效共享。
  4)強化人员管理。档案管理人员是实施档案管理工作的主体,需要良好的政治素质和丰富的档案管理知识,且相对稳定。一方面在档案管理人员的选配上要全面考察政治素质和事业心责任感,突出政治性要求,教育引导档案人员切实履行好“为党管档、为国守史”的工作职责。另一方面要切实加强对档案管理人员的业务技能培训,准确掌握文书档案的收集、整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等一系列档案管理的方法和要求,提高档案管理的专业化水平。
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