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加强档案管理创新力度,实现档案管理信息化

作者:未知

  摘 要:随着信息技术的快速发展,当前档案管理工作已加快信息化管理的转变,档案管理信息化的实现是档案工作的重要变革,其对档案管理理念、档案人员、档案管理模式等都提出了全新的要求。因此在当前档案管理工作中,需要与先进技术有效结合,以此来创新档案管理,全面提高档案管理信息化水平,使档案更好的服务于社会和经济的发展。跟随时代的脚步,传统档案管理模式逐渐被一种全新的档案管理模式所替代,这种新型的模式就是档案信息化管理。现今,档案管理信息化的发展仍然存在一些弊端。为实现档案管理的现代化以及档案管理信息化的规范标准化建设,本文特别对档案管理的发展现状、实现档案管理信息化的途径等问题进行了探析和讨论。
  关键词:加强档案管理;信息化管理;提高
  在当前档案管理工作中,由于社会和科学技术的发展,加快推进了档案管理信息化的进程。为了实现档案管理信息化,不仅需要对档案管理理念进行创新,同时还要充分的运用科室技术,并在实践中运用新的档案方式。但在当前现代化的档案管理方式中,现代网络安全也为档案管理信息化带来了较大的影响,对电子档案管理工作提出了更高的要求,虽然近年来档案信息化建设速度较快,但档案管理信息化的真正实现还任重道远。
  1 档案管理信息化的重要意义
  1.1 信息保存的持久稳定性
  传统的纸质档案在时间不断推移过程中极易发生损坏,对这些损坏的档案信息进行修复难度较大,需要耗费较多的人力、物力和财力。在档案管理信息化建设过程中,有效的规避了传统档案管理工作中的各种弊端,利用计算机系统来实现档案信息的存储,档案保存的更具长久性和稳定性。
  1.2 提高档案管理的效率
  传统档案管理工作较为繁琐,对档案信息的查询和调阅都需要花费较长的时间,档案管理人员工作强度较大,效率不高。在当前档案管理工作中互联网信息技术的应用普及,为档案管理工作增加了巨大的技术优势,因此需要创新档案管理方式,以此来加快促进档案管理信息化的发展。在档案管理信息化环境下,只需要将档案信息输入计算机中,不仅档案管理效率大幅度提升,而且档案管理人员劳动强度降低,有了更多的精力和时间投入到编研工作中来。
  1.3 资源共享更加方便和快捷
  档案管理信息化模式下,档案信息的搜索和查询在计算机系统中即能未完成,而且具有高效性,充分的体现出了档案管理费资源共享的便捷性。档案管理信息化建设过程中,有效的改善了传统档案管理工作中资源无法共享及资源浪费的现象,全面提升了信息资源的使用效率,而且通过设置专门的部门来对档案进行统一和系统性的管理,并构建档案信息资源共享平台,以此来推动档案信息资源共享的实现。
  2 创新档案管理信息化存在的几个问题
  2.1 档案信息化管理的安全意识较差
  档案信息与其他信息资源不同,多包含密级文件,因此要注意档案信息内容的保护,然而这是各级档案工作者常常忽略的,为档案信息安全带来隐患。网络环境下,档案信息更加容易被不法分子盗取,并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播,这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失,从而造成严重的经济损失。因此,加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。
  2.2 档案信息资源开发及利用水平低
  档案信息资源的开发和有效供给不足,档案信息资源的采集以及加工中含有很多重复劳动,数字内容的质量有待提高。当前,我国档案开放的比例还较低,我国已建设很多数据库,尽管有一些取得了好成绩的数据库建设,但大部分都只是“死库”,巨大的信息资源并未能发挥巨大的作用。
  2.3 档案信息化管理硬件设施水平不高
  档案信息化建设离不开各种硬件设施,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘以及光盘刻录机等。硬件设施的购买需要花费大量的资金,于是使一些事业单位宁愿停留在传统的冗杂的档案管理模式。这是十分不可取的,这势必会造成在档案信息收集和传递工作中效率低下,这也违背了时代的发展要求。所以,要舍得投入财力才能使硬件设施符合现代化档案管理的要求,加速档案信息化建设,实现高效便利的档案管理信息化。
  3 创新档案管理信息化实现的有效途径
  3.1 建立健全档案信息管理制度
  在当前档案管理信息化建设过程中,需要进一步完善档案信息管理制度,使其与新型档案管理模式有效的适应,以此来全面提升档案管理的水平。而且还要在实际工作中针对不同种类档案的特点,制定对其相对应的管理措施,并确保在实际运用中的可操作性,增强对管理人员的约束效果。
  3.2 更新档案信息,创新管理与服务形式
  档案管理与服务需要加快在形式方面进行创新,充分的利用来办公软件来及时对档案信息进行收集和归档,借助于互联网和电子产品来对档案信息资源进行整理和整合,从档案信息源头即要把好监控关,及时对档案信息进行更新。利用网络来实现档案信息的检索和查阅,为档案使用者提供更多的便利。
  3.3 转变档案工作者的思想观念,创新多样性服务模式
  在当前信息化环境下,档案管理人员需要加快思想观念的转变,在实际工作中要重视电子信息技术的应用,增强服务的主动性,并进一步创新服务意识,实现档案服务的多样性,将档案信息在更大范畴内进行推广,使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务,因此在实践档案工作中,要通过开展实践活动,及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解,加强档案信息资源的整理,促进档案信息的高效利用,实现档案信息向社会的有效开放。
  3.4 转变档案工作者的思想观念,创新多樣性服务模式
  在当前信息化环境下,档案管理人员需要加快思想观念的转变,在实际工作中要重视电子信息技术的应用,增强服务的主动性,并进一步创新服务意识,实现档案服务的多样性,将档案信息在更大范畴内进行推广,使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务,因此在实践档案工作中,要通过开展实践活动,及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解,加强档案信息资源的整理,促进档案信息的高效利用,实现档案信息向社会的有效开放。
  3.5 提高档案管理人员的素质
  加大定向培训力度,有计划地对培养对象进行高层次学历教育,以丰富、加深培养对象的基础理论和专业知识。加快复合型的档案专业人才的培养,档案管理者要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识,涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学,熟悉各种有关的业务规定和自己所从事的业务。
  4 结束语
  档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势,特别是在当前信息技术快速发展的新形势下,档案信息化是国家信息工程的提供重要内容,通过实现档案管理信息化,可以有效的提高档案工作效率,促进档案信息共享。因此要求我国在实际工作中,要把握机遇,不断在档案管理工作中进行创新,与时俱进,从而实现档案信息资源的高效开发利用。
  参考文献
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  [2]张艳华.浅析档案管理工作网络信息化[J].企业改革与管理,2015(2).
  [3]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界,2012(20).
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